Treinamento GED Fusion ECM Suite

Introdução Este treinamento tem como objetivo apresentar as funcionalidades da gestão de documentos do sistema Fusion 3.0. Iniciando com alguns conceitos de negócio e após realizando a modelagem para adquirir conhecimento praticando.

Agenda Conceitos Modelagem Introdução ao GED Conceitos de Negócio Estrutura de Pastas Tipos de Documentos Criação de Documentos Assuntos Modelos Mala Direta Cópia Controlada

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Gestão de Conteúdo É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu Ciclo de Vida. Gartner Group

GED O Fusion Gerenciador Eletrônico de Documentos efetua o gerenciamento das informações não estruturadas, aquelas contidas em documentos texto, planilhas, apresentações, arquivo físicos, mídias sociais, entre outras.

Características Multi-plataforma; Suporte a qualquer tipo de arquivo; Mecanismo de pesquisa através de palavras-chave, números, assuntos, etc; Notificações por e-mail; Políticas de acesso definidas por grupos de usuários e tipos de documentos; Controle de versão e revisão dos documentos; Processo de aprovação de documentos;

Características (cont.) Categorização de documentos; Redução de custos com papel, impressão e distribuição; Agilidade na recuperação de informações; Informações acessíveis com segurança; Controle de informações disponibilizadas; Garantia da autenticidade das informações.

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Meta-dados Sua finalidade é documentar e organizar de forma estruturada os dados da organização. Com o objetivo de minimizar duplicação de esforços e facilitar a manutenção dos dados. São fundamentais para o aumento das chances de sobrevivência da informação digital.

Taxonomia Pode ser definida como uma forma de classificação de uma estrutura baseada em uma hierarquia. A Taxonomia é utilizada dentro do produto Fusion na função de Pastas.

Tipologia Trata-se da distinção entre as variadas formas e conteúdos dos documentos existentes. A Tipologia é utilizada dentro do produto Fusion na função Tipos de Documentos.

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Estrutura de Pastas Para criar uma nova pasta, clica-se em Documentos -> Navegar. Seleciona-se o nível da estrutura desejada e clica-se em Nova Pasta.

Estrutura de Pastas (cont.) A seguinte tela é visualizada: Insere-se o nome da pasta e definem-se quais os Tipos de Documentos que serão permitidos publicar no item Tipos Permitidos. Ao clicar em Adicionar é visualizada a lista dos tipos de documentos cadastrados no Fusion:

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Tipos de Documento Para criar um novo Tipo de Documento, clica-se em: Documentos -> Configurar -> Tipos de Documento. Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada:

Tipos de Documento (cont.) São necessárias as seguintes configurações: Nome: Nome do tipo de documento Título: Informar o título do tipo de documento. Este título será mostrado na lista de documentos Permitir inserção manual: Este campo deve ser assinalado para indicar se o tipo de documento permitirá que os dados sejam cadastrados manualmente Ícone (16x16): Possibilita selecionar um ícone para identificar o tipo de documento Campos: Lista em que se cadastra, altera e exclui os campos que irão compor o tipo de documento

Tipos de Documento (cont.) Abstrato: Indica que o tipo de documento é abstrato, servindo apenas como um conjunto de definições. Caso seja abstrato, este tipo terá que ser pai de outro para ser utilizado; Adapter de Customização: Permite referenciar algum programa específico para ser executado no momento de criação de um novo documento. Pastas: Permite selecionar em quais das pastas este tipo de documento poderá ser criado.

Tipos de Documento (cont.) Versionado: Se marcado sim, os documentos publicados no tipo documental em questão terão controle de versão. Sendo gerado histórico das versões anteriores. Permitir Manter Versão Corrente: Caso seja habilitado Sim é possível ao alterar um documento, manter o mesmo número de versão da versão corrente.

Tipos de Documento (cont.) Aprovação: Se marcado Sim, são habilitadas as configurações de aprovação. Neste caso os documentos quando publicados serão remetidos a um fluxo de aprovação para deliberação quanto a publicação.

