Gestão da Informação e GED na Área Jurídica Cátia Martins Jorge Bibliotecária Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr. e Quiroga Advogados

Agenda O que é Documento Gestão de Informação O que é GED Tecnologias de GED Implementação de um sistema de GED

DOCUMENTO Informação Suporte “Os documentos compõem-se de dois elementos. Haverá sempre um conteúdo e um suporte. O primeiro equivale ao ASPECTO SEMIÓTICO DO DOCUMENTO, à idéia que pretende transmitir. (...) o SUPORTE constitui o elemento físico do documento. (...), o suporte pode ser uma folha de papel, mas também pode será o papel fotográfico, a fita cassete, o disquete de computador.” MARINONI, Luiz Guilherme, ARENHART, Sérgio Cruz. Comentários ao Código de Processo Civil. São Paulo: Revista dos Tribunais, v.5, t. 2, 2000. Suporte

Gestão da Informação Classificar Indexar Catalogar Selecionar Captar Disseminar Gestão de Informações Armazenar Descartar Atualizar Recuperar

GED Gerenciamento Eletrônico de Documento É um conjunto de tecnologias que permite o GERENCIAMENTO de documentos de FORMA DIGITAL. É formado pelas seguintes tecnologias: Document Imaging (DI) / Forms Processing Workflow Document Management (DM) Records and Information Management (RIM) COLD / ERM

COLD / ERM Funcionalidade: armazenamento de relatórios oriundos de sistemas informatizados em discos opticos. Bastante utilizados em Bancos e Companhias Telefônicas

Document Imaging (DI) Forms Processing Selecionar Captar Document Imaging (DI) Forms Processing Funcionalidade: captação / transformação do documento em papel em documento eletrônico, podendo gerar: Imagem OCR / ICR – reconhecimento de caracteres – texto Implantação: Qualidade do documento Qualidade dos equipamentos de captação Avaliação: Necessidade – custo x benefício Planejamento sobre a inserção desses documentos no sistema de Gerenciamento de Documentos

Disseminar Workflow Funcionalidade: distribuição, trâmite do documento, histórico do fluxo documental e de trabalho. Implantação: Mapeamento do fluxo de trabalho / documentos Avaliação: Necessidade – custo x benefício

Document Management (DM) Records and Information Management (RIM) Funcionalidade: gerenciamento dos documentos / informações Recuperação Atualização Versão Temporalidade Guarda (acervo) Catalogar Classificar Descartar Atualizar Recuperar Armazenar Indexar

Document Management (DM) Records and Information Management (RIM) Especificações de planilhas de entrada de dados (catalogação) Padronização Vocabulário controlado Taxonomia / classificação Definição de temporalidade Migração de documentos / registros Auditoria Treinamento

Implantação do GED Definição de necessidades do escritório, departamento ou órgão jurídico Definição das tecnologias que serão implementadas Especificação das tecnologias Seleção de empresa de software Flexível Amigável Integração com os softwares já existentes Migração de dados Permite alterações de modelagem Treinamento da equipe

Implantação do GED Definição das adequações necessárias para a implementação (sistemas de informações, banco de dados, treinamento, cultura) Definição da infra-estrutura necessária (hardware, software, pessoas, etc.) Avaliação do passivo Cronograma Projeto Piloto

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