Seminário de encerramento PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Seminário de encerramento do exercício de 2011

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Objetivo: Disseminar a Orientação Administrativa nº. O1 da Pró Reitoria de Gestão & Governança, reiterando as datas limites, procedimentos e práticas de natureza orçamentária, financeira e patrimonial, identificando os agentes responsáveis. A Orientação Administrativa nº. 01 – PR6 visa à padronização e eficiência do processo de Encerramento do Exercício Financeiro de 2011 e conseqüente abertura do exercício seguinte

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança BASE LEGAL: Lei 4.320, de 17 de março de 1964; Decreto Lei nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986; Decreto Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; Instrução Normativa nº. 205, de 08 de abril de 1988; Decreto de Programação Financeira nº. 7.445 de 1º de março de 2011; Lei nº. 12.309 – LDO de 09 de agosto de 2010; Instrução Normativa nº. 6 de 31 de agosto de 2007; Macro função SIAFI 020317; Macro função SIAFI 020318; Macro função SIAFI 020314; Lei Complementar nº. 101, de 4 de maio de 2000; Portaria Executiva nº. 943 de 18 de julho de 2011, da Secretaria Executiva do MEC; Acórdão nº. 2.731/2008 do Tribunal de Contas da União.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Agentes envolvidos nas atividades de encerramento: Dirigente almoxarifado Patrimônio/ Compras Financeiro Comissão de inventário

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Das atividades dos setores de compras: Os responsáveis pelo setor de compras deverão planejar a entrega dos materiais de consumo e permanente até o dia 09/12/2011 ou após 02/01/2012, a fim de não prejudicar as atividades desenvolvidas pelas comissões de inventário. 09/12/2011 suspender recebimento Não recebimento 02/01/2011 – restabelecer recebimento

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis: Destinado à comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituídas do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. Anual De transferência de responsabilidade Inicial De extinção ou transformação Eventual

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Benefícios do inventário para o gestor: o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com saldo físico real ; a análise do desempenho das atividades do encarregado do controle através dos resultados obtidos no levantamento físico; o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade ter uma visão da real situação dos bens existentes na Universidade; identificar os bens não inventariados e tomar as providências necessárias; identificar os bens ociosos e em disponibilidade redistribuindo-os a outras unidades gestoras; identificar os bens inservíveis tomando as devidas providências para seu desfazimento;

Inventários de material de consumo / bens móveis PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis (serão autuados processos administrativos para abrigar os inventários) Calendário: Até 30/11/2011 - O dirigente da unidade deverá providenciar a publicação de Portaria de nomeação da comissão de inventário composta de no mínimo 03(três membros) não lotados no respectivo setor . Até 12/12/2011 - O responsável pelo setor deverá encerrar a movimentação de entrada e saída de materiais. Até 12/12/2011 – Os documentos recebidos pelos almoxarifes ou responsáveis pelo patrimônio devem ser enviados para o setor competente para fins de apropriação. Até 12/12/2011 – Os responsáveis pelo setor deverão proceder aos registros ainda não lançados nos controles de almoxarifado / patrimônio.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis (cont.) Até 13/12/2011 – O responsável pelo almoxarifado deverá apresentar a comissão relatório similar ao modelo D, anexo da instrução normativa. Em se tratando de inventário de bens móveis o responsável pelo patrimônio deverá providenciar prévia do inventário junto à Divisão de Patrimônio ou imprimir através de senha. Importante, os relatórios referentes ao item anterior devem ser separados e totalizados por subitem conforme plano de contas SIAFI. Até 20/12/2011 – Finalizar os trabalhos da comissão de inventário, entregando o processo na Divisão de Contabilidade De 21 à 23/12/2011 – Análise dos inventários pela Divisão de Contabilidade. Até 29/12/2011 – Data final para a entrega dos inventário que apresentaram inconsistência pela comissão de inventário

