Gerenciamento do Escopo do Projeto Sebastião Albuquerque, PMP Apresentação pessoal.

Agenda Visão Geral Ações Gerais Conceitos Preliminares Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de Processos Processos de Gerenciamento do Escopo do Projeto Coletar os Requisitos Definir o Escopo Criar a EAP Verificar o Escopo Controlar o Escopo P&R

Visão Geral É o processo de definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja realizado.

Ações Gerais No Grupo de Processo de Planejamento: Planejar antecipadamente como o escopo será determinado, gerenciado e controlado. O Plano de Gerenciamento do Escopo deve ser B- A-R-F. Coletar os requisitos de todas as partes interessadas. Usar uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Evitar o Gold Plating.

Ações Gerais (cont.) No Grupo de Processo de Monitoramento e Controle: Avaliar o impacto de qualquer mudança do escopo nas restrições do projeto (Triple Constraint). Seguir o controle integrado de mudança. Não permitir mudanças além do Termo de Abertura do Projeto (TAP).

Conceitos Preliminares Escopo do Produto. Requisitos do produto do projeto. Escopo do Projeto. Trabalho para confeccionar o produto. Trabalho de gerenciamento. Parte do Plano de Gerenciamento do Escopo. Plano de Gerenciamento do Escopo. Define como o escopo será planejado, executado e controlado. Plano de Gerenciamento do Escopo: Como determinarei o escopo? Quais ferramentas usarei para planejar e realizar o escopo? Quais fatores ambientais e ativos de processos organizacionais serão considerados? Como o escopo será controlado em conformidade ao Plano de Gerenciamento do Projeto?

Conceitos Preliminares (cont.) Gerenciamento do escopo: Determinar os requisitos que sustentem a necessidade empresarial (TAP). Gerenciar as partes interessadas para obter os escopos do produto e do projeto. Criar uma EAP. Garantir que o escopo do trabalho planejado está sendo realizado. Medir o desempenho e fazer ajustes, caso necessário.

Conceitos Preliminares (cont.) Fatores Ambientais da Empresa: Cultura ou sistemas existentes na empresa com os quais o projeto terá de lidar ou possivelmente usar. “Bagagem” da empresa que acompanha o projeto: Padrões governamentais ou industriais, Infraestrutura organizacional, Condições de mercado, etc.

Conceitos Preliminares (cont.) Ativos de Processos Organizacionais: Processos, procedimentos, políticas, modelos, Base de conhecimento da empresa, Informações históricas, Lições aprendidas. Experiência da empresa em projetos anteriores.

Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Riscos Aquisições 2009 RMC Publications, Inc

Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de Processos

Coletar os Requisitos

Coletar os Requisitos É o processo de definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.

Mas, o que são requisitos? São o que as partes interessadas precisam em um projeto ou produto. Estão relacionados a solução de problemas ou a cumprimento de objetivos. Podem incluir: Funcionalidades do produto. Como o trabalho é gerenciado. Critérios de qualidade. Processos de negócio. Ações de gerenciamento do projeto.

Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

Coletar os Requisitos - DFD

Coletar os Requisitos: Entradas TAP: Requisitos (alto nível), Descrição do produto (alto nível). Registro das partes interessadas: Informações de identificação, Informações de avaliação, Classificação: Interna/externa, Apoiadora/neutra/resistente, etc.

Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas Entrevistas com especialistas. Dinâmicas de grupo: Grupo de foco: Membros de grupo específico discutem entre si, mas orientados por um moderador. Workshop facilitado: Partes interessadas de diferentes especialidades, objetivando consenso, orientadas por um moderador. Oficinas: JAD, QFD, etc.

Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.) Técnicas de Criatividade em Grupo: Brainstorming: Pensamento em grupo ao invés de idéias individuais. Técnica de Grupo Nominal: Classificação das melhores idéias do brainstorming. Técnica Delphi: Obter consenso de especialistas anonimamente. Mapa Mental: Diagrama de idéias ou observações. Diagrama de Afinidade: Classificação de idéias em grupos específicos.

Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.) Questionário e Pesquisa: Questões apresentadas a grandes grupos. Observação: Assistir ou participar do trabalho do usuário. Protótipo: Modelo do produto proposto objetivando gerar feedback.

Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.) Tomada de Decisão em Grupo: Unanimidade. Maioria. Pluralidade. Ditadura.

