A Digitalização Universidade de Brasília Departamento de Ciência da Informação e Documentação Profa.: Lillian Alvares

Aspectos Gerais O uso da tecnologia digital traz grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituições por excelência mantenedoras de fontes primárias de informação. No início essas instituições usavam a tecnologia digital para organizar as informações sobre seus acervos. Hoje utilizam os recursos digitais para armazenar, preservar e dar acesso aos conteúdos informacionais sob sua custódia.

Aspectos Gerais A digitalização é uma das medidas utilizadas em arquivos e bibliotecas para proceder a reformatação de seus acervos. O processo de reformatação é Adoção de medidas que visam transpor os dados informacionais de um determinado suporte para outro.

Aspectos Gerais Exemplos de reformatação: microfilmagem e digitalização. O processo de digitalização propicia os meios de se codificar documentos capturados através de um scanner ou máquina fotográfica digital e disponibilizá-los em forma de imagem, texto ou som para armazenagem, transmissão e recuperação em sistemas computadorizados.

Aspectos Gerais Diferente da microfilmagem, a digitalização não tem a finalidade de preservação do original, mas também cumpre esse papel na medida em que evita excessiva manipulação dos originais. Ela não substitui a cópia original. O produto da digitalização, a imagem digital, não substitui legalmente a informação armazenada no suporte original. Ela passa a ser um novo mecanismo de acesso ao conteúdo informacional.

Aspectos Gerais A digitalização requer basicamente os seguintes equipamentos: Scanner ou câmara digital para captar e converter a imagem. Computador para processá-la e armazená-la. Softwares para captura e manipulação de texto e imagens. Impressora ou um monitor para visualizá-la.

Diretrizes Básicas A Unesco criou um guia com as diretrizes básicas para os projetos de digitalização em Arquivos e Bibliotecas. Neste guia os autores alertam que é necessário a instituição estabelecer objetivos claros para um projeto de digitalização pois a digitalização é um processo caro e trabalhoso.

Diretrizes Básicas No sentido de estabelecer claramente os objetivos de um projeto de digitalização é necessário responder algumas perguntas antes de iniciar um projeto desta magnitude tais como: O projeto objetiva atender aos usuários? Visa atender a necessidade de preservação do material? Visa aproveitar uma oportunidade de verba? A instituição tem verba suficiente para a realização do projeto? A instituição tem pessoal qualificado para isso? A instituição tem capacidade e infra-estrutura técnica para a realização do projeto?

Diretrizes Básicas Se a instituição conseguir delimitar e responder a essas perguntas básicas tem-se um bom começo para a realização do projeto. Segundo o guia da Unesco, para arquivos e bibliotecas a digitalização pode ter como principais objetivos: Possibilitar acesso ao conteúdo informacional que encontra-se em suporte de difícil acesso. Disponibilizar novas formas de uso e acesso aos acervos que tem alta demanda de uso, aumentando os grupos de usuários. Contribuir para a preservação dos acervos, reduzindo o manuseio e o acesso físico ao material original, criando uma cópia de segurança do material original.

Diretrizes Básicas O projeto de digitalização a ser implantado em arquivos deve contemplar os seguintes pontos: Critérios de seleção do material. Critérios de conversão. Critérios para controle de qualidade da digitalização. Gerenciamento da coleção. Disponibilização e armazenamento do acervo digital.

Diretrizes Básicas É necessário ressaltar que mesmo respondendo a todos estes critérios também é preciso saber se a infra-estrutura disponível possibilita a digitalização deste acervo, pois: muitas vezes a tecnologia disponível na instituição não possibilita a digitalização de certos materiais, tais como as fitas de áudio e os mapas e plantas de grandes dimensões.

Definições Técnicas As definições técnicas para a atividade de digitalização são decisões técnicas a serem seguidas no momento da criação da imagem digital para determinado acervo, tendo a finalidade de estabelecer um produto de qualidade. Essas decisões devem levar em conta as características do material a ser digitalizado juntamente com as características técnicas do equipamento a ser utilizado e a finalidade da digitalização.  

Definições Técnicas Para um projeto que tem como objetivo preservar o original e criar um formato digital para acesso aos conteúdos de informação é necessário estabelecer decisões técnicas diferenciadas. A imagem para fins de preservação deve ter uma alta qualidade e deve retratar mais fielmente possível às características do acervo original.

Definições Técnicas Se o objetivo é disponibilizar um novo formato de acesso ao conteúdo original, o projeto deve estabelecer critérios para a geração de uma imagem que possa ser facilmente acessada por computador assim como ser copiada para outros sistemas ou impressa. Essa imagem não deve ter o mesmo padrão de uma imagem para fins de preservação ele deve ser de fácil manipulação e pode ser gerada utilizando-se os recursos técnicos de melhoria para criação de uma imagem.  

Definições Técnicas É necessário estabelecer sempre os melhores critérios possíveis de captura da imagem, pois a qualidade da captura da imagem original e a qualidade dos equipamentos determinam a qualidade da imagem produzida a partir do arquivo digital.

Definições Técnicas Podemos então estabelecer os seguintes critérios de captura de uma imagem padrão Melhor qualidade de resolução e definição (e consequentemente ocupando espaço grande de memória do computador) são as imagens para fins de preservação. Essa imagem é a cópia master e a partir dela derivarmos imagens que possam servir para projetos que objetivam o acesso e reprodução, que devem ser imagens de boa definição mas com tamanho pequeno que facilite a manipulação, reprodução e impressão (imagens compactadas).  

Resolução da Imagem Os critérios técnicos de qualidade da imagem são estabelecidos a partir da definição da resolução da imagem que é determinada pelo número de pixels usados para criar a imagem é expressado por dpi (dots per inch) ou pontos por polegadas, quanto mais pontos por polegadas, maior é a exatidão da imagens.

Resolução da Imagem A quantidade de dpi também é utilizada para avaliar a qualidade do equipamento de captura da imagem, a máquina digital ou o scanner. Quanto maior pontos por polegadas um equipamento de captura atingir mais capacidade ele tem de gerar uma imagem de melhor exatidão.

Compressão de Imagens A compressão das imagens é usada nos casos em que as imagens precisam ser acessadas e manipuladas em meio digital. A compressão é usada para reduzir o tamanho do arquivo para que o mesmo possa ser processado, armazenado e transmitido como uma imagem digital, normalmente em uma rede.  

Compressão de Imagens As técnicas de compressão utilizadas consistem na eliminação de “partes” da imagem que tendem a ser imperceptíveis ao olho humano, para que elas fiquem mais leves e mais facilmente manipuláveis. Mesmo assim, a qualidade da imagem pode às vezes ser afetada por esse processo.

Compressão de Imagens A compressão das imagens é usada nos casos em que as imagens precisam ser acessadas e manipuladas em meio digital. A compressão é usada para reduzir o tamanho do arquivo para que o mesmo possa ser processado, armazenado e transmitido como uma imagem digital, normalmente em rede de comunicação de dados.

Resolução da Imagem As imagens com alta resolução, que devem servir como imagens master, para gerar outras imagens. As imagens de baixa resolução que devem ser usadas para manipulação e acesso. 

Acesso a Informação Digital O acesso a conteúdos reformatados digitalmente se dá através de Sistema de Recuperação de Informação que comporte um banco de dados para armazenamento dos conteúdos, contendo sua descrição e um sistema que possibilite a busca a partir dos elementos de recuperaçãop (palavras-chaves , indexadores , taxonomia ou ontologia, etc.) O acesso pode ser através de uma rede de comunicação externa, ou interna.

Acesso a Informação Digital Destaque para a etapa de tratamento da informação que envolve as atividades de descrição física da informação além do estabelecimento de diretrizes para o tratamento de conteúdo quando se inclui banco de dados. Os dados de descrição física e de conteúdo serão os mecanismos chaves para a pesquisa e o acesso ao conteúdo digital.

Acesso a Informação Digital A instituição deve prever custos com a aquisição de um sistema de gerenciamento de banco de dados, pensando em um sistema que possibilite o acesso por rede local ou que possibilite o acesso remoto, através da internet. O mercado de software dispõe de vários pacotes que podem executar as atividades de gerenciamento de um banco de dados de armazenamento e acesso, assim com a estruturação de redes de acesso local e remoto.

Acesso a Informação Digital Os custos de aquisição, manutenção e desenvolvimento desses sistemas não são baixos. O trabalho de concepção do sistema de gerenciamento do banco de dados deve ser feito considerando o que já existe de estrutura física de rede ou de aquisição ou melhoria de toda a infra-estrutura.

Acesso a Informação Digital No caso de aquisição de um sistema de gerenciamento de banco de dados ou do uso de uma plataformas de criação de banco de dados ele deve ser concebido em consonância com o que já é utilizado dentro da instituição ou que pode ser adaptado à instituição. Uma saída para diminuir os custos de criação e gerenciamento de um banco de dados de acesso a conteúdos digitais é o uso de softwares livres que são gratuitos, mas exige um investimento da instituição em pessoal capacitado para criar e administrar esses sistemas.

Problemas mais comuns

Degradação dos Discos Amolecimento devido ao calor  Desenvolvimento de microorganismos nas camadas de revestimento e nos sulcos Descolamento das camadas. Falta de informação quanto à vida útil Mudanças sistemáticas do suporte de leitura Imprecisões por perda de dados em algumas áreas do disco.

Cuidados

Armazenagem e Manuseio em Meio Digital Manter distante de campos magnéticos. Mobiliário de madeira tratada contra combustão e insetos, ou de aço, com revestimento em verniz polimerizado. Caixas de plástico inerte, como o polipropileno. Iluminação incandescente, de baixa potência Máximo cuidado contra a entrada de poeira e rotinas de limpeza. Manuseio sempre com luvas de algodão. Suspenso 20 cm do chão e com orifícios que permitam a ventilação.