Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Projeto de Reformulação dos Instrumentos de Gestão de Documentos da UNICAMP Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos Universidade Estadual de Campinas Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Sumário Histórico da elaboração de instrumentos de gestão de documentos Metodologia utilizada Situação atual Propostas Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Histórico 1985 – Instalação da Divisão de Documentação do Centro de Informação e Difusão Cultural – CIDIC Portaria GR n.º 283/85 1986 – Criação do Arquivo Central no contexto do CIDIC Portaria GR nº 376/86 1987 – Nomeação da Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Portaria GR n.º 313/87 Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Histórico 1988 - Criação da Comissão Central de Avaliação de Documentos e das Comissões Setoriais de Arquivo Portaria GR nº 339/88 1989 – Criação da Coordenadoria do Sistema de Arquivos Deliberação CONSU A-39/89 1995 – Reformulação do Sistema de Arquivos Deliberação CONSU A-8/95 Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Histórico Metodologia para Implantação do Sistema de Arquivos: Criação de Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos da Unicamp Implantação de processo de avaliação de documentos como meio para implementar modelo de gestão de documentos Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Referencial teórico FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS, 1980 GARON, L., 1980 HULL, F. 1981 INOJOSA, R. M., 1988 KROMONOV, A., 1981 LEVRON, J.,1956 MACHADO, H. C., 1981 OLIVEIRA, D. A., 1985 PIRES, C. S., 1981 RHOADS, J. B., 1974 SCHELLENBERG, T. R., 1974 Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Sistemas em implantação no período (dec. 70/80) Fundação Getúlio Vargas Arquivo Nacional Arquivo do Estado de São Paulo Arquivo do Município de São Paulo Arquivo do Município de Rio Claro Universidade Estadual Paulista Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Projeto Sistema de Arquivos Coube à Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos, propor as diretrizes de gestão sistêmica para os documentos da Unicamp Configurar o modelo sistêmico de gestão de documentos para a universidade Portaria GR n.º 313/87, Art. 1º Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Projeto Sistema de Arquivos Composição Arquivo Central Grupo Executivo de Reforma Administrativa Diretoria Geral de Administração Diretoria Geral de Recursos Humanos Procuradoria Geral Centro de Computação Consultores externos (Daise Apparecida de Oliveira e Rose Marie Inojosa) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos Desencadeamento de processo de avaliação de documentos, com metodologia e parâmetros comuns, resguardando as especificidades dos arquivos; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos: Análise de cada tipo de documento produzido com influência na racionalização da produção e na melhora qualitativa do acervo; Compartilhamento de informações entre os arquivos, identificando os documentos e os dados armazenados; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos Envolvimento de equipes de todas as unidades acadêmicas e órgãos administrativos da Universidade; Realização em 1987, do I Seminário de Sistematização de Arquivos para os funcionários das unidades acadêmicas e dos órgãos da Universidade (aproximadamente 150 funcionários); Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Processo de Avaliação de Documentos Procedimentos Formação de Equipes Setoriais de Arquivos (ESAs) Treinamento destinado às ESAs por meio de cursos de preparação para o processo de avaliação de documentos (43 Equipes); Elaboração pela Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos do Manual de procedimentos sobre avaliação de documentos; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Processo de Avaliação de Documentos Programa do curso: Compartilhamento de metodologia para capacitação de Comissões Setoriais de Arquivo; Utilização do Manual de procedimentos para a capacitação do pessoal; Elaboração de instrumento preliminar de destinação de documentos, denominado pré-tabelas de temporalidade de documentos; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Programa de curso Elaboração das tabelas de temporalidade de documentos pela Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) em conjunto com as Comissões Setoriais de Arquivos (CSArq) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Metodologia para Avaliação Coleta de informações por meio da preparação de entrevistas, realização de entrevistas e a organização das informações coletadas durante as entrevistas; Montagem da pré-tabela de temporalidade de documentos e a submissão das mesmas à Comissão Executiva; Aprovação pelo Arquivo do Estado de São Paulo e publicação das tabelas de temporalidade de documentos Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Resultados Sensibilização sobre o problema das eliminações e da importância da preservação; Capacitação técnica do pessoal da rede de arquivos e comissões; Estruturação SIARQ que pressupôs: a remodelação do Arquivo Central e da CCAD e a implantação da rede de arquivos e comissões setoriais (Deliberação CONSU A-39/89); Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Resultados Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Resultados Plano de Classificação de Documentos (processos/expedientes) Instruções normativas de procedimentos de gestão de documentos (processos/expedientes) Portaria GR 105/93 Instrução para organização de arquivos correntes e setoriais/intermediários (manual de instrução) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Resultados Tabelas de Temporalidade Aprovadas Procuradoria Geral (PG) Documentos jurídicos Gabinete do Reitor (GR) Documentos da administração superior Diretoria Acadêmica (DAC) Documentos acadêmicos Diretoria Geral de Administração (DGA) Documentos administrativos (patrimônio, contabilidade, finanças, suprimentos...) – atividades meio Unidades de Ensino e Pesquisa (Institutos e Faculdades) Documentos de ensino e pesquisa Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Resultados Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Projetos em andamento Reformulação dos instrumentos de gestão de documentos do SIARQ/UNICAMP Tabelas de Temporalidade Geral (atividades-meio e fim) Plano de Classificação de Funções/Atividades Instruções normativas de procedimentos (processos/expedientes e documentos avulsos) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Motivação Aprovação do Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade do SAESP (Decretos nº 48.897/2004 e 48.898/2004) Atualização e padronização dos instrumentos de gestão em vigor (atividades meio e finalísticas) Atualização de sistemas informatizados de gestão de documentos Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Projeto Tabelas de Temporalidade de Documentos Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Metodologia Criação de