Coletar os Requisitos: Saídas Documentação dos Requisitos: Lista clara e inequívoca. Plano de Gerenciamento dos Requisitos: Como analisar, priorizar, gerenciar e controlar as mudanças nos requisitos? (PMI-ismo). Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos: Número de identificação, Origem, Responsável, Situação, etc.

Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais Equilibrar os Requisitos das Partes Interessadas: Alinhar os requisitos com os objetivos do projeto. Procurar opções para ajustar as demandas concorrentes (Triple Constraint). Priorizar os requisitos. Resolver possíveis conflitos.

Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.) Solucionar requisitos conflitantes de acordo com os seguintes critérios: Business case, TAP, Declaração de Escopo do Projeto, Restrições do projeto.

Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.) Outras ações para lidar com requisitos conflitantes: Usar habilidades para resolução de conflitos, desenvolvimento de equipes e solução de problemas, Buscar opções (compressão, novas estimativas, brainstorming, etc.), Realizar reuniões, entrevistas e discussões, Tomar decisões, Submeter e implementar mudanças, Escalar, etc.

Coletar os Requisitos Exercício: O que um Gerente de Projetos deve fazer para equilibrar os requisitos das partes interessadas?

Definir o Escopo

Definir o Escopo É o processo de elaboração de uma descrição detalhada do projeto e do produto.

Definir o Escopo - Resumo Determinar o que está ou não incluído no projeto e em suas entregas. Utiliza informações contidas em: Documentação dos Requisitos, TAP, Riscos, Premissas, Restrições, etc.

Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

Definir o Escopo - DFD

Definir o Escopo: Entradas TAP Documentação dos requisitos. Ativos de processos organizacionais: Políticas, procedimentos e modelos para a declaração do escopo do projeto, Arquivos de projetos anteriores, Lições aprendidas de fases ou projetos anteriores, etc.

Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas Opinião especializada: Outras unidades dentro da organização, Consultores, Partes interessadas, Associações profissionais e/ou técnicas, Setores econômicos, Especialistas no assunto, EGP, etc. Análise do Produto: Analisar os objetivos e a descrição do produto definidos pelo cliente ou patrocinador e transformá- los em entregas tangíveis.

Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.) Análise do Produto (cont.): Dependendo da indústria, haverão técnicas específicas como: Decomposição do produto, Análise de sistemas, Análise de requisitos, Engenharia de sistemas, Engenharia de valor, Análise de valor, etc.

Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.) Identificação de alternativas: Identificar diferentes métodos para executar o trabalho do projeto. Oficinas.

Definir o Escopo: Saídas Declaração do Escopo do Projeto: Apresenta os escopos do projeto e do produto aprovados para o projeto, Exclusões do projeto, Entregas, Critérios de aceitação do produto, Restrições e premissas.

Definir o Escopo: Saídas (cont.) Atualizações nos documentos do projeto: Registro das partes interessadas, Documentação dos requisitos, Matriz de rastreabilidade dos requisitos, etc.

Definir o Escopo Exercício: Elabore a Declaração do Escopo de um projeto de sua escolha.

Criar a EAP

Criar a EAP É o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciados.

Criar a EAP - Resumo Realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, afim de atingir seus objetivos. Apoiar as seguintes ações: Realizar as atividades, Construir as entregas, Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe, Seguir o plano do projeto, Realizar a comunicação, Coletar dados de progresso, status e distribuir informações, Solicitar mudanças, Gerenciar riscos e executar os planos de resposta aos riscos, Gerenciar vendedores e fornecedores, Implementar mudanças aprovadas, Coletar e documentar lições aprendidas.

Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas 2. Solicitações de mudanças aprovadas podem ser: Ações corretivas Ações preventivas Reparo de defeitos

Criar a EAP - DFD

Criar a EAP: Entradas Declaração do escopo do projeto. Documentação dos requisitos. Ativos de processos organizacionais: Políticas, procedimentos e modelos para confecção de EAP, Arquivos de projetos anteriores, Lições aprendidas de projetos anteriores, etc.

Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas Decomposição: Subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que elas estejam definidas no nível de pacote de trabalho.

Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas (cont.) Decomposição (cont.): Geralmente envolve as seguintes atividades: Identificação e análise das entregas e seu trabalho, Estruturação e organização da EAP, Decomposição dos níveis mais altos em níveis menores, Identificar cada componente da EAP, Assegurar que o grau de decomposição é suficiente.

Exemplo de EAP

Exemplo de EAP (por fases)

Exemplo de EAP (por entregas principais)

Outras Estruturas de EAP Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition® (PMI®). Pág 63.

