Planejando a comunicação LAB. Comunicação Institucional MS. Rosane Steinbrenner Março 2010

O ato de planejar faz parte da história do ser humano, pois o desejo de transformar sonhos em realidade objetiva é uma preocupação marcante de toda pessoa. Em nosso dia-a-dia, sempre estamos enfrentando situações que necessitam de planejamento, mas nem sempre as nossas atividades diárias são delineadas em etapas concretas da ação, uma vez que já pertencem ao contexto de nossa rotina. Entretanto, para a realização de atividades que não estão inseridas em nosso cotidiano, usamos os processos racionais para alcançar o que desejamos.

Planejamento é: Ato de inteligência Modo de pensar sobre determinada realidade ou situação Processo racional lógico estudos questionamentos diagnósticos tomada de decisões definição de objetivos e estratégias alocação de recursos acompanhamento e ajuste das ações

O Planejamento: Nível macro – orientado para países e regiões Nível micro – quando se destina às organizações individualizadas

Planejamento é diferente de: Previsão percepção provável do futuro Projeção prognóstico do futuro com base em situações do passado Predição diz de um futuro porém sem elementos de controle Solução de problemas caráter imediatista e transitório

Planejamento é: mediação entre o futuro e o presente Capacidade de antecipar análise da eficácia futura prever possibilidades quando a predição é impossível Necessidade de perceber cenários alternativos e desenhar operações e estratégias lidar com surpresas Capacidade de diminuir a vulnerabilidade do plano por meio de planos de contingência mediação entre o passado e o futuro Aprender com o passado e os erros cometidos mediação entre o conhecimento e a ação Síntese entre a apropriação acumulada do saber técnico e a expertise política (prática)

O Planejamento : ...” constitui um processo complexo e abrangente. Possui dimensões e características próprias, implica uma filosofia e políticas definidas e é direcionado por princípios gerais e específicos. Não é algo “solto” e isolado de contextos. Está sempre vinculado a situações e a realidades da vida de pessoas, grupos e das mias diversas organizações e instituições da esfera pública e privada. “ (KUNCH, 2003, p.205)

Planejamento é: o processo de busca de equilíbrio entre meios e fins, entre recursos e objetivos, visando ao melhor funcionamento de empresas, instituições, setores de trabalho, organizações grupais e outras atividades humanas.

Princípios do Planejamento: Contribuição aos objetivos totais (papel fundamental) Função de precedência (precede as demais funções administrativas (organização, direção, controle) Abrangência (exerce influência generalizada e provoca modificações necessárias no todo dos recursos empregados) Eficiência (alcance de objetivos com mínimo de problemas e de consequências indesejáveis)

Eficiência Fazer bem-feito, de maneira adequada, com redução de custos, desempenho competente e rendimento técnico Eficácia Liga-se a resultados – escolha. Fazer o que é mais viável e certo, usando conhecimento e criatividade. Efetividade Permanência no ambiente e perenidade no tempo da obtenção dos objetivos globais

Características e dimensões gerais do processo de planejamento: Futuro Sujeito Objeto Objetivos Estratégias Meios Decisão Eficácia Ação Tempo

Tipos e níveis de planejamento

As etapas do processo de planejamento: 1 Pesquisa – CONHECER Identificação da realidade situacional Levantamento das informações Identificação dos públicos envolvidos Análise dos dados e construção do diagnóstico

As etapas do processo de planejamento: 2. Planejamento – PREVER, PROJETAR, PROGRAMAR Determinação de objetivos e metas Adoção de estratégias Estabelecimento de ações necessárias Proposição de planos, programas e projetos Proposição de ferramentas Escolha e seleção dos meios de comunicação Determinação dos recursos/Orçamento Obtenção de apoio e aprovação dos dirigentes

As etapas do processo de planejamento: 3. Implantação – FAZER Fixação de técnicas de controle Implantação do planejamento Divulgação para o público envolvido Correção de desvios 4. Avaliação – ANALISAR Mensuração e Avaliação dos resultados Relatório conclusivo

DOCUMENTOS DO PLANEJAMENTO/ INSTRUMENTOS DE OPERACIONALIZAÇÃO Plano Projeto Programa diferem quanto à área de abrangência e grau de abstração

