Normas e Procedimentos para gerenciamento de processos administrativos no âmbito da Administração Pública Federal Legislações do SLTI/MPOG: Portaria nº 05 de 19/12/2002 Portaria nº 03 de 16/05/2003 Portaria nº 12 de 23/11/2009

Faixas numéricas atribuídas pelo Faixas numéricas atribuídas pelo Serviço Nacional de Protocolos da Administração Pública Federal - SENAPRO 00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA 00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO 01200 A 01399 – MIN. CIÊNCIA E TECNOLOGIA 01400 A 01599 – MIN. DA CULTURA 02000 A 02999 – MIN. DO MEIO AMBIENTE 58000 A 58999 – MIN. DO ESPORTE 08000 A 08999 – MIN. DA JUSTIÇA 25000 A 25999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE 33000 A 33999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE

Unidades Protocolizadoras da Fiocruz   Unidade Prefixo DIRAD 25380 CPqRR 25381 CPqAM 25382 CPqGM 25383 IFF 25384 INCQS 25385 BIO-MANGUINHOS 25386 FAR-MANGUINHOS 25387 ENSP 25388 DIRAC 25389 ILMD 25792 DIREB 25027 ICC 25028 IOC 25030 COC 25067

Definição Processo Administrativo É um documento ou conjunto de documentos que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instrução para pagamento de despesas.

Autuação de Processo É o termo que caracteriza a abertura do processo. O processo deve ser autuado preferencialmente por um documento original. Se não houver possibilidade, a cópia deverá ser autenticada por um servidor.

Constituição do Processo Documentos resultantes de transmissão via fax não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos de processos de compra, onde a confirmação do fornecedor é imprescindível.

Constituição do Processo Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano na capa, o usuário deverá se dirigir à Seção de Protocolo para solicitar a confecção de uma nova capa.

Constituição do Processo Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para os devidos registros.

Constituição do Processo Documentos resultantes de Correio Eletrônico (e-mail) só terão legalidade se atenderem aos seguintes critérios:

Constituição do Processo Autor Remetente Assunto Data e Hora do recebimento Indicação de anexos Assinatura/Carimbo de servidor

Numeração do Processo A numeração em Processos de Volume deverá ser contínua, lembrando que um novo processo de volume é continuação do anterior, ou seja, vários volumes compõem um único processo. A numeração em Processos de Letra deverá ser individual, lembrando que a cada abertura de uma nova letra, uma nova numeração deverá ser iniciada.

Numeração do Processo As páginas que compõem o processo administrativo poderão ser impressas frente e verso, se houver a necessidade de identificar o verso, a numeração se dará da seguinte forma: Folha da frente 05 - Folha do verso 05 v (verso)

Numeração do Processo Critérios que deverão ser considerados no momento da impressão frente e verso: Margens Superior/Inferior 2,5cm Margens Esquerda/Direita 3,0cm Utilizar impressão a laser

Numeração do Processo Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da correção da numeração de qualquer folha do processo, inutilizar a numeração, colocando um “X” sobre o carimbo. As folhas subsequentes deverão ser renumeradas, em seguida o usuário deverá informar em despacho a ocorrência.

Numeração do Processo Nos casos em que o documento que irá compor o processo, estiver em tamanho reduzido, o documento deverá ser colado em folha de papel A4 ou Oficio, carimbando os cantos superiores direito e esquerdo.

Exemplo de numeração em documento menor que tamanho A4

Tramitação de Processo Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso de impossibilidade de uso do Sistema, a movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de Movimentação.

Tramitação de Processo Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o envio através da Seção de Expedição, utilizando envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s) processo(s), acompanhado(o) da Guia Oficial de Movimentação, apontando devidamente a descrição do Órgão destinatário.

Guia Oficial de Movimentação de Processos

Folha de Despacho Qualquer solicitação ou informação referente ao processo, deverá ser feita no próprio documento ou na folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas folhas quanto necessário. A folha de despacho também poderá ser utilizada frente e verso.

