Planejamento da Informação Processos Gerenciais Planejamento da Informação Comunicação Bases importantes para o Diálogo em equipes

Introdução Emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os gerentes de projetos normalmente gastam um tempo excessivo na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador. Dica: MEMORIZE que 90% do tempo do gerente do projeto é gasto com comunicação.

Habilidades de Comunicação Faz parte das habilidades de gerenciamento geral e são usadas para trocar informações. Garante que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa, conforme definido no plano de gerenciamento das comunicações. Como parte do processo de comunicações, o emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor possa recebê-las corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.

Habilidades de Comunicações O Emissor é responsável por tornar as informações claras, não ambíguas e completas de forma que o Receptor possa não só recebe-las corretamente, mas também confirmar que elas foram adequadamente entendidas. A comunicação possui muitas dimensões: Escrita e oral, ouvida e falada. Interna (dentro do projeto) /externa(cliente, mídia, público, etc.) Formal e informal Vertical e Horizontal

Elementos da Comunicação Emissor ou transmissor Receptor Mensagem Meio Ruídos Codificação Decodificação Mensagem Decodificação Codificação Ruído Meio Feedback Ruído

Ruídos Tudo que distorce, distrai ou que faz a mensagem perder o significado original: Língua Cultura Semântica (significado) Inteligência / nível de conhecimento Estado emocional

Métodos de Comunicação Quando é utilizado Formal escrito Problemas complexos, planos do projeto, documentos como Project Charter, etc Formal verbal Apresentações, reuniões, etc Informal escrita Notas, e-mails, etc. Informal verbal Conversas, discussões técnicas, etc.

Dica O gerente do projeto consegue gerenciar todas as comunicações? Não, é impossível. Ele deve tentar controlar? Sim, senão problemas relacionados a falta de comunicação como solicitações não formais, não entendimento claro do escopo, etc podem acontecer

Canais de Comunicação Calculado pela fórmula: N * ( N-1) 2 Onde N = número de pessoas Canal de comunicação

Planejamento das Comunicações Determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas. Por exemplo, quem precisa de qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem. Um fator importante para o sucesso do projeto é identificar as necessidades de informações das partes interessadas e determinar uma maneira adequada para atender a essas necessidades.

Entradas Fatores ambientais da empresa - Cultura e estrutura organizacional ou da empresa, Recursos humanos existentes, etc. Ativos de processos organizacionais - Todas e quaisquer organizações envolvidas no projeto podem ter políticas, procedimentos, planos e diretrizes formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. Considerar dados históricos e lições aprendidas relacionadas a área de comunicação. Declaração do escopo do projeto – Desenvolvido na etapa de Definição do Escopo (Gerenciamento de Escopo) Plano de gerenciamento do projeto - O plano de gerenciamento do projeto (Capítulo 4) fornece informações básicas sobre o projeto, inclusive datas e restrições que podem ser relevantes para o planejamento das comunicações. - Restrições - Premissas

Ferramentas e Técnicas Análise dos requisitos da comunicação: A análise dos requisitos das comunicações resulta na soma das necessidades de informações das partes interessadas no projeto. Esses requisitos são definidos combinando o tipo e o formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações. Tecnologia das comunicações: As metodologias usadas para transferir informações entre as partes interessadas no projeto podem variar significativamente. Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto incluem: A urgência da necessidade de informações. A disponibilidade de tecnologia. A formação de pessoal esperada do projeto. A duração do projeto. O ambiente do projeto.

Saídas Plano de Comunicações: O objetivo deste plano é informar todos os stakeholders como e de que forma as comunicações será efetuadas dentro do projeto. O desenvolvimento deste plano envolve uma análise das necessidades de cada stakeholder. Ele pode incluir: Os requisitos de comunicação das partes interessadas As informações que serão comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes) A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações A freqüência da comunicação, como, por exemplo, semanal Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum. Dica: Área de erros comuns no exame. Muitos gerentes de projeto não conhecem o plano de comunicação ou não sabem que ele deve estar documentado ou não levantam as necessidades de todos os stakeholders

Saída – Plano de Comunicação Exemplo de um Plano de Comunicação # Ação de Comunicação Canal Mensagem Objetivo da Mensagem Conteúdo da Mensagem Púbico - Alvo Periodicidade Data de Início 1 Kick-off Reunião Oficialização do Início do Projeto Comunicação aos interessados (stakeholders) sobre o projeto, de modo a obter o comprometimento de todos Apresentação do Escopo do Projeto, Prazo, Custos e Matriz de Responsabilidades. Stakeholders Apresentação única 10/07/04 2 Acompanha- mento do projeto Apresentação do status do programa Revisão dos pontos abertos Status das atividades previstas para a semana em questão Equipe do projeto Semanal 10/08/04 . .... ... N Acompanha-ento gerencial do projeto Relatório Apresentação do macro do andamento do projeto Posicionamento do projeto Sinalizar os pontos de atenção Sponsor Quinzenal

Distribuição das informações Tem como objetivo colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. Nada mais é do que implementar / executar o plano de comunicação do projeto.

