Gestão de Processos Administrativos na ANEEL MArço/ 2005

Gestão de Processos Administrativos NORMAS DA ANEEL 15 /2004 - Política de Segurança da Informação Classificação de documentos 16/2004 - Política de Gestão de Documentos 17/2004 - Procedimentos de Gestão de Documentos de Arquivo

Portaria 50/ANEEL N° 11/2004-ANEEL Gestão de Processos Administrativos Portaria 50/ANEEL Norma Organizacional N° 11/2004-ANEEL

“Aprova a Norma de Organização Portaria n° 50/2004 “Aprova a Norma de Organização nº 11/2004 que trata dos procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondências a serem observados no âmbito da Agência Nacional de Energia Elétrica - ANEEL.” 15 de maio de 2004

Conceituação

Conceituação Autos do Processo - conjunto de documentos ordenados cronologicamente. Autuação - ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no protocolo, transforma-se em processo. Processo - instrumento formal que compreende atividades coordenadas em busca de um determinado fim. Processo Principal - processo que, pela natureza da matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão. Processo Acessório - processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Conceituação Juntada - inserção de documentos aos autos. Termo de juntada de folha ou peça - registro formal da juntada.

Conceituação Anexação - união de um processo ao outro, definitivamente. Termo de anexação - registro formal da anexação. Apensação - união provisória de dois ou mais processos, visando a uniformidade de tratamento. Desapensação - separação de processos juntados por apensação. Termo de apensação - registro formal da apensação.

Conceituação Termo de desapensação - registro formal da separação física de dois ou mais autos apensados. Desentranhamento - ato justificado de retirada de documento dos autos. Termo de desentranhamento - registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número dos documentos extraídos... Termo de ressalva - registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou folha dos autos...

Conceituação Termo de encerramento - registro formal de encerramento do processo para arquivamento... Arquivamento - guarda e conservação de documentos e processos no Arquivo-Geral. Termo de arquivamento - registro formal da guarda e conservação de doc. e proc. no Arquivo-Geral. Desarquivamento - ato pelo qual um documento ou processo, mediante solicitação, é retirado do Arquivo-Geral. Termo de desarquivamento - registro formal da retirada de documento ou processo do Arquivo-Geral...

Instrução do Processo

Instrução do Processo Dispensar adequado tratamento físico; Observar cuidados de higiene no manuseio; Evitar o uso de grampos metálicos e de clipes; Não rasurar os documentos autuados; Não retirar ou substituir folhas do processo, salvo na existência de motivo que o justifique.

Instrução do Processo A numeração inicial das folhas é efetuada quando da autuação dos documentos que constituem o processo; As folhas seguintes são numeradas obedecendo rigorosamente à sequência das mesmas; Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artifícios; Não é permitida a tramitação de processo sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas.

Instrução do Processo A autuação de documento em cópia é aceita somente depois de conferido com o original, devendo constar a expressão “CONFERE COM O ORIGINAL”; Os documentos de tamanho diminuto devem ser colados, por uma das bordas, numa folha de papel em branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração.

Termo de Juntada Registro formal da juntada de folha ou peça aos autos, no qual deve constar: o número do processo; a identificação do solicitante; a relação dos documentos inseridos, com respectivo número das folhas; a data e o local da juntada; assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.

(NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO) Termo de Juntada TERMO DE JUNTADA Aos 00 dias do mês de xxxxxxxxxx de 0000, por solicitação de (nome do técnico), na (nome da Unidade Organizacional por extenso) - (sigla da Unidade), procedi à juntada da(s) peça(s) nº(s) 485xx.000000/00-00 que corresponde às folhas de nº 00 a 00, no processo nº 48500.000000/00-00. (NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO) (Cargo completo)

Termo de Juntada Art.19. Fica vedada: a juntada de documentos externos, recebidos pela ANEEL, sem o devido termo que a formalize.

FAX A utilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile ou outro similar não prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais serem entregues, necessariamente, até 5 dias da data do seu término. Nos atos não sujeitos a prazo, os originais devem ser entregues, necessariamente, até 5 dias depois da data da recepção do material na agência.

FAX Na prática, tanto o fax quanto o documento original recebido pela Agência, serão juntados ao processo, com o respectivo termo de juntada; Na hipótese de não ser efetivada a juntada do documento original nos prazos previstos acima, devem ser considerados como não praticados todos os atos processuais representados pelas peças encaminhadas via FAX; É vedada a inclusão de peça impressa em papel fac-símile, devendo nesse caso, ser juntada sua cópia reprográfica.

Volume dos Autos Cada volume dos autos de um processo não deve exceder 200 folhas; Atingido o limite previsto acima, será providenciado o encerramento do volume e a abertura de um novo, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável; A numeração das folhas do novo volume do processo é contínua à do anterior; O número do volume é feito em algarismo romano.

Propostas para disseminação do conhecimento

Treinamento Cronograma de treinamento da Norma 11, incluindo técnicas de arquivamento, e dos padrões de editoração de documentos oficiais da ANEEL e das Agências (compatibilização) - elaboração de programação de treinamento - agendamento junto às Agências - realização dos treinamentos - treinamento à distância

Acesso à informação Pelo número do processo da Agência pela Biblioteca Virtual

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