Gerência do Custo do Projeto Gerência de Projetos de Informática Gerência do Custo do Projeto Gerência do Custo do Projeto Cláudio Martins claudiomartins2000@gmail.com

Objetivos da Aula Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar os custos de um projeto na visão do PMBOK

Gerência do custo - objetivo Gerência do custo: assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado para o projeto

Gerência do Custo do Projeto Consiste no custo dos recursos necessários a implementação das atividades do projeto Considera também os efeitos das decisões do projeto no custo de utilização do produto do projeto

Gerência do Custo do Projeto Baseado na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Obtido na Gerência do Escopo O custo deve ser estimado e aprovado, só podendo sofrer mudanças em casos necessários Deve-se respeitar a sistemática do Controle dos Custos

Processos da Gerência do Custo Planejamento dos Recursos. Estimativa dos Recursos Orçamentação dos Custos Controle dos Custos

Processos da Gerência do Custo Planejamento dos Recursos Determinar quais recursos (e em que quantidade) devem ser utilizados para executar as atividades do projeto Recursos: pessoas, equipamentos, máquinas, etc. Estimativa dos Recursos Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para as atividades do projeto Atividades: Definido da Gerência do Tempo

Processos da Gerência do Custo Orçamentação dos Custos Alocar as estimativas de custos globais aos itens individuais de trabalho Controle dos Custos Controlar as mudanças no orçamento do projeto

Processo: Planejamento dos Recursos Este processo envolve: Determinar quais recursos físicos serão necessários; Em que quantidade esses recursos serão necessários. Essa avaliação deve levar em consideração todas as atividades descritas no projeto

Planejamento dos Recursos

Processo: Planejamento dos Recursos

Planejamento dos Recursos: Entradas Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Entrada fundamental do planejamento dos recursos Identifica os elementos do projeto que necessitarão de recursos Informações históricas Informações relativas aos tipos de recursos requisitados em projetos anteriores similares

Planejamento dos Recursos: Entradas Declaração do escopo Saída do processo Planejamento do Escopo Contém a justificativa e os objetivos do projeto Ambos devem ser considerados durante o planejamento dos recursos! Descrição do quadro de recursos O conhecimento de quais recursos estão disponíveis é necessário para o planejamento

Planejamento dos Recursos: Entradas Políticas organizacionais Relativas tanto ao quadro de pessoal quanto ao aluguel/compra de suprimentos e equipamentos

Processo: Ferramentas e Técnicas Avaliação especializada Será frequentemente requisitada para avaliar as entradas deste processo Possíveis fontes: Consultores externos; Associações técnicas; Grupos industrias; Identificação de alternativas Uso de técnicas como brainstorming

Planejamento dos Recursos: Saídas Recursos requeridos A saída deste processo é a descrição de quais tipos de recursos serão necessários e suas respectivas quantidades para cada elemento do EAP

Estimativa de Custos

Processo: Estimativa dos Custos Inclui identificar e considerar várias alternativas de custo Ex.: Alocar mais recursos na fase de planejamento reduz o custo da fase de execução/controle Objetivo: desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para as atividades do projeto

Observação importante Custo: quanto a organização irá gastar para produzir o produto/serviço Preço: decisão de negócio Quanto a empresa cobrará pelo produto CUSTO ≠ PREÇO

Processo: Estimativa dos Custos

Estimativa dos Custos: Entradas Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Usada para organizar a estimativa dos custos e assegurar que todo o trabalho identificado foi estimado Recursos requeridos Descrito no processo anterior

Estimativa dos Custos: Entradas Custo unitário de recursos As taxas unitárias dos recursos devem ser conhecidas Ex.: Custo horário de pessoal Se não existir esta informação, ela poderá ser estimada Estimativas da duração da atividade Resultado do processo Estimativa da Duração das Atividades Afeta as estimativas de custo de qualquer projeto que inclua subsídios para os custos de financiamento Ex.: Taxas de juros, etc.

Estimativa dos Custos: Entradas Informações históricas Arquivos de projeto anteriores, que auxiliarão na elaboração da estimativa dos custos Bases de dados comerciais para a estimativa dos custos Informações históricas, usualmente, estão disponíveis comercialmente Conhecimento anterior da equipe do projeto Informações menos confiáveis do que as documentadas

Estimativa dos Custos: Entradas Plano de Contas Descreve a estrutura utilizada pela organização para reportar as informações financeiras para o seu sistema geral de contabilidade

Processo: Ferramentas e Técnicas Estimativas por analogias Usa-se os custos reais de projetos anteriores similares como base para a estimativa do custo do projeto corrente Frequentemente utilizada quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto São geralmente menos dispendiosas do que outras técnicas, contudo são menos precisas Estratégia top-down

Processo: Ferramentas e Técnicas Modelo paramétrico Utiliza-se modelos matemáticas para prever os custos do projeto Tanto o custo quanto a precisão do modelo variam amplamente Será mais realista quando: As informações históricas usadas no desenvolvimento forem precisas; Os parâmetros usados no modelo forem prontamente quantificáveis; O modelo for escalonável (funcionar bem tanto para pequenos como grandes projetos) EXEMPLOS: hora padrão da mão-de-obra especializada, custo da hora máquina, custo da página web construída, etc.