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Comissão de inventário de almoxarifado Receber do almoxarife lista de bens classificada por subitem Conferência física, assinalando na própria lista ou em relatório separado, as divergências, inconsistências e/ou irregularidades encontradas. Comissão de inventário de bens móveis Receber do responsável pelo patrimônio lista de bens classificada por subitem Levantamento das existências físicas dos mesmos, localização e estado de conservação, assinalando na própria lista ou em relatório separado, as divergências, inconsistências e/ou irregularidades encontradas.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Comissão de inventário de almoxarifado Preencher e assinar o relatório “MOD. E” ( TERMO DE CONFERÊNCIA DOS BENS EXISTENTES NO ALMOXARIFADO). Relatório de atividades da comissão, observando se a movimentação e estocagem de material obedece as normas Comissão de inventário de bens móveis Preencher e assinar o relatório “MOD. G" (ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS EXISTENTES) Relatório de atividades da comissão, observando se a movimentação e guarda do material obedece as normas

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Comissão de inventário de almoxarifado Os membros da comissão assinam os formulários e relatórios, rubricando as demais peças Entrega do processo de inventário na Divisão de Contabilidade (20/12/2011) Comissão de inventário de bens móveis

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Comissão de inventário de almoxarifado Entrega dos processos que apresentaram inconsistências na Divisão de Contabilidade (29/12/2011) Comissão de inventário de bens móveis

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Calendário: Das atividades dos setores financeiros Calendário: Até 25/11/2011 – Prazo limite para empenho. É vedada a emissão de empenho em favor das fundações de apoio, bem como em nome da própria UG, sob a alegação de inviabilidade de execução orçamentária temporal. Em 28/11/2011 - A PR3 retornará os créditos orçamentários não utilizados, data improrrogável Até 28/11/2011 – Conciliar as contas listadas abaixo: 21.211.01.00 Fornecedores do exercício 21.211.02.00 Fornecedores de exercícios anteriores 29.511.01.00 RP não processados à liquidar 29.511.02.00 RP não processados liquidados à pagar

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Até 28/11/2011 - o saldo da Conta 29.241.01.01 - Empenhos à Liquidar, deverão ser ajustados com base nos compromissos já assumidos, devendo-se proceder a anulação total ou parcial daquelas Notas de Empenho em desacordo com a legislação vigente ou àquelas não passíveis de execução. No dia 05/01/2012 será feita a inscrição automática dos Restos a Pagar Não Processados de 2011. Até 28/11/2011 – O dirigente da unidade deverá encaminhar memorando à Divisão de Contabilidade informando os empenhos que devem ser inscritos em Restos á pagar Importante: a Orientação Administrativa de encerramento do exercício autoriza o cancelamento dos empenhos não enumerados, assim como todos àqueles cujas unidades não de manifestarem tempestivamente.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Até 13/12/2011 – Data limite para apropriação no CPR, das despesas de material de consumo assim como material permanente. Até 31/12/2011 – Data limite para apropriação de serviços e encargos. Darf´s e GPS deverão ser recolhidos na mesma data do pagamento do principal ao beneficiário. Até 31/12/2011 – Atualizar o Rol de Responsáveis através da transação atuagente (070301).

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Imediato Consumo Zerado RMA em estoque de consumo Material Registrar as aquisições como materiais estocáveis providenciando a baixa por ocasião do consumo.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Contas que não devem conter saldo no encerramento do exercício: Conta Título 19.321.05.01 DARF à emitir 19.321.06.01 GPS à emitir 21.149.00.00 Outros depósitos 21.149.01.00 Depósitos de terceiros 19.911.06.00 Suprimento de fundos 41.800.00.00 Receitas à classificar 21.261.00.00 GRU – Valores em Transito por Estorno de Despesas 21.263.00.00 Ordens Bancárias Canceladas 21.264.00.00 GRU a Classificar

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Demais conciliações: Conta Título Check list 11.318.01.00 Estoque interno Corresponder ao saldo do RMA e do inventário de almoxarifado. 14.212.XX.00 Bens móveis Corresponder ao saldo do RMMBP e do inventário de bens móveis 14.212.95.00 Importações em andamento Registrar as importações através de NL, até 13/12/2011

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO CONCEITO: “A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal –SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações.” NORMA: Instrução Normativa/STN nº6, de 31/10/2007. Macrofunção Siafi: 02.03.14

Conformidade de Registro de Gestão PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança A CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO ABRANGE: Conformidade de Registro de Gestão Conformidade diária Conformidade Documental

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Conformidade Diária Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela UGE foram realizados em observância às normas vigentes; Documental Verificar a existência de documentação que suporte as operações registradas.

