Digitalização Registrada Solução da Gestão de Documentos através da Digitalização Registrada

O Problema da Gestão de Documentos Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais? PROBLEMA

A Solução na Gestão de Documentos 8 horas: É o tempo médio que os funcionários gastam por semana, com pesquisas nos computadores em busca de informações. Fonte: Delphi Group/2004 SOLUÇÃO ATUAL Operação Processos Jurídicos: Necessita originais Legislação

A Solução na Gestão de Documentos TRASLADAÇÃO do docto. original do suporte ‘papel’ para suporte digital e REGISTRO para guarda permanente, conservação e consulta, preservados como originais, perpetuamente; valor jurídico de original autêntico. SOLUÇÃO PROPOSTA ECONÔMICO – SEGURO – FÁCIL – SIMPLES – RÁPIDO

Otimização da Gestão de Documentos I- O que é um DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO ? O formalismo e solenidade do docto. original registrado tem sua autenticidade assegurada por Oficial de RTD, conforme a Lei Federal 6.015/73. Lei 6.015, 31/12/73: Art. 142. O registro integral (*) dos documentos consistirá na trasladação dos mesmos, com a mesma ortografia e pontuação, com referência às entrelinhas ou quaisquer acréscimos, alterações, defeitos ou vícios que tiver o original apresentado, e, bem assim, com menção precisa aos seus característicos exteriores e às formalidades legais, podendo a transcrição dos documentos mercantis, quando levados a registro, ser feita na mesma disposição gráfica em que estiverem escritos, se o interessado assim o desejar. (*) 100% conteúdo do docto. original autêntico (papel)

A Solução da Gestão de Documentos III - Como é o processo ? O processo começa com REQUERIMENTO do cliente para o Cartório de RTD: O Cliente vem requerer ao Oficial de RTD o registro c/ arquivamento dos documentos originais, na forma do art. 132, inciso III e parágrafo 1º. do art. 161, da Lei 6.015/73.

Fluxo do Processo (1) (2) (3)

Fluxo do Processo (4) (5) O Oficial de RTD registra os documentos, assinando digitalmente cada um dos arquivos das imagens dos documentos trasladados pelo preposto 100 mil imagens de documentos assinadas pelo preposto, em 1 DVD, que será enviado ao Oficial de RTD

Fluxo do Processo Docto. em papel a ser destruído (7) (6) TRASLADADO e REGISTRADO (7) (6) Após o Oficial de RTD registrar os documentos trasladados, os “papéis” podem ser eliminados : Responsabilidade Social - Responsabilidade Ambiental Grava-se 4 mídias idênticas: 1a. mídia ficará no cartório; 2a e 3a mídia será para segurança do cartório (opcional); Back Up 01 Back Up 02

Fluxo do Processo Via Cliente (9) (8) a 4a. mídia vai para o Cliente Via Cliente Cliente Via Cliente (9) (8) Cliente recebe da Image One sua via da mídia, juntamente com o Registro no Cartório de RTD devidamente assinado pelo Oficial do RTD Se por algum motivo o Cliente – em qualquer momento do futuro – precisar de uma cópia da mídia armazenada no cartório de RTD, basta solicitar ao mesmo (o que só seria necessário caso o cliente perdesse toda a sua mídia e back-ups)

A Solução da Gestão de Documentos Como é a Certidão de Registro ?

Otimização da Gestão de Documentos Como acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrônico ? 1- Indexação: definir índices que serão as chaves para a recuperação dos documentos desejados.

Otimização da Gestão de Documentos Como acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrônico ? 2- Software de GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Otimização da Gestão de Documentos Podemos imprimir os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrônico ? 3- Impressão : Podemos voltar o documento registrado trasladado do mundo eletrônico de volta p/ o papel, com mesmo valor de original, SE acompanhado da Certidão de Registro Certidão de Registro

Otimização da Gestão de Documentos I- Case Jurídico: PETROBRÁS /RH – AÇÃO TRABALHISTA EM VIX-ES x