Criar a EAP: Saídas EAP. Dicionário da EAP: Código identificador, Descrição do trabalho, Responsável pelo trabalho, Marco associado, Recursos necessários, Estimativa de custo, Requisitos de qualidade, Critérios de aceitação, Referências técnicas, Informações do contrato.

Criar a EAP: Saídas (cont.) Linha de base do escopo. Declaração do escopo do projeto, EAP e Dicionário da EAP. Atualizações dos documentos do projeto: Documentação dos requisitos, etc.

Os 10 Mandamentos da EAP Cobiçarás a EAP do Próximo. Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto. Não usarás nomes em vão. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da EAP. Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto. Não decomporás em demasia. Honrarás o pai. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes corresponda ao subproduto do elemento pai (100%). Não decomporás em somente um subproduto. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto.

Criar a EAP Exercícios: Defina com suas próprias palavras o que é uma EAP? Quais são as vantagens e/ou desvantagens de se utilizar uma Lista de Atividades ao invés de uma EAP? Quais são os benefícios de utilizar uma EAP? O que você faz com a EAP quando o trabalho do projeto está sendo feito (execução)?

Verificar o Escopo

Verificar o Escopo É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.

Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

Verificar o Escopo - DFD

Verificar o Escopo: Entradas Plano de gerenciamento do projeto: Linha de base do escopo. Documentação dos requisitos: Requisitos do projeto, Requisitos do produto, Requisitos técnicos, Critérios de aceitação. Matriz de rastreabilidade dos requisitos: Liga os requisitos às suas origens e os acompanha durante o ciclo de vida do projeto.

Verificar o Escopo: Entradas (cont.) Entregas validadas: Através do processo Realizar o Controle da Qualidade.

Verificar o Escopo: Ferramentas e Técnicas Inspeção (os métodos dependem da indústria): Medição, Exame de verificação, Revisões, Auditoria, Ensaios, etc.

Verificar o Escopo: Saídas Entregas aceitas: Formalmente assinadas e aprovadas pelo cliente ou patrocinador. Solicitações de mudança: Documentação das razões para a rejeição. Atualizações dos documentos do projeto.

Verificar o Escopo Exercício: O que é preciso fazer antes de verificar o escopo do projeto? O que você terá quando terminar a verificação do escopo?

Controlar o Escopo

Controlar o Escopo É o processo que engloba as ações de: Monitoramento do progresso dos escopos do projeto e do produto e Gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.

Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

Controlar o Escopo - DFD

Controlar o Escopo: Entradas Plano de gerenciamento do projeto. Processos que serão usados no projeto, Planos de gerenciamento das áreas de conhecimento do projeto, Linhas de base de escopo, cronograma e custos, Plano de gerenciamento de requisitos, Plano de gerenciamento de configuração, Plano de gerenciamento de mudanças e Plano de gerenciamento de melhoria de processos.

Controlar o Escopo: Entradas (cont.) Informações sobre o desempenho (progresso) do trabalho: Entregas iniciadas, Progresso do trabalho, Entregas concluídas. Documentação dos requisitos. Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

Controlar o Escopo: Entradas (cont.) Ativos de processos organizacionais: Políticas e procedimentos formais e/ou informais relacionados ao controle do escopo. Métodos de monitoramento e informações a serem utilizados.

Controlar o Escopo: Ferramentas e Técnicas Análise de variação: Avaliação da magnitude da variação entre as medições de desempenho do projeto a partir da linha de base do escopo. Determinação da causa raiz da variação. Decidir recomendar ações corretivas ou preventivas.

Controlar o Escopo: Saídas Medições de desempenho do trabalho. Desempenho referente ao trabalho planejado vs. real. Atualizações dos ativos de processos organizacionais: Causas das variações, Ação corretiva escolhida e suas razões, Lições aprendidas, etc.

Controlar o Escopo: Saídas (cont.) Solicitações de mudança: Na linha de base e/ou outros componentes do plano de gerenciamento do projeto. Podem incluir: Ações corretivas, Ações preventivas, Reparo de defeitos.

Controlar o Escopo: Saídas (cont.) Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: Plano de gerenciamento do escopo, Linha de base do escopo. Outras linhas de base. Atualizações dos documentos do projeto: Documentação dos requisitos, Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

Obrigado! P&R Sebastião Albuquerque sebastiao.publio@pmipe.org.br