SPED: o caminho digital na Contabilidade Fundamentos, Requisitos e Procedimento para Autenticação de Escriturações Contábeis Digitais

CONCEITO Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - Contábil: O SPED Contábil é um sistema informatizado de transmissão de escrituração com o objetivo de garantir maior celeridade no cumprimento de obrigações acessórias por parte do contribuinte, aumentando a integração entre órgãos de fiscalização e de registro empresarial, viabilizando a repressão de ilícitos tributários.

O SPED também pode ser conhecido pelos contribuintes como DENOMINAÇÕES USUAIS O SPED também pode ser conhecido pelos contribuintes como ECD (ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL) ou simplesmente LIVRO DIGITAL

LEGISLAÇÃO Decreto nº 6.022/2007 – CRIAÇÃO DO LIVRO DIGITAL Instrução Normativa Nº 107/2008; Decreto-Lei 486/1969 Decreto 64.567/1969 Decreto 3.000/1969 Novo Código Civil 2002 Outros Observar Legislação da Receita Federal

PROCEDIMENTO

PROGRAMA A SER USADO No site www.receita.fazenda.gov.br, o usuário deverá baixar o Programa Validador Assinador, também conhecido como PVA. Todas as operações de transmissão, visualização de situação e emissão de Certificado de Autenticação ocorrem através do PVA.

Estrutura do livro digital O livro digital deve conter: Termo de Abertura, Escrituração e Termo de Encerramento. Se a escrituração compreender o término do exercício fiscal, o livro deverá conter Balanço Patrimonial e Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Termo de abertura O Termo de Abertura deve conter: Número de ordem do livro Finalidade do Livro Nome empresarial NIRE da empresa CNPJ da empresa Datas de constituição e de conversão de S/C Nome do Município

TERMO DE ABERTURA

Dados contidos no livro digital Termo de Encerramento: Nome empresarial Finalidade do livro Número de ordem do livro Período de escrituração Signatários: administradores, procuradores, liquidantes, etc, e contabilistas.

Termo de Encerramento

Assinaturas

Fluxo do Livro Digital Através do PVA, o arquivo com a escrituração deverá ser trasmitido, sempre obedecendo a legislação vigente, após a autenticação e assinatura do requerimento por parte dos signatários. São signatários: administradores da empresa, procuradores e contabilistas, todos aptos a assinarem mediante assinatura digital fornecida por órgãos credenciados.

FLUXO DO LIVRO DIGITAL JUNTO À RECEITA FEDERAL Assim que a RFB recebe o SPED, a parte contábil da escrituração, os termos (Abertura e Encerramento) e as assinaturas digitais são separadas. O livro é enviado de forma criptografada (linguagem de máquina) para a JUCEMG, que irá calcular o volume do livro (linhas de programação), gerando o valor do DAE (Documento de Arrecadação Estadual). O DAE estará à disposição para impressão e pagamento.

DAE e HASH O DAE para livros digitais é específico e deve ser obtido através do site da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais (www.jucemg.mg.gov.br), através do link DAE ON LINE. O SPED possui um número indentificador (HASH) de 40 caracteres (composto de letras e números) que vincula o NIRE (Número de Inscrição no Registro Empresarial), o CNPJ, o numero de ordem do livro e o DAE. Não existe a letra “O”. Será sempre Zero

Liberação do livro para análise Após o pagamento, o estabelecimento bancário enviará à PRODEMGE a respectiva informação, que, por sua vez, a transmitirá à Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). Após processamento do pagamento, a SEFAZ libera o livro para análise por parte da JUCEMG.

Status do SPED Recebido pela RFB Recebido pela JUCEMG Aguardando Processamento Aguardando Pagamento Em Análise Autenticado, Pendente e Indeferido

LIVROS QUANTO À NATUREZA Somente livros contábeis podem ser transmitidos através do SPED. São eles: DIÁRIO GERAL DIARIO RESUMIDO E AUXILIARES BALANCETES DIÁRIOS E BALANÇOS RAZÃO No caso de Diários Resumidos, o status permanece “recebido parcialmente” até que todos os livros auxiliares sejam enviados.

