Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Recebe as planilhas , analisa, controla a verba de cada Unidade , consolida os dados, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria, por e-mail INÍCIO Prepara planilhas, de acordo c/ a verba disponível e encaminha ao DT/SIBi, por e-mail Planilhas com Títulos Solicita às Bibliotecas planilhas de livros preenchidas, por e-mail Distribui a verba e informa às Bibliotecas, por e-mail

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Material com NF 1 Recebe material, assina canhoto da NF com “a conferir” e assina NF no verso datando o recebimento da mesma A Após realização do pregão, recebe da Reitoria dados do mesmo (Fornecedor, nº Contrato, prazo de validade) e planilhas c/ resultados . Encaminha às Bibliotecas, por e-mail Resultado do pregão Recebe os dados e planilhas c/ resultado p/ controle e conferência do material a ser recebido Assina o Contrato na Reitoria e envia o material com NF às Bibliotecas e NF-Eletrônica ao DA/RUSP Confere material com as Planilhas de Controle e com a Nota Fiscal 1ª Conferência do Material

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Assina NF no verso, acusando recebimento do material Preenche “Comunicado de Recusa do Material” e envia por e-mail ao fornecedor. Encaminha, c/ protocolo, NF assinada e cópia impressa do “Comunicado” ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF 1 B Confere Material. Ok ? S N Encaminha NF original assinada ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF 2 C Comunicado de Recusa do Material

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Assina, data, escaneia e devolve o Comunicado às Bibliotecas, c/ cópia ao DT/SIBi, por e-mail Comunicado assinado devolvido por e-mail Substitui material recusado e envia à Biblioteca , c/ NF, em até 30 dias Recebe comunicado e aguarda a troca do material, em até 30 dias Comunicado de Recusa de Material Material c/ NF 2 FIM NF original assinada B A Recebe as Notas Fiscais e encaminha, à Reitoria, p/ pagamento Recebe N. Fiscais + “Comunicado”, insere dados na planilha de controle. Envia os documentos ao DA/RUSP Recebe comunicado, p/ ciência Material recusado

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR 2ª Conferência do Material Análise física do Material Ok? N Preenche “Comunicado de Recusa do Material ” e envia ao fornecedor, c/ cópia ao DT/SIBi, por e-mail C G D Insere dados da compra na planilha de controle S Faz análise física do material em até 10 dias úteis do recebimento da NF

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado à Biblioteca, por Fax / e-mail Comunicado assinado, devolvido por e-mail Substitui o material recusado e envia à Biblioteca Recebe comunicado e aguarda a troca do material Comunicado de Recusa de Material Material c/ NF D Recebe material e confere com a Planilha de Controle e NF C Recebe Comunicado de Recusa de Material, insere dados na planilha de controle. Envia os docs. ao DA/RUSP Material recusado

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão ESGOTADOS DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR E Encaminha informação de títulos esgotados à Reitoria Recebe, da Reitoria, Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar informações O item está esgotado? Devolve, à Reitoria, Protocolado, c/ deferimento do pedido e informa às Bibliotecas os itens esgotados, por e-mail S N Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido Recebe informação e registra os itens esgotados na planilha de controle FIM

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de itens esgotados e devolve assinado ao DA/RUSP, por e-mail No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PRORROGAÇÃO DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR F Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material à Reitoria Recebe, da Reitoria, Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material e manifesta-se de acordo com cláusulas do Contrato Prazo de prorrogação aceito? Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ deferimento do pedido S N Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de prorrogação de prazo devolve assinado ao DA/RUSP, por e-mail No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A

Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão TOMBO DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR Envia planilha com número de tombo ao DT/SIBi planilha com número de tombo FIM G Recebe planilha das Unidades, consolida dados e envia arquivo à Reitoria, por e-mail Recebe, da Reitoria, cópia da Nota de Anulação dos valores ref. aos itens esgotados e multas aplicadas aos fornecedores, faz o controle das verbas de cada Unidade e informa às Bibliotecas o saldo disponível

Carimbos utilizados na conferência (verso da NF) PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Carimbos utilizados na conferência (verso da NF) Ver página 2 Ver página 3