Entradas Plano de Comunicações

Ferramentas e Técnicas Habilidades da Comunicação: As habilidades de comunicação fazem parte das habilidades de gerenciamento geral e são usadas para trocar informações. As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa, conforme definido no plano de gerenciamento das comunicações. Sistemas de coleta e recuperação de informações: As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios (sistemas manuais, banco de dados, etc) Métodos de distribuição das informações: reuniões de projeto, distribuição de documentos, banco de dados para compartilhamento de informação, ferramentas de conferência e comunicação eletrônica, etc Processo de Lições Aprendidas: Uma sessão de lições aprendidas se concentra na identificação dos sucessos e fracassos do projeto e inclui recomendações para melhorar o desempenho futuro dos projetos.

Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações): documentação das lições aprendidas, registros do projeto, relatórios do projeto, apresentações do projeto, feedback das partes interessadas e notificações das partes interessadas. Mudanças solicitadas : As mudanças surgidas no processo Distribuição das informações devem causar mudanças no plano de gerenciamento do projeto e no plano de gerenciamento das comunicações.

Algumas Técnicas para Reuniões Especifique uma data/hora e mantenha essa data/hora Agenda reuniões com antecedência Se reuna com o time regularmente, mas não com muita frequência Tenho um propósito para cada reunião Crie uma agenda para cada reunião Distribua a agenda com antecedência Siga a agenda da reunião Os participantes da reunião devem estar cientes das suas responsabilidades antes da reunião Documente e distribua a minuta da reunião

Relatórios de Desempenho Os relatórios devem prover o tipo de informação e o nível de detalhe definido para cada stakeholder dentro do plano de comunicação. O processo de relatório de desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Muitos projetos também exigem informações sobre risco e aquisições.

Relatórios de Desempenho Normalmente contém: Informações sobre o andamento e progresso Previsão de término do projeto Tendências e desvios Medições de qualidade Solicitação de mudanças Produtos entregues

Entradas Informações sobre o desempenho do trabalho - Situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, são coletadas como parte da execução do projeto e alimentadas no processo Relatório de desempenho. Medições de desempenho – Medidas de desempenho, como por exemplo: Earned Value (Custos) Previsão de Término – estimativa ou prognóstico de condições futuras do projeto com base nas informações e no conhecimento disponíveis no momento da previsão. (Custos) Medições de Controle de Qualidade – Resultados das atividades de controle de qualidade. Plano de Gerenciamento de Projeto (Linha Base) - Um plano aprovado para o trabalho do projeto em relação ao qual a execução do projeto é comparada e são medidos os desvios para o controle gerencial. Solicitações de Mudanças Aprovadas - mudanças aprovadas que ampliam ou limitam o escopo do projeto para modificar os tempos/custos estimados que estão prontos para serem implementados pela equipe do projeto

Ferramentas e Técnicas Ferramentas de apresentação de informações. Coleta e compilação das informações sobre o desempenho Reuniões de avaliação do andamento - Reuniões para análise do andamento do projeto. Na maioria dos projetos, as reuniões de avaliação do andamento serão realizadas com freqüências diferentes e em níveis diversos. Por exemplo, a equipe de gerenciamento de projetos pode se reunir semanalmente e realizar reuniões mensais com o cliente. Sistemas de relatórios de horas - Os sistemas de relatórios de horas registram e fornecem as horas gastas no projeto Sistemas de relatórios de custos - Os sistemas de relatórios de custos registram e fornecem os custos gastos no projeto.

Saídas Relatórios de Desempenho - Os relatórios de desempenho organizam e sintetizam as informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho. Previsões - As previsões são atualizadas e refeitas com base nas informações sobre o desempenho do trabalho fornecidas conforme o projeto é executado Mudanças Solicitadas - A análise de desempenho pode gerar mudanças no projeto. Mudanças Corretivas Recomendadas - As ações corretivas recomendadas incluem ações para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) - A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o relatório de desempenho.

Gerenciar as Partes Interessadas Gerenciar a comunicação de forma a satisfazer as necessidades e resolver problemas dos interessados no projeto (stakeholders) Dica: Reuniões presenciais é o melhor método para resolver conflitos ou problemas com os interessados (Confrontation)

Entradas Plano de Comunicação – As necessidades e expectativas das partes interessadas são identificadas, analisadas e documentadas no plano de gerenciamento das comunicações Ativo Organizacional da Empresa - Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas.

Ferramentas e Técnicas Métodos de Comunicação - Identificar qual o melhor métodos para cada Stakeholder do projeto. Reuniões presenciais Telefonemas E-mails, etc Registro de problemas - Ferramenta utilizada para documentar e monitorar a resolução de um problema. Um problema é esclarecido e declarado de forma que possa ser resolvido. É designado um proprietário e normalmente é estabelecida uma data alvo de encerramento. Os problemas não resolvidos podem ser uma importante fonte de conflitos e de atrasos no projeto.

Saídas Problemas resolvidos - Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas. Solicitações de Mudanças Aprovadas – mudanças aprovadas que podem gerar mudanças na forma de comunicação com as partes interessadas. Ações Corretivas Aprovadas - As ações corretivas aprovadas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) – Atualização da documentação de lições aprendidas Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) – O plano do projeto é alterado para refletir as mudanças no plano de comunicação do projeto