Função de emitir documentos PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Portaria (formal) Pelo titular da UG Com substituto Função de emitir documentos Designação:

O ORDENADOR DE DESPESA DEVERÁ REGISTRAR A CONFORMIDADE PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Designação, excepcionalidade: NÃO PODENDO DESIGNAR SERVIDORES DISTINTOS (EMISSÃO DE DOC. E REG DA CONFORMIDADE) O ORDENADOR DE DESPESA DEVERÁ REGISTRAR A CONFORMIDADE

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Com restrição Sem restrição Tipos de conformidade

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Sem restrição Quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos da gestão. Com restrição Documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos da gestão realizados; Inexistência de documentos que dê suporte aos registros efetuados Registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados e não for corrigida pelo responsável Quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Exemplos de conformidade com restrição: Erro no campo valor principal Cód.510 Apropriação de despesa sem documento comprobatório Cód. 909 Erro ou insuficiência no campo observação Cód. 216 Documento comprobatório sem o “ateste” devido Cód. 910

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança CONRESTREG: Transação do SIAFI para consulta dos códigos de restrições existentes para utilização na Conformidade dos Registros de Gestão (090402)

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança PROCEDIMENTOS PARA O REGISTRO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO: 1 - Imprimir o relatório do “CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO”, no dia útil seguinte à emissão dos documentos, utilizando se da transação IMPCONFREG (090403);

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança 2 - Analisar a documentação comprobatória dos registros constantes no Relatório de Conformidade; 3 - Registrar, em até 3 dias úteis após a emissão do documento no SIAFI, a conformidade, por meio da transação ATUCONFREG (090401), indicando, caso se aplique, os códigos existentes na transação CONRESTREG (020314); 4 - Atualização até o fechamento do mês; 5 - Caso haja registro de restrição passível de correção, o fato deve ser apresentado ao responsável, e caso haja o ajuste, recomenda-se a alteração/retirada da restrição, caso a correção ocorra antes da data fixada para fechamento do mês.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Os responsáveis pela conformidade de registro de gestão que por ventura deixaram de executar o registro da conformidade no exercício de 2011, deverão apresentar até 31/12/2011, justificativas com a devida anuência do dirigente da Unidade, a fim de que o documento fique a disposição dos órgãos de controle na administração central.

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inovações para 2012: Reformulação do Plano de Contas Conformidade de gestão Registro da depreciação DCTF (apresentação obrigatória) Implantação do Novo CPR Mascarás de Análise e Notas Explicativas

PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança “Por vezes sentimos que aquilo que fazemos não é senão uma gota de água no mar. Mas o mar seria menor se lhe faltasse uma gota.” Madre Teresa de Cálcuta, (27 de Agosto 1910 — 5 de Setembro 1997) foi uma missionária católica albanesa, nascida na República da Macedônia e naturalizada indiana, beatificada pela Igreja Católica.   

Diretor da Divisão de Contabilidade: Elias Costa Martins PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Diretor da Divisão de Contabilidade: Elias Costa Martins Contato: elias@pr6.ufrj.br Telefone: 2598-9625 Chefe da Seção de Análise e Conformidade: Nilton Mendes Contato: nilton@pr6.ufrj.br Telefone: 2598-1821 Analistas: Maria Cecília, Adilson Gouvêa, Adalberto Lugon, Jânio Azevêdo, Leonardo Jamir, Maria Edinauda, André Batista e Joubert Santana.