Tipos de Documento (cont.) Tipo de Aprovação: Padrão: Utiliza o processo padrão de Aprovação de Documentos do Fusion. Os aprovadores serão os informados na lista de usuários Aprovadores. Customizado: Deve ser criado um processo específico para controle das aprovações de documentos. Tipo de Atribuição: Consenso: As tarefas de aprovação serão geradas em paralelo quando existir mais de um aprovador. Ou seja, todos os usuários informados como aprovadores receberão as atividades de aprovação assim que o documento for submetido a análise. Através das configurações de consenso é possível configurar um valor ou um percentual de aprovação necessário para liberar o documento. Alçada: As tarefas de aprovação serão geradas de acordo com a sequência de usuários informada. O primeiro usuário recebe a tarefa e caso este aprove o segundo é acionado. Caso o primeiro usuário reprove, os demais não são acionados.

Tipos de Documento (cont.) Configurações do Visualizador Universal: Permite configurar características do visualizador quando necessário a utilização do mesmo. Visualizador CAD: Se marcado Sim no momento de abertura do documento será instalado o visualizador de arquivos do CAD. Gerar Cache ao Publicar: Se marcado Sim no momento da publicação o Fusion já converterá o documento para uma imagem e deixará o documento pronto para uso. Caso seja informado, este procedimento será realizado no primeiro acesso ao documento.

Tipos de Documento (cont.) Notificar ao Publicar: Se marcado Sim, serão enviados e-mails aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse. Expiração: Se marcado Sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo.

Tipos de Documento (cont.) Permitir edição da data de expiração: Se marcado Sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação. Notificar Aviso de Expiração: Se marcado Sim permite configurar um período antes da expiração para notificação do prazo de expiração.

Tipos de Documento (cont.) Tipo de Cópia: Permite selecionar se o documento será impresso somente como cópia controlada, cópia não controlada ou ambas; Orientação do Texto Cópia Controlada: configuração da marca d’água que será impressa no documento (topo, base ou diagonal); Texto da Cópia Controlada: texto que será impresso no documento como marca d’água; Tipo de Impressão: Permite selecionar se o documento poderá ser impresso somente em impressora física, impressora PDF ou ambas.

Tipos de Documento (cont.) Modelo Padrão: Permite selecionar o modelo (caso aplicável) para este tipo de documento, assim cada novo documento deste tipo já virá com o modelo sugerido Tipo Pai: Permite escolher um tipo de documento pai, de onde este tipo irá herdar as propriedades e atributos

Tipos de Documento (cont.) Controle de Acesso por Tipo: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o tipo. Permissão Padrão: Define a permissão que deve ser aplicada para todos os usuários, papéis e grupos que não tiverem alguma regra definida na lista de exceções. Nota: As opções Permitir ou Herdar se referem a todas as operações que podem ser realizadas com o objeto. Exceções: Permite cadastrar regras específicas para determinado grupo, papel ou usuário que deve ter um tratamento diferente da permissão padrão

Tipos de Documento (cont.) Ao clicar em Adicionar são demonstradas as informações solicitadas ao cadastrar uma exceção: As exceções podem ser criadas para um Usuário, Papel ou Grupo.

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Criação de Documento Para criar um documento, deve clicar em Documentos -> Navegar. Selecionar a pasta desejada, escolher o tipo de documento e clicar em Novo. A seguinte tela será visualizada:

Criação de Documento (cont.) Código: Código de identificação do documento; Título: Informar o título do documento; Arquivo: Arquivo do documento, exemplo: "teste.doc“; Palavras-chave: Informar uma palavra-chave para o documento a ser criado; Controle de Acesso: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o documento conforme detalhado anteriormente.

Criação de Documento (cont.) Assuntos: Para inserir Assuntos clique em Adicionar acima da grid. Abrirá a tela com a lista de assuntos disponíveis e as opções: Pesquisar, Exportar para Excel, Adicionar e Retornar.

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Assuntos Todo Tipo de Documento criado é também um Assunto. Para criar um novo Assunto, clica-se em: Documentos -> Configurar -> Assuntos. Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada:

Assuntos de Interesse Para marcar os Assuntos de Interesse clica-se em: Documentos -> Marcar Assuntos, e a seguinte tela é visualizada: Após selecionar os assuntos de interesse deve-se clicar em Salvar. Desta forma, quando houver publicação de documentos dentro dos assuntos selecionados o usuário receberá uma notificação por e-mail. Importante: O usuário não será notificado caso não possua permissão de leitura no documento publicado.