“Plano é a filosofia geral e abrange o sistema por inteiro “Plano é a filosofia geral e abrange o sistema por inteiro. O programa abrange um setor e constitui uma proposta prática, aprofundada do plano. O projeto abrange o detalhamento das alternativas de intervenção, constituindo- se na unidade elementar do sistema” Barretto (1991, p. 41)

Documentos do Planejamento Macro Micro/ Com.Organizacional (Kunsch) Plano Programa Projeto Plano de ações Plano Projeto Programa Documentos do Planejamento

1. O Plano De caráter mais geral e abrangente que o projeto e o programa Contém os pressupostos básicos para a tomada de decisão Nele estão delineados: os objetivos gerais a serem alcançados, as diretrizes, a locação de recursos necessários, as estratégias gerais, os prazos e os indicativos de ações que poderão desencadear projetos e programas específicos e /ou setoriais

Formulação do plano estratégico de comunicação organizacional 1. Pesquisa e construção de diagnóstico estratégico Identificação da missão, visão e dos valores Definição do negócio Análise do ambiente externo, setorial e interno Diagnóstico estratégico da comunicação organizacional 2. Planejamento estratégico da comunicação organizacional Definição da missão,visão e valores da comunicação Estabelecimento de filosofias e políticas Determinação de objetivos e metas Esboço das estratégias gerais Relacionamento dos projetos e programas específicos Montagem do orçamento geral 3. gestão estratégica da comunicação organizacional Divulgação do plano Implementação Controle das ações Avaliação dos resultados

2. O Projeto Nele são registradas as decisões mais concretas de propostas futuristas. Pode ser de caráter global ou específico Diferem na amplitude e complexidade Projeto específicos - para atender demandas específicas do ambiente organizacional (externo, setorial ou interno) O projeto é um documento utilizado para o registro de decisões do tipo: O que se pensa fazer ? Como fazer ? Quando fazer ? Com o que fazer ? Com quem fazer. Para existir projeto é necessária a discussão sobre fins e objetivos

Roteiro básico de elaboração de um projeto global de comunicação : 1.pesquisa 2. briefing 3. diagnóstico 4. programa(s) de ação 5. anteprojeto 6 projeto final

Estrutura de um projeto global de comunicação Primeira parte: A ORGANIZAÇÃO .Denominação ou razão social . Ramo de atuação e finalidade da organização .O negócio (capital atual, principais sócios, acionistas, relação com outras organizações, dirigentes e administradores principais . Histórico das atividades e evolução do negócio/ empreendimento (produção, vendas, serviços, posicionamento etc) . Missão, visão e valores Segunda parte: O PROJETO I . APRESENTAÇÃO .Descrição sumária dos objetivos e das características principais do projeto Indicação dos promotores ou responsáveis pela execução do projeto Determinação das ações necessárias Investimentos /recursos necessários Resultados esperados

Estrutura de um projeto global de comunicação(cont...) II PÚBLICOS .Características dos públicos a serem atingidos III ESTRATÉGIA GERAL IV PROGRAMAS DE AÇÕES V RECURSOS NECESSÁRIOS Humanos, materiais e financeiros VI CUSTOS Orçamento detalhado VII CONCLUSÕES Dados para avaliação do projeto Justificativa das suas vantagens Análise de sua relevância para melhoria da gestão comunicativa da organização Terceira Parte: ANEXOS Estudos complementares, literatura técnica empregada, documentos utilizados

3. O programa (de ações) O programa é a apresentação sistematizada e justificada das ações decididas. São de caráter pontual São todas as ações concretas levadas a efeito por uma organização para alcançar determinados objetivos de comunicação com seus públicos Podem fazer parte de um plano ou de um projeto mais abrangente Ou podem ser desenvolvidos a partir de uma decisão, uma necessidade ou de um problema detectado no âmbito da organização e de seu ambiente. Ex: lançamento de produto, inauguração de novas instalações, prevenção ou gerenciamento de crises, produção de mídias, concursos, prêmios, etc.

Estrutura de um programa (de ação) de comunicação Apresentação (breve descrição do programa) Público(s) que se quer atingir Objetivos Estratégias Ações ou atividades Escolha dos meios de comunicação Previsão dos recursos necessários (humanos, materiais e financeiros) Cronograma com check-list de todas as providências/ações necessárias Estimativa de custos Logística de implantação Determinação dos indicadores ou parâmetros para a avaliação de resultados Relatório conclusivo