Tipos de arquivo

Quanto a organização Arquivo centralizado -- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas . O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector .  Arquivo descentralizado é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto à frequência de consulta Arquivo activo -- é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo -- é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo -- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada.

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo Espaço amplo, bem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

Tarefas do arquivista * Registar os documentos; * Classificá-los e ordená-los segundo o (s) critério (s) previamente definido (s); * Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequadas; * Actualizar o arquivo, libertando-o elementos ultrapassados ou desnecessários.

Importância da classificação * Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz; * conversar os documentos em segurança, sem riscos de deterioração.

Sistemas de classificação Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos,... entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

Derivação * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *....

Classificação alfabética * A mais conhecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra – chave ( 1º substantivo próprio da rúbica )

Exemplos * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia ) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel ( Sal de Mesa)   Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge (Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais ( TAP, RN, ONU, INATEL,...) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com palavras seguintes:    Sindicatos dos Empregados de Escritório Sindicatos dos Porteiros

Classificação numéricas * Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos ( notas de encomendas, facturas,...) 

Classificam-se ideológica * Por assuntos * Adaptação às necessidades da empresa ( forma dos objectos, funções,..) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, clubes de vídeo, farmácias ... 

Classificação alfanumérica De consulta demorada É necessário criar um índice alfabético Utilizado em matrículas de automóveis

Classificação cronológica Em função da data de emissão ou de recepção ( ano – mês – dia hora) A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográfica Por região ( distrito, concelho, cidade,…) Divisão do país em zonas ( norte, centro, sul) Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

Microfilmagem Redução do espaço ocupado ( economia de espaço superior a 90% ) Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais

Serviços onde é utilizada com maior frequência Bancos Bibliotecas Polícia Companhias de seguros