Processo: Ferramentas e Técnicas Modelo paramétrico Resumo das Etapas para Produção e Utilização de um Modelo Paramétrico de Custo

Processo: Ferramentas e Técnicas Estimativas de “baixo para cima” (bottom-up) Estima o custo individual dos itens de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto Itens mais detalhados de trabalho aumentam tanto o custo como a precisão

Processo: Ferramentas e Técnicas Ferramentas computadorizadas Software de Gerenciamento de Projetos Software para estimativas de custos Planilhas computadorizadas Ferramentas estatísticas e de simulação

Estimativa dos Custos: Saídas Estimativas de custo Avaliação quantitativa dos prováveis custos dos recursos necessários para a implementação das atividades Os custos devem ser estimados para TODOS os recursos que estarão empenhados no projeto As estimativas de custo podem ser expressas em diversas unidades monetárias

Estimativa dos Custos: Saídas Detalhes de suporte Documentação básica da estimativa Documentação de qualquer premissa adotada Plano de gerência do custo Descreve como as variações no custo serão gerenciadas Ex.: respostas diferentes para problemas menores ou maiores

Orçamentação

Processo: Orçamentação dos Custos Estabelece um baseline de custo para medir o desempenho do projeto “Objetiva alocar as estimativas dos custos globais aos itens individuais de trabalho”

Processo: Orçamentação dos Custos

Orçamentação dos Custos: Entradas Estimativas de custo Obtidas no processo anterior Avaliação quantitativa dos prováveis custos dos recursos necessários para a implementação das atividades Estrutura analítica do projeto (EAP) Identifica os elementos do projeto para os quais os custos serão alocados

Orçamentação dos Custos: Entradas Cronograma do Projeto Inclui as datas planejadas de início e as datas estimadas de término para os elementos do projeto Essa informação é importante tendo em vista a alocação de recursos para a data em que ele for realmente ocorrer

Processo: Ferramentas e Técnicas Ferramentas e técnicas para a estimativa de custo As ferramentas e técnicas vistas no processo “estimativa do custo” são também usadas para o desenvolvimento dos orçamentos dos itens de trabalho

Orçamentação dos Custos: Saídas Baseline do custo Orçamento referencial que será utilizado para medir e monitorar o desenvolvimento do projeto É desenvolvido através da totalização das estimativas de custo

Orçamentação dos Custos: Saídas

Necessidade de financiamento do projeto Orçamentação – Saídas Necessidade de financiamento do projeto Derivada da linha de base de custos Margem para prever início acelerado ou estouros Quantias incrementais e não contínuas Reserva para contingências Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Mudanças solicitadas

Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Orçamentação – Saídas Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Solicitações de mudança aprovada Mudanças solicitadas Podem ser geradas por este processo Processo de controle integrado de mudanças

Processo: Controle dos Custos

Processo: Controle dos Custos Objetivos Monitorar o desempenho do custo para detectar as variações do plano Detectar as variações em relação à linha de base dos custos Compreender as oscilações encontradas Impedir que mudanças não-autorizadas ou inapropriadas sejam incluídas

Processo: Controle dos Custos Objetivos Registrar corretamente TODAS as mudanças relacionadas a custos Informar adequadamente as mudanças para as partes envolvidas

Processo: Controle dos Custos O controle do custo inclui explicitar a motivação das variações, tanto positivas quanto negativas Deve estar integrado com outros processos de controle Mais especificamente, o processo “Controle Geral de Mudanças” (Gerência da Integração do Projeto) Conseqüências desastrosas podem advir dessa falta de integração!

Processo: Controle dos Custos

Controle dos Custos: Entradas Baseline do custo Descrito no processo anterior Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o andamento dos custos Ex.: quais orçamentos estão sendo alcançados e quais não Podem alertar a equipe de problemas em potencial

Controle dos Custos: Entradas Requisições de mudança Mudanças usualmente requererem um aumento/diminuição do orçamento previsto Plano de Gerência do Custo Descrito anteriormente no processo “Estimativa dos Custos”

Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudança do custo Define os procedimentos pelos quais o baseline do custo pode ser alterado Inclui: Manuais Sistemas de acompanhamento Níveis de aprovação necessários para autorizar a mudança Deve estar integrado com o processo Controle Geral de Mudanças

Ferramentas e Técnicas Medidas de desempenho Auxiliam na análise da dimensão de qualquer variação que ocorra Fornece subsídios para o gerente determinar se ações corretivas são ou não necessárias

Ferramentas e Técnicas Técnica do valor agregado (TVA) Valor planejado (VP) Valor agregado (VA) Custo real (CR) Variação de custos (VC = VA - CR) Variação de prazos (VP = VA - VP) Índice de desempenho de custos (IDC = VA/CR) Índice de desempenho de prazos (IDP = VA/VP)

Técnicas e Ferramentas (III)

Ferramentas e Técnicas Planejamento adicional Mudanças podem exigir novas estimativas e novo planejamento

Ferramentas e Técnicas

Ferramentas e Técnicas Ferramentas computadorizadas Frequentemente utilizadas para acompanhar o custo planejado versus o custo real Pode-se utilizar softwares de gerenciamento de projetos e planilhas

Controle dos Custos: Saídas Estimativas de custo revisadas Modificações nas informações de custo utilizadas para gerenciar o projeto Essas modificações podem ou não requerer ajustes em outros aspectos do plano geral do projeto Atualizações do orçamento São mudanças no baseline aprovado Geralmente revisados em resposta a mudanças no escopo

Controle dos Custos: Saídas Estimativa na conclusão Previsão do custo total do projeto baseada no desempenho do mesmo São baseadas no custo real até a data mais um dos três itens a seguir: O orçamento restante modificado por um fator de desempenho (usado em variações típicas); Uma nova estimativa para todo o trabalho restante (usado quando premissas do projeto original se mostraram imperfeitas); O orçamento restante (variações atípicas).

Controle dos Custos: Saídas Ações corretivas Ação tomada no sentido de ajustar o desempenho futuro esperado Lições aprendidas As lições aprendidas durante o controle do custo devem ser documentadas em uma base de dados histórica

Exemplo de Planilha de Orçamento  O custo total geral do projeto será a soma dos custos de todas as atividades

Bibliografia “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)”. Project Management Institute.