Sistemas de gestão documental com workflow Trabalho realizado por: Eduardo Gomes 9140148 Rui Cervantes 9140279 Unidade curricular: Projeto de Serviços e Recursos de Informação Docente: Ana Terra Local: Porto Data:2017

Introdução Este trabalho está a ser realizado no âmbito da unidade curricular Projeto de Serviços e Recursos de Informação, nesta apresentação iremos falar sobre o nosso planeamento do projeto Sistemas de gestão documental com workflow.

Tabela Cronológica Tarefa Data de Inicio Data de Fim Responsável Criação do Site 02/03/2017 Eduardo Gomes Rui Cervantes Análise da Bibliografia 03/03/2017 16/03/2017 Revisão Sistemas de Gestão Documental Revisão Sistemas de gestão documental com workflow Revisão Software de gestão documental Revisão software de gestão documental com workflow Identificar critérios software de gestão documental 28/03/2017 Identificar critérios software de gestão documental workflow Instalação do software 10/04/2017 10/0342017 Desenvolvimento do Manual de instalação e Utilização 18/04/2017 11/05/2017

Sistemas de Gestão Documental com Workflow A solução de Gestão Documental engloba, entre outras funcionalidades, um sistema de Worfkflow e Circulação que permite a criação de percursos diversos, pré-definidos ou ad hoc, seja apenas para tomada de conhecimento ou para aprovação. Arquivo Documental Registo e Classificação de todos os documentos da Organização; Controlo de acessos à informação e consulta de cópia eletrónica; Fácil localização e consulta dos documentos pelo seu conteúdo e campos de indexação; Agregação de documentos em processos eletrónicos. Mecanismos de Workflow Predefinição dos percursos de tratamento e aprovação dos documentos; Possibilidade de percursos ad-hoc com registo do percurso efetuado; Consulta de todas as etapas percorridas (quem, quando e o que decidiu); Controlo de prazos e geração de alarmes; Integração com outros aplicativos.

O nosso trabalho divide se em 3 grandes fases de desenvolvimento. A primeira fase: Análise de diferentes Sistemas de Gestão Documental: O que é? Principais Características Instalação

Ainda para esta fase estudamos as Bibliografias: “As funções de produção, classificação e avaliação de documentos arquivísticos no software Nuxeo Document Managent” de Daniel Flores e Sérgio Renato Lampert. “Os sistemas de workflow em arquivística: a identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Perspetivas em Ciência da Informação” de Daniel Flores e Sérgio Renato Lampert.

Sistemas Analisados O Nuxeo disponibiliza os seus produtos para que os seus clientes consigam resolver os desafios no que toca à gestão da sua informação. O Nuxeo trabalha com marcas e organizações de renome mundial, que estão a desenvolver aplicações para resolver alguns dos seus problemas. Archon é uma web aplicação para arquivistas e para técnicos de preservação/conservação de manuscritos. Publica automaticamente a informação arquivística e objetos digitais de arquivo em um Web site amigável ao utilizador.

Segunda fase: Análise Crítica dos Sistemas e a Comparação de 3 Sistemas, através de uma tabela de requisitos.

Terceira fase: Realização de um Manual de Instalação e Utilização Artigo Científico Poster Científico

Conclusão Concluímos assim a nossa apresentação do planeamento do nosso projeto, referindo ainda que dentro da cada fase se encontram vários processos e tarefas a serem realizadas de modo a conseguirmos concluir este projeto.