Instrumentos de Levantamento de Informação Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos Instrumentos de Levantamento de Informação ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Instrumento de Levantamento de Informações Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos Instrumento de Levantamento de Informações O Profissional, Analista de OSM Para quê? Para quê LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Para conhecer a realidade do que está ACONTECENDO na Organização Conhecer fatos, que lhe permita tomada de DECISÕES e propor MELHORIAS OBJETIVOS

LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos Onde é feito? Para que é feito? Quem faz? O Profissional de OSM, deve estar atento às perguntas Quando é feito? Por que é feito? LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Qual o custo? Qual volume de Trabalho? Como é feito? Para que é feito?

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Entrevista Questionário LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Observação pessoal Pesquisa da documentação existente

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos PLANEJAMENTO Dos objetivos da entrevista; Do local da entrevista; Forma da entrevista; Número de questões; Do roteiro da entrevista; Do horário da entrevista; Seleção dos entrevistados; e Desinibir e motivar o entrevistado ENTREVISTA

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos CARACTERÍSTICAS DO ENTREVISTADOR Sólida experiência em entrevista; Facilidade de Expressão; Capacidade para alterar a seqüência e forma das perguntas; Ser pessoa agradável; Capacidade de conduzir a entrevista dentro dos objetivos; Capacidade de motivar e interessar o entrevistado; Capacidade de perceber respostas seguras, inseguras e mascaradas. ENTREVISTA

Programas de entrevista. Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos ENTREVISTA NO MEIO JORNALÍSTICO Repórteres entrevistam suas fontes para obter declarações, que validem as informações apuradas. ENTREVISTA Programas de entrevista.

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos VANTAGENS Pode-se alterar a forma das perguntas; Pode-se alterar a ordem seqüencial; Pode-se eliminar perguntas; Pode-se incluir perguntas; Pode-se esclarecer dúvidas; Pode-se completar perguntas Pode-se motivar o entrevistado; Pode-se avaliar as reações do entrevistado. ENTREVISTA

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos DESVANTAGENS Alcançam um universo menor que o questionário; Entrevistados podem não receber tratamento uniforme; Podem ocorrer desvios de curso; Podem ocorrer avaliações subjetivas; O entrevistador pode esquecer de perguntar ou eliminar quesitos; A entrevista pode desestimular o entrevistado; Pode-se perder tempo com conversas improdutivas; É uma técnica que consome mais tempo e recurso com a sua utilização. ENTREVISTA

PRECAUÇÕES DA ENTREVISTA Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos PRECAUÇÕES DA ENTREVISTA Envolver o entrevistado no estudo; Estabelecer um roteiro prévio; Não fazer anotações na frente do entrevistado; Não fazer crítica à empresa; Evitar formulação de promessas; Não interromper o entrevistado; Ser informal e objetivo; Cuidar para o tom de voz não induzir o entrevistado a resposta. Ser totalmente imparcial e ético ENTREVISTA

QUANDO APLICAR O QUESTIONÁRIO? Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos QUANDO APLICAR O QUESTIONÁRIO? Quando faltar tempo para a entrevista; Dificuldade na realização da entrevista; Distanciamento geográfico; Levantamento de dados quantificáveis. QUESTIONÁRIO

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos VANTAGENS Permite ao responsável pelo estudo, executar outras atividades; Permite ao inquirido um certo tempo para formular resposta; É um meio eficiente de obter informações; Possibilita melhor detalhamento das respostas. QUESTIONÁRIO

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos DESVANTAGENS Inibição do inquirido na formulação de críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma mesma pergunta; Lentidão no processo de tomada de informações. QUESTIONÁRIO

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos PRECAUÇÕES Concisão e clareza; Explicação da finalidade; Terminologia adequada; Experimentação prévia. QUESTIONÁRIO

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos OBSERVAÇÃO PESSOAL Não pode ser usado como exclusivo nos estudos organizacionais. Não julgar apenas com um olhar. OBSERVAÇÃO PESSOAL

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos VANTAGENS Meio de comparar as informações de entrevista e questionário; Melhor receptividade às sugestões; Conhecimento técnico e prático do assunto estudado. OBSERVAÇÃO PESSOAL

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos DESVANTAGENS Processo demorado; Impressões errôneas; Perturbação dos trabalhos regulares. OBSERVAÇÃO PESSOAL

RECOMENDAÇÕES NA OBSERVAÇÃO PESSOAL Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos RECOMENDAÇÕES NA OBSERVAÇÃO PESSOAL Evitar o caráter de inspeção. Ser informal. OBSERVAÇÃO PESSOAL

PESQUISA DA DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos PESQUISA DA DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Relatórios anteriores; Relatórios de resultados apresentados pelo processo; Manuais de procedimentos; Legislação que regulamenta o processo; e Formulários e outros documentos DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE

Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos ROTEIRO PARA ORIENTAR A PESQUISA DA DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Identificar as áreas envolvidas; Identificar os documentos de entrada; Verificar quais os outros tipos de documentos; Efetuar a coleta, de preferência seguindo o fluxo do processo. DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE

ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO COLETADA DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO COLETADA Verificar a origem e a época; Fazer uma análise comparativa em relação a época de publicação. Fazer análise comparativa entre a situação atual; Razões que levaram ao não cumprimento; Verificar se há duplicidade de documento; Desconsiderar a documentação ultrapassada. DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE

DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos VANTAGENS Verificar se a organização possui ou não a cultura da documentação. Complementa o levantamento efetuado; Possibilita visão geral e rápida de toda organização. DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE

DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos DESVANTAGENS Não é uma técnica que possa ser usada independentemente das outras técnicas. É difícil o acesso em razão da resistência dos administradores. É difícil análise em razão de documentação desatualizada. DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE

LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES Professora: Patrícia Barreto Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos DEPOIS DE VERIFICADAS AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DOS MÉTODOS DE DIAGNÓSTICO UTILIZADOS PELA ADMINISTRAÇÃO DE UMA EMPRESA, OBSERVA-SE QUE APESAR DO MÉTODO DE ENTREVISTA SER O MAIS INDICADO, É NECESSÁRIO QUE SE UTILIZE PELO MENOS MAIS UM DOS OUTROS MÉTODOS, COM O INTUITO DE SE CHEGAR O MAIS PRÓXIIMO POSSÍVEL DA REALIDADE, E CONSEQUENTEMENTE, ATINGIR OS OBJETIVOS PROPOSTOS. LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES