Arquivística Unifai – Biblioteconomia Maria Cecília Rizzi Lima Agosto – 2013 Módulos – 03 e 04

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação. 3. 1 3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.1. Gênero dos Documentos Arquivos Documentos textuais Audiovisual Cartográfico Biblioteca Documentos impressos Audiovisual Cartográfico

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.2. Origem Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais Arquivo Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação. 3. 3 3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.3. Aquisição ou custódia Biblioteca Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. Arquivo Os documentos não são objeto de coleção; proveem das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos.

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.4. Método de Avaliação Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única. Biblioteca Aplica-se a unidades isoladas. O julgamento não tem caráter irrevogável. O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação. 3. 5 3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.5. Método de classificação Biblioteca Utiliza métodos predeterminados. Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar. Arquivo Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos orgãos.

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... 3.6. Método descritivo Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (orgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição. Biblioteca Aplica-se a unidades discriminadas As séries (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.

3. Arquivos e Bibliotecas: campos de atuação... Conclusão Pode-se concluir que a Biblioteconomia trata de documentos individuais e a Arquivística, de conjunto de documentos.

4. Arquivo: Organização A organização de arquivos, pressupõe o desenvolvimento dos trabalhos em várias fases: Levantamento de dados ou diagnóstico; Análise dos dados coletados ou Relatório do Diagnóstico; Planejamento ou Estudos para composição do Plano de Arquivo; Implantação Acompanhamento e verificação.

4.1. Organização do Arquivo: Levantamento de dados/Diagnóstico Deve ter início pelo estudo e entendimento da própria organização, com a verificação e análise do estatuto, regimento, normas, organograma e demais documentos constitutivos; Analisa-se: Gênero dos documentos (escritos, textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos, etc.); Espécies documentais (cartas, faturas,relatórios, projetos, etc.); Modelos e formulários em uso;

4.1. Organização do Arquivo: Levantamento de dados/Diagnóstico Volume e estado de conservação do acervo; Arranjo e classificação dos documentos (método de arquivamento usado); Registros e protocolos (saída e entrada de documentos em fichas, livros, automático, etc.); Reprodução de documentos e processo de conservação; Procedimentos, normas, códigos de classificação, etc.; Estatísticas de uso.

4.1. Organização do Arquivo: Levantamento de dados/Diagnóstico Essas informações devem ser acrescidas de dados referentes: Recursos humanos lotados no arquivo (número de pessoas, salários, escolaridade, etc.); Equipamentos de armazenamento e de informática (quantidade, modelos, conservação, etc.); Localização física (área ocupada, iluminação, instalações, acesso, etc.); Comunicação (telefones, fax, etc.).

4.1. Organização do Arquivo: Levantamento de dados/Diagnóstico Diagnóstico, tem por objetivo analisar a real situação do arquivo e seus serviços e formular ou propor alterações e/ou complementação de medidas mais adequadas para o bom funcionamento do arquivo.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Trata-se da formulação de um Plano Arquivistico que contemple tanto as exigências explicitadas nos dispositivos legais obrigatórios às instituições, como o atendimento às necessidades administrativas e funcionais, considerando o arquivo em todas as suas idades (corrente, intermediário e inativo).

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Para a elaboração do Plano, devem ser considerados: Posição do arquivo na estrutura da Instituição: recomenda-se que esteja subordinado a um departamento ou orgão elevado dentro da hierarquia institucional. Caso a instituição tenha no seu organograma um Setor de Documentação, esse é o orgão mais adequado, haja visto, que é uma tendência na moderna administração, reunir os orgãos que tenham como matéria-prima, a informação.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo: é importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase Corrente dos arquivos. As fases, intermediária e inativo/permanente, devem ser centralizadas. Esses podem estar armazenados separadamente em salas ou depósitos diferentes dentro da instituição.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Escolha de métodos de arquivamento: Dificilmente se emprega um único método de arquivamento, pois os documentos possuem funções dentro da instituição e para sua recuperação, ela é considerada, bem como, os seus atributos (assunto, tipologia, data, local, números e registros diversos). A análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação dos pedidos de documentos (como e de que forma), é possível definir o método principal e seus auxiliares.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Recursos Humanos: O arquivamento de documentos parece ser um trabalho simples, cuja simplicidade desaparece, diante do volume e da diversidade de assuntos e espécies. Para que o arquivo corresponda ao seu valor, como fonte e base de informações, memória viva da instituição, é imprescindível que conte com pessoal especializado ou devidamente treinado nas técnicas de arquivo, para o desempenho das atividades.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Araújo, Ignez B.C. “Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois dez anos de prática podem significar dez anos de arquivamento errado e inútil”. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais para a administração e para o conhecimento, passou a ser uma preocupação para o governo. Em 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do Curso Superior de Arquivos e o currículo do Curso de Arquivística como habilitação profissional no ensino de 2º Grau.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Em 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. Em 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, que dispõe sobre a as profissões de arquivista e técnico de arquivo.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Instalações e Equipamentos: A escolha dos equipamentos, assim como o local, em condições adequadas (limpeza, iluminação, temperatura) e área, para armazenar o acervo, merecem atenção. Equipamento é o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis para o arquivamento. Materiais de consumo: São fichas, guias, pastas, tiras de inserção, etc.

4.2. Organização do Arquivo: Planejamento/Plano de Arquivo Material permanente: é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes. É preciso considerar: a economia de espaço; arrumação racional; capacidade de expansão; segurança; estética, resistência.