Redigindo, aprovando, registrando e divulgando o termo de abertura do projeto

Termo de abertura Termo de abertura – Project charter Registro das informações levantadas na fase de iniciação (conceituação do projeto) em forma condensada Finalidade do termo de abertura: Documentar formalmente as necessidades do negócio, a compreensão das necessidades dos clientes e o novo produto (bem ou serviço) que será o resultado do projeto Responsável pela aprovação do termo de abertura: Patrocinador, escritório de projetos ou comitê diretivo de portfólio A aprovação do termo de abertura conclui a fase de conceituação e dá início à fase de planejamento do projeto

Termo de abertura O termo de abertura dá empowerment aos envolvidos e o gerente de projeto passa a ter autoridade para utilizar os recursos organizacionais nas atividades do cliente. Estabelece uma parceria entre a organização executora e a organização solicitante (ou cliente). O termo de abertura do projeto documenta as necessidades do negócio, o entendimento atual das necessidades do cliente, e o novo produto, serviço ou resultado que pretende satisfazer, tais como: Propósito ou justificativa do projeto Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados Requisitos de alto nível Descrição do projeto em alto nível Riscos de alto nível Resumo do cronograma de marcos Resumo do orçamento Requisitos para aprovação do projeto (o que constitui o sucesso do projeto, quem decide se o projeto é bem sucedido e quem assina o projeto) Gerente do projeto, responsabilidade, nível de autoridade designados e, Nome e autoridade do patrocinador ou outras pessoas que autorizem o termo de abertura do projeto.

Termo de abertura Geralmente este documento reúne: Informações sobre o conceito do projeto, as necessidades empresariais, a descrição do projeto e como ele irá satisfazer as necessidades do cliente. Quem será o gerente do projeto e qual seu nível de autoridade e autonomia dentro da organização para conduzir o projeto. O resultado e as conclusões do estudo de viabilidade Alguns recursos já definidos e que serão alocados no projeto As partes interessadas identificadas e seus respectivos requisitos Os objetivos do projeto Uma descrição sucinta do produto do projeto e as principais entregas que serão realizadas – a descrição das entregas deve ser objetiva, buscando facilitar o entendimento e as comunicação entre os envolvidos Riscos iniciais identificados

Termo de abertura Geralmente este documento reúne: Marcos de aprovação do projeto, onde ficam determinados pontos que o projeto deve convergir e uma aprovação para sua continuidade deve existir para que os esforços continuem Uma aprovação final, com uma assinatura ou marca do patrocinador do projeto (este simbolismo é importante para dar credibilidade, apoio e força ao projeto e seu time) Outras informações que a organização julgar importante

O que é necessário para desenvolver o termo de abertura do projeto Declaração do trabalho do projeto Business case Contrato Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

Declaração do trabalho do projeto Descrição narrativa dos produtos e serviços a serem fornecidos pelo projeto. para projetos internos, o iniciador ou patrocinador produz a declaração do trabalho com base nos requisitos das necessidades dos negócios, produtos ou serviços. Para projetos externos, a declaração do trabalho pode ser recebida do cliente como parte de um documento de licitação, por exemplo, solicitação de proposta, solicitação de informações, solicitação de preços, ou como parte de um contrato.

Declaração do trabalho do projeto A declaração de trabalho envolve: Necessidade de negócios Demanda de mercado, avanço tecnológico, requisito legal, regulamentação de governo Descrição do escopo do produto Documenta as características do produto que o projeto estará encarregado de criar. A descrição deve documentar também a relação entre os produtos e serviços sendo criados e a necessidade de negócios a qual o projeto se dedicará Plano estratégico Documenta os objetivos estratégicos da organização. Todos os projetos devem estar alinhados ao plano estratégico

Business Case Documento que fornece as informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento. Contém a necessidade de negócios e a análise de custo benefício para justificar o projeto. É resultado de um ou mais dos seguintes fatores: Demanda de mercado Necessidade organizacional Solicitação do cliente Avanço tecnológico Requisito legal Impactos tecnológicos Necessidade social

Fator Exemplo Demanda de mercado Uma companhia automobilística autoriza um projeto para construir carros mais eficientes e econômicos em resposta à escassez de gasolina Necessidade organizacional Uma empresa de treinamento autoriza um projeto para criar um novo curso visando aumentar sua receita Solicitação do cliente Uma companhia elétrica autoriza um projeto para construir uma nova subestação para atender um novo parque industrial Avanço tecnológico Uma empresa de produtos eletrônicos autoriza um novo projeto para desenvolver um laptop mais rápido, mais barato e menor após avanços na tecnologia de memória de computador e componentes eletrônicos Requisito legal Um fabricante de tintas autoriza um projeto para estabelecer diretrizes para o manuseio de materiais tóxicos Impactos ecológicos Uma firma empreende um projeto para diminuir o seu impacto ambiental Necessidade social Uma organização não-governamental em um país em desenvolvimento autoriza um projeto para fornecer sistemas de água potável, banheiros públicos e educação sanitária às comunidades com alta incidência de cólera

Contrato Um contrato é uma entrada para o termo de abertura se o projeto estiver sendo realizado por um cliente externo.

Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo de desenvolvimento do termo de abertura do projeto incluem, mas não estão limitados a: Padrões governamentais Infraestrutura organizacional Condições do mercado

Ativos de processos organizacionais Incluem, mas não estão limitados a: Processos organizacionais padronizados, políticas e definições padronizadas de processos para uso na organização Modelos (ex: modelo do termo de abertura do projeto) Informações históricas e base de conhecimento de lições aprendidas