Otimização da Gestão de Documentos II- Case Jurídico: OAB/MG - RH

Otimização da Gestão de Documentos Case Jurídico: DEPARTAMENTOS DE RH

Otimização da Gestão de Documentos III- Case Jurídico: PÃO DE AÇÚCAR- DOCTOS. FISCAIS

Otimização da Gestão de Documentos IV- Case Jurídico: REDE GOOD BOM - DOCTOS. FISCAIS

Otimização da Gestão de Documentos V- Case Jurídico: SEFAZ – SP: PARECER JURÍDICO

Otimização da Gestão de Documentos V- Case Jurídico: SEFAZ – SP: PARECER JURÍDICO

Otimização da Gestão de Documentos VI- Case Jurídico: ANOREG – ASSOC. NOTÁRIOS E REGISTRADORES P- Que tipo de documento pode ser descartado após o registro em RTD, p/ utilizarmos só a certidão expedida pelo cartório, se necessário apresentar o documento original para o Poder Judiciário ou órgãos fiscalizadores? R- todos os documentos, conforme artigo 161 da Lei de Registros Públicos, salvo os títulos executivos quando se pretende uma ação de execução. P- As autoridades públicas reconhecem o mesmo valor probatório pleno do documento original autêntico para a certidão do registro emitida por Oficial de RTD, para todos os fins de direito, seja em juízo ou fora dele? As normas estabelecidas pela Lei de Registros Públicos são nacionais, aplicam-se em todo o território nacional e incidem não apenas aos particulares, mas também para os poderes públicos, que não podem desconhecer a eficácia das certidões dos Oficiais de RTD, que exercem serviço público delegado com fé pública. Em qualquer nível, seja fiscalização, auditoria, ou processo administrativo ou judicial

Otimização da Gestão de Documentos V- Case Jurídico: SEFAZ – SP: PARECER JURÍDICO Certifico e dou fé, que revendo o arquivo deste registro, encontrei sob no. de ordem 9.999, os doctos. cujas N páginas compõe o teor desta certidão, por mim assinada eletronicamente, tendo o mesmo valor dos respectivos originais, para todos os fins de direito, seja em juízo ou fora dele, conforme Art. 217, Lei 10.406/2002 do Cód. Civil, Art. 161, Lei 6.015/73 e MP 2200 /01.

Otimização da Gestão de Documentos 1 Preço por caixa BOX - só armazenamento R$ 0,95 2 Preço por solicitação + movimentação da caixa R$ 3,35 3 Preço por movimentação de cada documento R$ 0,34 4 Preço da cópia (papel/digital/fax) R$ 0,15   Estatística Métricas de Mercado por ANO A quantidade média de documentos por caixa 1000 B 15% de doctos. são consultados por caixa/ano 150 C 1 caixa é movimentada ao menos 4 vezes por ano R$ 13,40 D Custo da consulta dos 15% ao ano R$ 51,00 E Custos da entrega dos 15% consultados R$ 22,50 F Custo para armazenar 1 caixa por 1 ano R$ 11,40 F1 Custos estimados p/ 1 docto/ano (C+D+E+F) / A R$ 0,10 M Preço da digitalização registrada / doc. (face) R$ 0,25 N Prazo do ROI (em anos) 2,5 Orçamento Comparativo AO ANO SÓ 1 VEZ

Otimização da Gestão de Documentos Alguns dos nossos clientes OAB MARINHA SP GRUPO ABRIL LOJAS RIACHUELO MULTIBRÁS CSN SCANIA PQU – PETROQUÍMICA UNIÃO PREFEITURA DE UBERLÂNDIA PREFEITURA DE SÃO JOSÉ DOS CAMPOS CORREIOS GENERAL MOTORS CAMARGO CORREA ELETROPAULO BANCO ITAÚ ARNO CONSTRUTEL PEPSICO GRUPO ABRIL PROMON ENGENHARIA ZF DO BRASIL BALANÇAS TOLEDO SCHLUMBERGER INDÚSTRIA LTDA HIPERMERCADOS BIG SONAE ULTRAGÁS HOSPITAL ALEMÃO OSWALDO CRUZ ALUMAR VOLVO SMA – SEC MEIO AMBIENTE SP

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