Evidenciou-se a dependência que os eventos possuem em relação ao tempo: – existem prazos a cumprir; O tempo não para. A dependência que os eventos possuem em relação aos recursos: – Sejam eles físicos, técnicos ou financeiros, há uma relação direta entre qualidade e eficiência; – O resultado de um projeto está intimamente ligado à qualidade e quantidade de recursos disponíveis (logística). Na aula anterior e nesta aula :

- Evidenciou-se a necessidade de se delimitar melhor o objetivo do evento, adequando- o ao número de participantes, à programação prevista e ao espaço onde será realizado (coerência técnica).

- Há ainda a necessidade de se organizar ações de forma cronológica e por ordem de importância (hierarquia / cadeia de importância); - E também verificar a viabilidade do projeto, antes de partir para sua implementação.

Existem alguns eventos que são, por si só, sociais. Outros possuem dentro de suas estruturas um momento de interação social. Existem eventos que não são e nem possuem momentos de interação social em sua programação (reuniões empresariais internas). É muito importante saber que:

-É a espinha dorsal do evento; -É ele quem dá o norte, que define o rumo a seguir, onde obter a sustentação econômica; -Organização: é o pulmão e o coração do evento. -Sem ela o evento para de fluir; -As tarefas deixam de ser feitas; -Os fornecedores não recebem as informações e os pagamentos programados não são cumpridos; -Torna-se complicado fazer o evento funcionar plenamente. O planejamento é importante?

- O planejamento minimiza o caráter de imprevisibilidade, que continua existindo, mas de forma controlada; - Os riscos existem, mas são potencialmente menores; - Planejar é ganhar agilidade e desempenho; - Significa melhorar a eficiência na execução das tarefas;

É mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los; Ganha-se tempo, despendem-se menos esforços, evita-se desperdícios; Mais do que um documento, o planejamento é uma postura pró-ativa e reativa à imprevisibilidade inerente; Sem esta ferramenta alcançar o sucesso se torna questão de sorte.

Dúvidas frequentes: Por onde começar o planejamento? Quais são os itens mais importantes? O que se precisa para composição do planejamento? O planejamento é um documento? Qual é a ordem cronológica dos fatos que compõem o planejamento?

Por onde começar? Pelo começo! Quando não se sabe por onde iniciar, o Brainstorming (tempestade de idéias) é o método mais adequado;

Com o brainstorming é possível: Expor e discutir idéias iniciais possibilitando à equipe de planejamento começar a elencar objetivos, metas, processos, responsabilidades, resultados, etc.. Que uma idéia se mostre inviável já nos primeiros momentos de discussão; – Isso prova que o evento tem um conceito fraco e sua inviabilidade é alta.

Trabalha-se a ideia para que se torne um projeto; Estipula-se os pontos críticos do evento (aquilo que pode botar a perder todas as ações implementadas); Início da redação da proposta de intervenção/aplicação (Quando, como, onde, com quem, com o que, quanto custa?); Delimitação de um calendário de ações; Distribuição de responsabilidades; etc. A partir do Brainstorming:

Quais são os itens mais importantes? A partir da temática do evento torna-se importante delimitar: – O que eu quero com este evento; – Que abrangência ele terá; – Quantas pessoas serão convidadas; – A forma de contato com os convidados; – Quais recursos estão disponíveis; – Onde ocorrerá o evento; – Qual será sua duração; – Em que data, etc.

O planejamento é um documento? Sim, mas também é uma postura de pró- ação e de reação; É um manual, uma fonte de consulta para tudo que foi pensado para o evento; O planejamento não tem respostas prontas para tudo; Os problemas irão surgir e para isso existe uma equipe entrosada e atenta (reagir).

O planejamento: Acompanha o evento em sua totalidade: Planejamento Pré Evento Pós