Análise do SPED pela JUCEMG Somente a partir do status “Em Análise” que o autenticador verificará se o livro está correto ou se será colocado em exigência. Esse é o primeiro contato entre o autenticador e os termos de Abertura e Encerramento do livro. Somente os Termos (Abertura e Encerramento) serão analisados pela JUCEMG. Caso existam dúvidas, o autenticador verificará se há inconsistência das informações constantes nos Termos dos livros com as do Banco de Dados da JUCEMG.

ANÁLISE DO LIVRO DIGITAL PELA JUCEMG Havendo o mesmo número de ordem já autenticado e/ou divergências quanto aos dados da sociedade/empresário, o livro será colocado “em exigência”, status que corresponde à pendência lançada no livro em papel. Quando o livro referir-se a período já autenticado, com o mesmo número de ordem ou não, o livro será indeferido.

ANÁLISE DO LIVRO DIGITAL PELA JUCEMG O indeferimento, por parte da JUCEMG, do livro digital limita-se aos termos de abertura e encerramento recebidos pela Junta Comercial, não interferindo nos dados contábeis que continuam válidos para apreciação da Receita Federal.

ANÁLISE DOS LIVROS PELA JUCEMG Após a análise e a assinatura dos termos do livro pelo autenticador, o resultado é registrado no Banco de Dados da JUCEMG, confirmando-o como “autenticado”, “em exigência” ou “indeferido”.

ASSINATURA A autenticação dos termos do livro se dará por meio de assinatura digital do analista da JUCEMG As informações referentes ao resultado da análise são enviadas à Receita Federal e visualizadas através do PVA Em caso de pendências, o usuário terá acesso às mesmas através do PVA, programa que também permite a impressão do Certificado de Autenticação, nos casos dos livros deferidos.

RETIFICAÇÃO OU SUBSTITUIÇÃO A substituição pode ser realizada a qualquer momento antes do pagamento do DAE, não sendo necessário entrar em contato com a JUCEMG. Após o pagamento do DAE, o livro somente poderá ser substituído se o mesmo estiver no status “Pendente”. O usuário poderá solicitar à JUCEMG que coloque o livro “em exigência”, através do e-mail autenticacao@jucemg.mg.gov.br

Substituição do livro pendente O procedimento para substituição de livros colocados em exigência estão detalhadamente descritos no tópico “perguntas frequentes” de número 9, no site do SPED, cujo acesso se dará pelo seguinte endereço: http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm

NÃO EXISTE ATENDIMENTO PRESENCIAL! PROBLEMAS TÉCNICOS Os problemas técnicos referentes à visualização de notificações e/ou consulta do status do arquivo devem ser informados à Receita Federal, que é a responsável pelo PVA, somente através do e-mail sped@receita.fazenda.gov.br O mesmo ocorre com os problemas técnicos ocorridos na substituição dos livros NÃO EXISTE ATENDIMENTO PRESENCIAL!

TERMO DE AUTENTICAÇÃO Após os termos de abertura e encerramento do livro serem autenticados e enviados à Receita Federal pela JUCEMG, é emitido um Termo de Autenticação que comprova o registro (autenticação) do livro digital, que deve ser impresso pelo usuário através do PVA. Esse é um documento oficial que atesta que o livro foi autenticado pela JUCEMG, válido para quaisquer fins legais.

INFORMAÇÃO IMPORTANTE Deve ser salientado que a autenticação dos termos não se refere aos lançamentos contábeis, uma vez que o conteúdo do mesmo é analisado somente por órgãos fiscalizadores. (artigo 29 da IN107/2008) Caso a sociedade/empresário necessite de um balanço autenticado, deve ser adotado o procedimento de autenticação do balanço como documento de interesse na JUCEMG, pela forma tradicional.

Luiz Eduardo Corrêa Soares MUITO OBRIGADO! Luiz Eduardo Corrêa Soares luiz.soares@jucemg.mg.gov.br