Análise e Desenho de Formulários Prof. Virginia PO07

O que é um Formulário É um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra; É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não. Prof. Virginia PO07

Indicadores de Problemas da Análise e Desenho de Formulários Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; Permanência de problemas após a racionalização de trabalho (não incluindo a racionalização de formulário); Demora na utilização; Formação de filas (em menor escala) na administração pública. Prof. Virginia PO07

Objetivos na Análise e Desenho de Formulários(1) Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados; Uniformizar procedimentos; Centralizar controles, evitando dispersões e gasto desnecessário de tempo; promover a criação e o desenvolvimento do formulário; fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários; Prof. Virginia PO07

Objetivos na Análise e Desenho de Formulários(2) Harmonizar seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento; compatibilizar sua ação com a experiência demonstrada pelo pessoal (interno e externo à organização) em termos de seu preenchimento e manipulação; dar ao formulário o papel de agente integrador da informação na empresa Prof. Virginia PO07

Estratégia na Análise e Desenho de Formulários Questões abrangentes, que são as que versam sobre todos os formulários da organização. Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e, portanto, válidas apenas para o formulário. Questões de integração, que são as que abordam o formulário em estudo e as relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da empresa. Prof. Virginia PO07

Questões Abrangentes Os formulários usados por toda a empresa foram estudados por uma gerência ou por todas? A aprovação de formulários é centralizada em uma única gerência? Os formulários são codificados e classificados? A gerência responsável pelos formulários verifica a necessidade de se continuar com os formulários em uso? Existe suprimento para 60 dias, por ex., de um formulário de uso freqüente? Prof. Virginia PO07

Questões Específicas O objetivo está claramente colocado na parte superior? O tamanho é apropriado para seu manuseio, incluindo seu preenchimento? O corte do formulário obedece aos padrões estabelecidos pela ABNT? Os lançamentos são feitos de forma a economizar esforços? Se o formulário for preenchido pelo computador, o espaçamento é adequado? Prof. Virginia PO07

Questões de Integração Qual a importância do formulário em estudo no processo em que se situa? O formulário oferece condições de vir a compor um sistema de informações útil à organização? Num sistemas de Informações computadorizadas, o formulário em estudo tem alguma participação nesse sistema? Qual? Existe um Fluxograma de documentos do formulário em estudo? É comum funcionários de outras unidades solicitarem informações a respeito do formulário em estudo? Prof. Virginia PO07

Etapas da Ação Estratégica Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação. Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de Informações. Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação. Criação de novos formulários Teste dos formulários. Prof. Virginia PO07

TÉCNICAS 1) Técnica Periférica Escalonamento das Informações por prioridade de consulta; Ordenamento das Informações segundo sua origem; Dimensionamento dos campos a serem preenchidos; Atender o contraste das cores; Cálculo de consumo e estabelecimento do estoque mínimo e máximo; Determinação do tempo de duração e freqüência de manuseio do formulário. Prof. Virginia PO07

2) Técnica Comparativa Exige do responsável pelo estudo, um conhecimento acima do razoável, do funcionamento da organização; Através da análise e discussão da comparação dos itens do formulário permite várias alternativas de ação possíveis na reformulação de formulários. Prof. Virginia PO07

Recomendações Finais (1) Em formulários de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastando a utilização do logotipo, suficiente para a identificação; A redação deve ser clara, objetiva e acessível a quem responde, e não a quem pergunta; Não usar terminologia específica de certas áreas do saber; Usar campos definidos para resposta; Evitar linha pontilhada para resposta; Prof. Virginia PO07

Recomendações Finais (2) Prever o uso de equipamentos eletrônicos; Usar as cores adequadamente; Considerar o custo final da confecção do formulário; Não esquecer a margem para arquivamento do formulário; A linha contínua forte deve ser usada para separar categorias de questões. Usando siglas e abreviações, explicar seu significado. Prof. Virginia PO07