Exercício de Fixação

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Modelos Para criar um novo Modelo, navegue até Documentos -> Configurar -> Modelos e clica-se em Novo, então a seguinte tela é visualizada:

Modelos (cont.) Código: Informar o código do modelo. Vem preenchido como uma sugestão sendo possível alterar; Título: Informar um título ao modelo; Descrição: Informar uma descrição ao modelo; Arquivo de Modelo: Caso seja informado Não o campo Arquivo é desabilitado e é habilitado o campo Adapter para chamada de uma Classe Java que fará a criação do modelo; Arquivo: Campo para vincular o arquivo que servirá de modelo; Tipo de Documento: Campo para vincular o modelo a algum Tipo de Documento já criado; Controle de Acesso: Possível configurar uma permissão de acesso ao modelo em questão.

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Mala Direta Para criar um novo Modelo com mala direta, navegue até Documentos -> Configurar -> Modelos e clica-se em Novo, então a seguinte tela é visualizada:

Mala Direta (cont.) Preencha os campos, selecione um arquivo e clique em Aplicar, para que o modelo possa ser editado. Ao clicar no arquivo o Microsoft Word será aberto. Posicione o cursor do mouse onde deseja inserir o campo.

Mala Direta (cont.) Clica-se em Inserir -> Partes Rápidas -> Campo, será exibida a seguinte tela:

Mala Direta (cont.) Deve-se escolher o item DocProperty em “Nome de campos:” e na área “Propriedade” serão exibidos todos os campos alimentados pelo Fusion com o prefixo Neomind.

Mala Direta (cont.) Após selecionar um campo deverá aparecer no documento como mostra a figura abaixo: O procedimento pode ser repetido quantas vezes desejar e após finalizar, deve salvar o documento no Word (será salvo diretamente dentro do Fusion) e depois clicar em “OK” no modelo.

Mala Direta (cont.) Após criar o modelo e relacionar a um tipo de documento, deve-se publicar um novo documento utilizando o modelo criado. Ao visualizar o documento, as propriedades incluídas serão atualizadas e exibidas no documento, conforme imagem a seguir:

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Cópia Controlada Para imprimir uma cópia controlada do documento é necessário realizar algumas configurações: Cadastro de Impressora Cadastro de Área Posto de Cópia / Distribuição Protocolo Para cadastrar uma Impressora, deve-se acessar Administração -> Impressoras e clicar em Novo. A seguinte tela será exibida:

Cópia Controlada (cont.) Para criar uma área, deve-se acessar Administração -> Áreas e clicar em Novo. A seguinte tela é exibida:

Cópia Controlada (cont.) Cada Área terá um posto de cópia relacionado, ou seja, será o ponto responsável pela distribuição e controle das cópias. Ao clicar em Novo no Posto de Cópia será exibida a seguinte tela: Um posto pode ser de Cópia ou Distribuição. Os postos de cópias serão responsáveis por impressões físicas e os postos de distribuição serão responsáveis por impressões em PDF.

Cópia Controlada (cont.) As cópias controladas podem conter um protocolo anexo no momento da impressão. Este arquivo protocolo podem conter informações do documento, como por exemplo: Remetente, Área Destino, Data de Expiração, etc. O Fusion disponibiliza um modelo de protocolo para impressão, porém pode ser criados outros modelos. Para criar, deve-se acessar Documentos -> Configurar -> Modelos de Protocolo e clicar em Novo. Será exibida a tela semelhante ao cadastro de Modelos de Documentos.

Cópia Controlada (cont.) Após realizada essas configurações é possível, imprimir um documento. Para imprimir deve-se navegar até a pasta em que se encontra, selecioná-lo e clicar em Cópia Controlada. Exibirá a seguinte tela:

Exercício de Fixação

Dúvidas

Márcia Peixoto Pereira marcia.pereira@neomind.com.br