equipe técnica interna – Arquivo Central Integração de Comissões Setoriais de Unidades e Órgãos: atividades meio e finalísticas Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Objetivos: Elaboração de tabela de temporalidade unificada contemplando as atividades meio e fim da UNICAMP; Complementação de funções/atividades e documentos não contempladas; Revisão de prazos e destinação dos documentos; Regulamentação: consolidação e aprovação pelas instâncias competentes (CCAD e SAESP) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Em andamento Adequação dos prazos e destino dos documentos administrativos à Tabela de Temporalidade do SAESP Revisão e complementação das Tabelas vigentes (FCM, FEAGRI, DGA etc...) Piloto de Tabela de Temporalidade por função – com plano de classificação Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Tabela de Temporalidade da UNICAMP Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Tabela de Temporalidade de Documentos do SAESP Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Tabela de Temporalidade Documentos UNICAMP x SAESP Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Tabela de Temporalidade Documentos Funcional Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Projeto Plano de Classificação Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Classificação de documentos Orientação para organização de documentos em séries funcionais, correspondentes as atividades desenvolvidas previstas ou não em tabelas de temporalidade vigentes; Sistema de gestão de processos/expedientes permite a classificação em séries funcionais, onde são atribuídos prazos e destino, de acordo com tabelas vigentes; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação de Documentos: vigente Primeiro instrumento de classificação de documentos da Unicamp (1992/93): Plano de séries documentais integrado ao atual sistema informatizado de gestão de documentos (Protocolo e Arquivo - expedientes/processos) Séries documentais correspondentes as atividades responsáveis pela produção e/ou recebimento dos documentos (com prazos e destinação atribuídos) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação de Documentos: vigente Exemplo: Série 04 – Aquisição de material de consumo – utilizada na classificação de processos correspondentes a essa atividade. Nos arquivos os documentos são organizados por: Órgão produtor Série: aquisição de material de consumo Ano Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação de Documentos: vigente O Sistema informatizado permite a emissão de inventários por exemplo: Classificação/Série Unidade de procedência Número e descrição do documento Data de produção Data de encerramento Previsão de avaliação Notação/localização física Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional: metodologia Formação de equipe técnica Estudos da literatura e experiências nacionais e internacionais Realização de seminários internos e cursos específicos aberto ao público Definição de modelo Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional: metodologia Elaboração de Plano Levantamento de funções e atividades em legislação e publicações institucionais; Levantamento de documentos em tabelas e estudos nas unidades e órgãos; Adequação à realidade organizacional e aos métodos utilizados; Teste de uso do modelo pelos arquivos e protocolos Validação e revisão Validação e aprovação pelas instâncias competentes; Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional: metodologia Aplicação do Plano de Classificação Adoção nos arquivos e no sistema informatizado Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional: resultados – Formação e capacitação de equipe de trabalho/SIARQ Piloto de Plano de Classificação para a Unicamp: Integração aos instrumentos do SAESP Uso organizacional / identificação com a realidade da Unicamp Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional- Piloto Modelo definido: Funcional Código: Numérico duplex Estrutura: Classes, Subclasses (funções e atividades) Instrumento auxiliar: Índice alfabético remissivo (Base: modelo SAESP) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano Classes: Organização Administrativa Organização de Ensino Organização da Pesquisa Organização da Extensão Organização da Assistência Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (Classe) 1.04.00.00 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS 1.04.01.00 Controle de compra e contratação de serviço 1.04.01.01 Aquisição de materiais e serviços por Licitação Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano 2.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DO ENSINO 2.01.00.00 Gestão do Ensino de Graduação 2.01.01.00 Coordenação dos cursos de graduação 2.01.01.01 Elaboração de planos e programas de graduação Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano 03.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA 3.01.00.00 Organização da pesquisa e do treinamento especializado 3.01.01.00 Captação de recursos junto às instituições de fomento Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Fórum instrumentos de gestão - out/2007 Conclusão Os instrumentos de gestão de documentos da UNICAMP estão nas seguintes condições: 1. Plano de Classificação (piloto pronto) 2. Tabela de Temporalidade (revisão em andamento) 3. Instruções revisadas de gestão para processos (minuta pronta) Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Validação, aprovação e uso Antes de se concluir todo o processo de revisão dos instrumentos e colocar em uso para teste e aprovação se faz necessário estudar a viabilidade de se fazer instrumentos unificados para a gestão de documentos das universidades públicas do Estado de São Paulo Evitar retrabalho e/ou adequação Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Validação, aprovação e uso Proposta às demais universidades públicas estaduais de São Paulo: Criação de um grupo de estudos, no âmbito do SAESP com representantes das Comissões de Avaliação de Documentos para definir entre outras questões: Integração de instrumentos das universidades aos do SAESP ou a definição de plano de interoperação dos mesmos Estudos para viabilização de padronização de prazos, destino a documentos de atividades fim Viabilização de padrões de comunicação entre os arquivos permanentes que favoreçam os pesquisadores e a construção de portais corporativos Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Validação, aprovação e uso Proposta ao Arquivo Nacional e ao CONARQ: Recomendações aos Ministérios da Educação e Ciência e Tecnologia para atualização de resoluções relativas ao arquivamento e destinação de documentos de alunos Criação de um canal intercâmbio de informações relativas a elaboração dos instrumentos: plano de classificação e tabelas de temporalidade no âmbito das universidades públicas federais a fim de viabilizar futura interoperação de arquivos. Fórum instrumentos de gestão - out/2007

Muito obrigada pela atenção!!! Neire do Rossio Martins siarq@unicamp.br Fórum instrumentos de gestão - out/2007