Despacho Conceito: Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

Modelos de Despacho - Exemplos TERMO DE JUNTADA Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o xxxxxxxxxxxx (especificar o documento), da(o) xxxxxxxxxxxxx (indicar órgão/entidade remetente, por ex. Prefeitura Municipal de xxxx), acompanhado de documentos, contendo xx folhas. _________________________ Assinatura/matrícula

_________________________ Assinatura/matrícula TERMO DE JUNTADA Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o Parecer nº xx/xxxx. _________________________ Assinatura/matrícula   Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo a Instrução nº xx/xxxx.   _________________________

_________________________ Assinatura/matrícula TERMO DE APENSAMENTO   Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), apenso estes autos ao Processo de nº xx/xxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx .   _________________________ Assinatura/matrícula TERMO DE DESENTRANHAMENTO Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), em atenção ao despacho de fls. Xxx ou (especificar o motivo), desentranhei deste Processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que devolvi ao interessado os documentos desentranhados.

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME   Aos ___ dias do mês de _______ do ano de 20__, nesta(e) ____________ (indicar a unidade administrativa), faço a abertura do __ volume do processo nº __/__, sendo que o __ volume encerrou-se com o (a) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), fls. __ a __, contendo ___ folhas, incluindo o Termo de Encerramento, fls. ___. Certifico, ainda, que o primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste __ volume é a(o) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __. _________________________ Assinatura do Servidor

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME   Aos __ dias do mês de _____ do ano de 20__, nesta(e) _____________ (indicar a unidade administrativa), faço o encerramento deste __ volume do processo nº __/__, contendo ___ folhas, incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é a(o) ________________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __. _________________________ Assinatura do Servidor

Orientações sobre Desarquivamento de Volume Poderá ser desarquivado qualquer volume e o último que ainda não possui o termo de encerramento. Qualquer alteração feita no mesmo, implicará na responsabilidade por parte do usuário, quanto a renumeração de todos os volumes em ordem sequencial. Orientações sobre Abertura e Encerramento de Volume O Termo de Abertura e Encerramento de Volume deverá ser numerado.

Desentranhamento ou Retirada de Folha de Processo O processo que tiver página retirada conservará sua numeração original. O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho, o número da página retirada e ainda, o motivo pelo qual procedeu tal ação, datando e assinado sob carimbo. É vedada a retirada da folha inicial do processo

Juntada de Processos/Documentos A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios (secundários). Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura; O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

Tipos de Juntadas Anexação de Processo à Processo: Caráter definitivo; Constitui peça única; Renumera folhas; Movimenta somente o processo principal;

Tipos de Juntadas Apensação de Processo à Processo: Caráter provisório; Mantém a identidade de cada processo; Mantém a numeração de cada processo; Mantém a movimentação de cada processo;

Nota É imprescindível, após a juntada física de processos, tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do formulário Juntada de Processos, devidamente preenchido e assinado, à Seção de Protocolo para os devidos registros. Disponível na intranet da DIRAD/Serviço de Informação/Formulários/Manuais

Anexação de Documento à Processo: É o ato de anexar fisicamente num determinado processo, documentos relevantes. É imprescindível, após anexação física dos documentos ao processo, o registro no Sistema de Informação.

Processos com Letras Caracteriza processos de pagamento e cada letra de um mesmo número de processo, representa um fornecedor. Nota: A cada letra inicia-se uma nova numeração.

Volumes Caracteriza a continuidade de um mesmo processo, ou seja, é a fragmentação de um processo em função da quantidade de suas peças processuais.

Reconstituição de Processo Dar ciência à chefia imediata; Divulgar no âmbito da Unidade o ocorrido, para que todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá da seguinte forma: A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado;

Reconstituição de Processo A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao número do processo extraviado; Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, o processo reconstituído deverá ser anexado ao processo original.

Obrigada! Seção de Protocolo Tel. 3836-2153/2151/2005 protocolodirad@fiocruz.br