PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO IF Enza Enrica Matteis (Presidente SAUSP/IF) Antonio Terassi Neto Ednéia Alves Rezende Kátia Cilene Beltran Souza Nobre Márcia Ferreira de Andrade Zilda Pereira dos Santos

INTRODUÇÃO Em julho/2008, aconteceu no Campus de Pirassununga, o 1º Encontro de Gestão Documental da USP, onde foram apresentados aos participantes, os procedimentos corretos a serem adotados pelos servidores, principalmente com o manuseio dos processos e protocolados.

A IMPORTÂNCIA DOS DOCUMENTOS O documento oficial, produzido ou recebido pela USP, registra a história institucional e obedece a uma série de procedimentos para fornecer um efetivo apoio à administração como também para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam entre os diferentes órgãos/unidades da USP. Diante disso, podemos dizer que de nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se não for possível encontrá-los ou saber se a eles foram incorporados outros documentos ou se algumas folhas foram retiradas.

APRESENTAÇÃO A seguir apresentaremos algumas telas e regras básicas sobre o Sistema Proteos, que com certeza, se as seguirmos, estaremos não só colaborando com todos os nossos colegas de trabalho, mais também cuidando com responsabilidade dos documentos da USP.

SISTEMA PROTEOS Os deslocamentos de processos/protocolados de um setor para outro, serão feitos diretamente pelos setores envolvidos, mediante despacho na última folha, onde fique explícito a quem se destina e as providências a serem tomadas. A tramitação de processos/protocolados entre unidades da USP será feita sempre através dos setores de protocolos, com exceção da Reitoria, cuja tramitação se faz através do serviço de expedição.

SISTEMA PROTEOS Não é permitida a tramitação de processos/protocolados sem registro de saída no PROTEOS. O extravio de documentos poderá acarretar apuração de responsabilidade administrativa tanto para o setor remetente como o setor de destino.

TELA INICIAL DO PROTEOS

TELA: CADASTRO Cadastro

TELA: ENTRADA Ao receber um processo/protocolado, a primeira providência é registrar sua entrada no setor através do PROTEOS. 97.5.112.43.1

TELA: ANEXAÇÃO Usada para juntada de protocolado a processos 07.5.15.43.2 89.1.154.43.1

JUNTADA DE DOCUMENTOS Quando um processo atingir em média 300 folhas, solicitar ao Protocolo a abertura de um novo volume. Não juntar nenhum documento a um processo em que conste o termo de encerramento. O novo volume terá sua numeração de folhas em seqüência à numeração finalizada no volume anterior. Todas as folhas juntadas devem ser obrigatoriamente numeradas e rubricadas.

JUNTADA DE DOCUMENTOS É proibido o uso de repetição de números seguidos de letras, por exemplo: 113 A, 35 B (este procedimento só é permitido ao DRH em caso de apostila de alteração do nome). Ao juntar um documento deve-se fazer o despacho de juntada:

Despacho de juntada/entranhamento de documentos (rodapé do verso da folha anterior à juntada) “Segue juntada das folhas de nº...... a......, ofício nº...........” (Setor, data, assinatura/carimbo)

EXEMPLO:

TELA: JUNTADA DOC OF.SP/118/08/IF 07.1.112.43.1 Juntou-se documento de fls. 12 a ...

TELA: DESPACHO Permite informar o despacho dado no processo. Abono de Permanência 99.1.121.43.2 SCEXPED-43

TELA : ALTERA DESPACHO Permite alterar um despacho dado incorretamente

OUTRAS TELAS DESARQUIVAMENTO – Desarquivar logicamente o processo permitindo tramitação, com a finalidade de atender pedidos de consulta ou para efetuar juntada de documentos; ARQUIVA PROCESSO – Registrar o arquivamento de processos;

OUTRAS TELAS CANCELA JUNTADA – Cancelar a juntada ou anexação de processo a processo ou protocolado a processo ocorrida de forma indevida; MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSO – permite cadastrar usuário que será comunicado por e-mail, sobre processos retidos ou extraviados no setor; SAÍDA - permite dar saída de processos e protocolados de um Setor;

TELAS DE CONSULTA Consulta

TELAS DE CONSULTA ACOMPANHA PROCESSO – Acompanhar o trâmite de processos ou protocolado sem a necessidade de consultar repetidamente o andamento dos mesmos. O sistema automaticamente envia um mail para o usuário cada vez que o processo ou protocolado marcado para acompanhamento sofre uma ação (entra ou sai de um setor, recebe um despacho, etc.)

TELAS DE CONSULTA ANDAMENTO – Mostrar os dados de um processo ou protocolado quando seu número é conhecido; BUSCA – Localizar um processo ou protocolado do qual não se conhece o número, mas sabe-se informações a respeito do interessado ou assunto; LISTA ASSUNTO – usado pela Seção de Expediente, para abertura de processos/protocolados, de acordo com o assunto informado pela seção responsável;

TELAS DE CONSULTA LISTA SETOR – apresenta as siglas dos setores e organograma do Instituto; LISTA USUÁRIOS – apresenta a lista com o nome e setores dos usuários cadastrados no PROTEOS; LISTA VOLUMES – permite verificar o número de volumes de um determinado processo; NEWS – Ler notícias do sistema; QUEM SÃO – Localizar informação sobre servidores (busca por nome)

RELATÓRIO Relatório

TELAS DE RELATÓRIO Através das telas de relatórios, podemos verificar: ABERTOS – Emitir relatório de processos e protocolados abertos no período especificado, (uso do protocolo) ENTRADAS – Emitir relatório de processos e protocolados que deram entrada em um setor em um período especificado; ENVIADOS – Emitir relatório de processos e protocolados que foram enviados a um setor e não tiveram sua entrada registrada (não deram entrada).

TELAS DE RELATÓRIO EXTRAVIADOS – todos os processos que estão extraviados (processos com saída de seu setor e que não deram entrada no setor de destino); LISTA ARQUIVADOS – Emitir relatório de processos arquivados em um setor; RETIDOS – Emitir relatório de processos e protocolados que estão parados (sem tramitação)   nos setores de Unidade; SAÍDAS DO SETOR - Emitir relatório de processos e protocolados que deram saída de um setor em um período especificado

LINK: AJUDA Através do link ajuda, poderá ser acessado o “Manual de Rotinas para Gestão de Documentos”, onde estão descritos todos os procedimentos de telas.

ORIENTAÇÕES GERAIS Não grampear nada nas capas dos processos. Não prender processos com elásticos ou barbantes. Retirar os grampos dos documentos que forem anexados aos processos. Não há mais a necessidade de envio de processos, protocolados em caderninhos. O acompanhamento deverá ser exclusivamente através do Sistema Proteos.

ORIENTAÇÕES GERAIS Os processos/protocolados com necessidade de serem encaminhados a outras Unidades/Órgãos e entregues em mãos, a saída no sistema Proteos, deve ser dada pelo próprio setor interessado, não havendo necessidade de passar pela Seção de Expediente do IF. Os processos/protocolados que chegarem a Seção de Expediente do IF, sem o cumprimento das normas estabelecidas, serão devolvidos para correção.

Havendo dúvidas por parte dos servidores, esta Comissão se coloca a disposição para as devidas orientações. Esperamos contar com a colaboração de todos.

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