CAF: Melhorar as organizações públicas através da auto-avaliação Cristina Evaristo Seminário CAF - Açores 30 JUN 2005

História principais momentos Presidência Portuguesa da UE 1998 2000 2001 2002 2003 2005 2006 Decisão DG IPSG/ CAF WG 1CQ – Lx CAF 2000 Criação do CR CAF no EIPA Revisão CAF 2CQ – Copenhaga CAF 2002 CAF survey (1º) 1 E CAF Event - Roma CAF survey (2º) 2 E CAF Event - Lux Revisão CAF 2006

Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública SIADAP Funcionários e Agentes Das pessoas AVALIAÇÃO do DESEMPENHO Dirigentes intermédios Das organizações Auto-Avaliação Serviços de controlo e de auditoria Entidades externas Orientação da DGAP para utilizar a CAF A DGAP é responsável pela coordenação, acompanhamento e avaliação das iniciativas de divulgação e implementação da CAF

O caminho da CAF em Portugal Consolidação 2006 know-how Manual CAF Partilha (comunidade utilizadores) 2005 Formação DECAF Partilha Evento CAF 2004 Ferramentas Versão portuguesa Grelha e questionários 2003 2002 Aprendizagem Caso piloto CMO 2001 Abordagem Top-Down Bottom-up

O que é a CAF… Modelo p/ diagnóstico organizacional (baseado em evidências) Permite às organizações públicas compreender e utilizar técnicas de gestão da qualidade Adaptado ao sector público Ponto de partida para Melhoria Continua Gratuito Europeu

Dinâmica da CAF 9 critérios – principais aspectos a ter em conta numa análise organizacional (5 Meios/4 Resultados) 27 sub-critérios Tabela de pontuação para Meios e Resultados

Ciclo da auto-avaliação (orientações) Decisão de melhorar a organização Criar e preparar a Equipa de Auto-Avaliação (representativa, operacional) Comunicar o projecto à organização Recolher as evidências, aplicar questionários, preencher a Grelha de Auto-Avaliação Pontuar os critérios/sub-critérios; chegar a consensos Relatório final com os resultados da AA: pontos fortes + oportunidades de melhoria Planeamento Liderança Comunicação Envolvimento Implementação Resultados

Ciclo da melhoria do desempenho ACT PLAN CHECK DO Resultados da AA Identificar AM Plano de Melhorias para melhorar o desempenho Níveis de Excelência EFQM (C2E) – protocolo DGAP/APQ

Manual da CAF O modelo CAF Processo de Auto-Avaliação O que se segue ao processo de AA Factores de sucesso Materiais de apoio Grelha de AA Modelos de questionários e entrevista Glossário Bibliografia

DECAF Diploma de Especialização CAF Agentes CAF Formato: b-learning (e-learn + presencial) Parceria DGAP/INA Aprendizagem pela prática (actividades + Trabalho Final) Competências comportamentais (factores-chave) 1ª Edição: 200h (e-learn + presencial) 28 participantes

Resultados (percepções): DECAF... (cont.) Programa: Enquadramento da CAF; Dinâmica da CAF; Liderança do projecto; Aplicação da CAF; Comunicar a CAF; Follow-up; Comunicação para a mudança;Trabalho final. Resultados (percepções): Aquisição de competências e conhecimentos p/ disseminar e aplicar a CAF Aumento dos utilizadores da CAF (efectivos e potenciais) Impacto esperado: iniciativas de disseminação e implementação da CAF em cada ministério.

Outros meios de promoção da CAF em Portugal Parcerias com organismos Consultoria: por telefone e presencialmente Distribuição de brochuras da CAF gratuitamente Realização de acções de sensibilização nos serviços Informação e ferramentas no site da DGAP

Ferramentas ao nível Europeu Centro de Recursos CAF (EIPA) www.eipa.nl Eventos Europeus CAF

2nd CAF Survey - conclusões Aumento do uso da CAF (500 – 2003; 900 – 2005; 1900 – 2006) Aumento do apoio politico para os modelos TQM (encorajar e não impor) Aumento das iniciativas e actividades relacionadas c/ a CAF (formação, linhas de orientação, etc.) CAF adequa-se a todos os tamanhos de organizações (50 % tinha entre 100 a 1000 colaboradores) Preferência pela CAF relativamente a outros modelos TQM: fácil de usar, baixos custos e adaptação ao sector público Mais usada: serviços da A. Central; tipo de organismos de administração descentralizada

2nd CAF Survey - conclusões Validação metodológica externa? Avaliador/assessor externo (38); sem validação (33); agência responsável pela CAF (32) = preferência pelo sector público A Comunicação em todas as fases do processo mantém-se como um dos pontos fracos no processo de auto-avaliação Maioria das organizações iniciou acções de melhoria após aplicação da CAF e 95% pretendem aplicar a CAF de novo = inicio de uma cultura permanente de TQM Benchmarking: 2/3 afirmam ter descoberto boas práticas durante a auto-avaliação e preparam-se para partilhá-las com outros www.eipa-nl

Próximos passos Nacional Internacional: Publicação Manual de Aplicação CAF 2ª Ed. DECAF (?) Estudo Nacional s/ a CAF CD-ROM interactivo de GQ em serviços públicos Página da CAF no site DGAP Grelha digital de AA Internacional: Revisão da CAF (CAF 2006) Mais e melhores serviços e produtos oferecidos pelo CR CAF (EIPA)

Obrigado! cristina.evaristo@dgap.gov.pt