Disciplina:Sistemas de Informação UNIVERSIDADE CAMILO CASTELO BRANCO UNICASTELO – CAMPUS DESCALVADO Curso: ADMINISTRAÇÃO Disciplina:Sistemas de Informação Prof. FABIO RUY e-mail: faruy@ig.com.br

Sistema de Informações Gerenciais - SIG

Definição: É o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. O SIG abrange o estratégico, tático e operacional.

IMPORTANTE: Há uma grande interligação do sistema de informações gerenciais com o processo decisório. É necessário um sistema de informações eficiente para um processo adequado de decisões. A forma de apresentação da informação pode afetar sua utilização. A informática é uma inovação tecnológica que permite o armazenamento e tratamento da informação. As empresas têm tratado a informação como um recurso vital. Ela afeta e influencia a produtividade, a lucratividade e as decisões estratégicas das empresas. Para o processamento da informação, são necessários recursos tecnológicos e humanos, novas formas de coordenação e controle.

A IMPORTÂNCIA DO SIG NAS EMPRESAS BENEFÍCIOS QUE O SIG PODE TRAZER: Redução de custos nas operações. Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço. Melhoria na produtividade. Melhorias nos serviços realizados e oferecidos. Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão.

Cont. Benefícios que o SIG pode trazer: Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações. Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema. Redução do grau de centralização de decisões na empresa Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

Vantagens básicas do SIG: Envolvimento com o SIG. É um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados. Exige competência intrínseca às pessoas que irão utiliza-lo. O uso de um plano mestre. A atenção específica ao fator humano da empresa. A habilidade para identificar a necessidade de informações. A habilidade para tomarem decisões com informações. O apoio global dos vários planejamentos da empresa.

Vantagens básicas do SIG: O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e dos procedimentos inerentes aos sistemas. O apoio catalisador de um sistema de controladoria. O conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais. A existência de dados e informações relevantes e atualizados. A adequada relação custo versus benefício.

Esquema básico do SIG: O sistema de informações é representado pelo conjunto de subsistemas. Permite caracterizar as informações básicas que serão necessárias à contribuição dos cadastros de cada subsistema. A empresa deve ser enfocada do ponto de vista de suas funções e atividades, independentemente da estrutura organizacional vigente.

Áreas funcionais do SIG: Marketing; Produção; Administração financeira; Administração de materiais; Administração de recursos humanos; Administração de serviços; Gestão empresarial.

As áreas do SIG . . . Subdividem-se em funções necessárias ao funcionamento de uma empresa. É por meio da execução das funções e atividades que se alcançam produtos bem definidos. Do intercâmbio entre as funções formalizam-se as informações, gerando um fluxo formal e racional de informações da empresa.

RELATÓRIOS DE UM SPT x SIG: A principal diferença entre os relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomada de decisão gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as decisões tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos rotineiras. Enquanto um SPT dá suporte mais freqüentemente à eficácia da organização, um SIG dá suporte a eficácia gerencial.

“Entrada” em um SIG: Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG são dados internos. Isto é, antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas.

Fontes de Dados Internas para o SIG Os sistemas de informações gerenciais são as principais fontes de dados de entrada para um SIG. A missão estratégica ou plano da organização é uma outra importante fonte interna de dados.

Fontes de Dados Externas para o SIG Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT.

UTILIZAÇÃO DOS DADOS: O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados, basicamente através do fornecimento de relatórios predeterminados.

EXEMPLO: Mais do que apenas obter uma listagem cronológica das atividades de vendas durante as últimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados semanais de venda da sua organização, em um formato tal que ele possa facilmente ver a atividade de vendas por região, por representante local de vendas, por produto e mesmo em comparação às vendas do último ano.

“Saídas” de um SIG: A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Esses relatórios incluem relatórios programados, relatórios por solicitação e relatórios de exceção.

RELATÓRIOS PROGRAMADOS: São produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal. Por exemplo, um gerente de produção poderia utilizar um relatório resumido semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os custos de mão-de-obra e das tarefas.

RELATÓRIO INDICADOR DE PONTOS CRÍTICOS: Um tipo especial de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques, atividades de produção, volume de vendas, etc. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização, de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio.

RELATÓRIOS SOB SOLICITAÇÃO: São desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Em outras palavras, esses relatórios são produzidos sob solicitação. Um executivo, por exemplo, pode querer saber o nível de estoque de um item em particular.

RELATÓRIOS DE EXCEÇÃO: São relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer uma atitude da administração. Por exemplo, um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis. O relatório de exceção gerado por esse parâmetro conteria apenas aqueles itens com menos de 50 unidades no estoque.

EXEMPLO DE UM SIG DE MARKETING: O SIG de Marketing dá apoio à atividade administrativa nas áreas de desenvolvimento do produto, distribuição, decisões de preços, eficácia promocional e previsão de vendas.

ENTRADAS – FONTES INTERNAS O plano estratégico ou políticas corporativas. O marketing se baseia no plano estratégico de alvos e projeções de vendas da organização. Por exemplo, um plano estratégico poderia indicar que se espera um aumento fixo de 8% nas vendas nos próximos 5 anos. Um relatório de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das vendas atuais em termos desta meta estratégica. Além das projeções de vendas, o plano estratégico pode conter informações sobre as necessidades projetadas da força de vendas, determinação de preços de produtos e serviços, canais de distribuição e características de novos produtos.

ENTRADAS – FONTES INTERNAS SPT. O SPT contém uma grande quantidade de dados de vendas e marketing sobre produtos, clientes e força de vendas. Os dados de venda sobre produtos podem revelar quais os produtos que estão vendendo em grandes volumes e quais os mais lentos nas vendas. Os relatórios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de venda por cliente, por produto e por área do país. O SIG de marketing organizaria esta informação de modo a ser útil na formulação de planos de vendas e promocionais. Os dados de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a lucratividade global. O desempenho da força de vendas pode também ser monitorado a partir dos dados coletados no SPT, de modo que bônus e programas de incentivos possam ser desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuação.

ENTRADAS – FONTES EXTERNAS A concorrência. Dados sobre concorrentes Tais como novos produtos e serviços, estratégias de fixação de preços, pontos fortes e fracos de uma linha de produto de um concorrente, embalagem, marketing e distribuição de produtos para clientes – são importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes estão fazendo ou capazes de fazer no futuro é de grande utilidade para o projeto de novos produtos e serviços. Dados da concorrência podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras e programas de vendas oferecidos pela concorrência são fontes típicas. Os clientes e outros associados comerciais também fornecem dados. O processo de obtenção de informações sobre o concorrente é freqüentemente chamado de inteligência de marketing.

ENTRADAS – FONTES EXTERNAS O mercado. Uma fonte externa adicional de informações úteis para o SIG de marketing é o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados úteis sobre o mercados que já estão servidos pela empresa pode ser obtida do SPT, porém a visão do comportamento e preferências do comprador em novos mercados só pode ser obtida de fontes de fora da empresa.

SUBSISTEMAS E SAÍDAS DO SIG DE MARKETING: Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto, distribuição, promoção e preços. Esses subsistemas e suas saídas ajudam os administradores e executivos de marketing a aumentar as vendas, reduzir despesas de “marketing” e desenvolver planos para que futuros produtos e serviços atendam às necessidades dos clientes.

RELATÓRIOS QUE PODEM SER GERADOS: Diversos relatórios podem ser gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões de vendas. O relatório de vendas por produto . O relatório de vendas por vendedor. O relatório de vendas por cliente . Dentre outros relatórios . . .