Gestão de documentos judiciais

Programa Conceitos fundamentais: Documento de arquivo; valores do documento de arquivo; arquivo; teoria das 3 idades ou o ciclo vital do documento de arquivo. II. A teoria das 3 idades nos tribunais ou o ciclo vital da documentação judicial. Operações e formalidades: Avaliação, seleção, eliminação, remessa, depósito e incorporação de processos. Remessa de processos do tribunal para arquivo distrital e eliminação de processos (auto de entrega e guia de remessa, auto de eliminação e relação de eliminação). III. Indicadores de atividade nos arquivos judiciais: 2003 a 2014. IV. Gestão da documentação judicial. Diplomas e ofícios-circular.

I. Conceitos fundamentais

Documento de arquivo (3 definições) - Qualquer suporte material contendo uma informação de qualquer data, ou forma e produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício da sua atividade – Conselho Internacional dos Arquivos. - Documento de arquivo é toda a expressão em linguagem oral ou escrita, recolhida em qualquer tipo de suporte material, assim como qualquer outra expressão gráfica que constitua testemunho de funções e atividades sociais do homem e dos grupos humanos com exclusão das obras de criação e de investigação editadas e das que por sua índole fazem parte do património bibliográfico, assim com as expressões de natureza arqueológica ou etnográfica – Lei dos Arquivos da Andaluzia. - Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por um ou mais documentos simples – Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA)/NP 4041, 2004.

Valores do documento de arquivo Valor probatório - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos e acontecimentos. Também designado valor administrativo ou valor primário – DTA / NP 4041, 2004. Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo. Deste ponto de vista são especialmente relevantes os documentos que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e ou fornecem dados e ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também designado valor secundário – DTA/ NP 4041, 2004. Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo, para efeitos de conservação permanente num arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo. Também designado valor histórico – DTA / NP 4041, 2004.

Arquivo (diferentes aceções) - Um edifício ou parte de edifício onde são recebidos, conservados, organizados e comunicados documentos. - Uma instituição ou serviço responsável pela aquisição conservação, organização e comunicação de documentos de arquivo. - Um conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa ou organização no exercício da sua atividade, organizado de acordo com necessidades específicas de controlo e recuperação e conservados a título de prova ou informação.

Teoria das 3 idades ou ciclo vital dos documentos de arquivo (I: fases ou idades) Sucessão de fases (ou idades) por que passam os documentos de arquivo: Fase ativa: os documentos são essenciais ao funcionamento diário da instituição sendo consultados frequentemente, correspondem a procedimentos administrativos ou judiciais em curso. Também designada por 1ª idade. Fase semi-ativa: os documentos correspondem a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda suscetíveis de serem reabertos, a frequência da consulta diminuiu. Também designada por 2ª idade. - Fase inativa: o documento não tem utilidade previsível para a entidade que o produziu ou recebeu. Também designada por 3ª idade.

Teoria das 3 idades ou ciclo vital dos documentos de arquivo (II: fases e infraestruturas arquivísticas) Fase ativa Arquivo corrente (arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais em curso). Fase semi-ativa Arquivo intermédio (arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda suscetíveis de reabertura). Fase inativa Arquivo definitivo (arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respetivas condições de abertura e que, atento o seu valor probatório e/ou informativo, são considerados de conservação permanente).

II. A teoria das 3 idades nos tribunais ou o ciclo vital da documentação judicial. Operações e formalidades

Programas de Tratamento dos Arquivos Judiciais: a Teoria das 3 Idades nos Tribunais Fazer corresponder a cada fase dos processos uma unidade ou serviço determinados: Processos em curso Secção Processos findos Arquivo do Tribunal Processos decorridos os prazos de conservação administrativa e considerados de conservação permanente, pelo seu valor informativo para a investigação científica e/ou como testemunho de direitos ou obrigações Arquivo Distrital

Programas de Tratamento dos Arquivos Judiciais: a Teoria das 3 Idades nos Tribunais Fase do processo Localização Valor dos documentos Objetivos Utilizadores Em curso Secção Para fins judiciais e testemunho Recuperação imediata dos processos Operadores judiciários/ intervenientes Findo Arquivo do Tribunal de direitos e obriga- ções Conservação centralizada dos proc.ºs. Findos os prazos de conserv. admin. e caso detenha valor probatório ou informativo que justifique a sua conservação Arquivo Distrital Para inves- tigação científica Conservação permanente dos proc.ºs atento o seu valor probatório e/ou informativo Operadores judiciários/ intervenientes e cientistas e investigadores

Operações do ciclo vital: 1- Avaliação É a operação arquivística que consiste: - na atribuição aos documentos de prazos de conservação para fins administrativos e… na determinação do seu destino final - a conservação permanente em arquivo definitivo ou a eliminação - com base no valor probatório ou informativo veiculado por estes (nº1 do art.º 2º da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro). . É uma operação conjunta entre a entidade produtora dos documentos e os serviços que superintendem na politica arquivística nacional. . O resultado desta operação é uma relação de documentos, com indicação dos respetivos prazos de conservação administrativa e destino final, denominada Tabela de Seleção (anexo I da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro). . A avaliação permite reduzir a massa documental a uma dimensão tratável, com os benefícios que daí resultam para os produtores dos conjuntos documentais e para a investigação científica em geral.

Operações do ciclo vital: 2 - Seleção . Operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os documentos considerados de conservação permanente dos que deverão ser eliminados.

Operações do ciclo vital: 3 - Eliminação . Operação que consiste na destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico que justificasse a sua conservação permanente. Pode ser feita por corte trituração, incineração ou maceração. . Processa-se após o decurso dos prazos de conservação administrativa. . A confidencialidade é um valor fundamental desta operação. . Opõe-se ao conceito de conservação permanente que aqui deverá ser entendido como a custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo.

Operações do ciclo vital: 4 - Remessa de documentos / depósito / incorporação . Remessa de documentos: operação pela qual se entrega documentos a um arquivo Esta operação concretiza-se: . No depósito de documentos - isto é, na guarda física dos documentos por outra entidade que não a produtora, com a consequente responsabilidade jurídica, mas sem mudança de proprietário. O depositário não detém plena jurisdição sobre a documentação: os documentos estão sujeitos a condições previamente acordadas com o depositante, o proprietário da documentação. Ou . Na incorporação de documentos - isto é, na guarda gratuita e a título definitivo de documentos por um arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena.

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Auto de Entrega Auto de Entrega (Nº 1 do Anexo II da Portaria nº368/2013, de 24 de dezembro) Aos ........ dias do mês de ....................... de .............. (1), no ............................ (2) perante ....................... (3) e ............................. (4), dando cumprimento ............................. (5) , procedeu-se à ............................ (6) da documentação proveniente de ........................... (7) conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de .......................... (8) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objeto de tratamento técnico arquivístico tendo em vista a sua conservação e comunicação. Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades. .............................. (9) , ......... de .............................. de ................ (10)   O representante de e O representante de ……………..(11) ……………..(12) (1) Data; (2) Designação da entidade destinatária; (3) Nome e cargo do responsável da entidade remetente (o Administrador Judiciário ou o Secretário de Justiça); (4) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária; (5) Diploma legal ou despacho que autoriza o ato; (6) Natureza do ato: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc; (7) Designação da entidade remetente; (8) Designação da entidade destinatária; (9) Local; (10) Data; (11) Designação da entidade remetente; (12) Designação da entidade destinatária.

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa Remessa de processos de uma única espécie e da mesma unidade orgânica

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa Remessa de processos de uma única espécie e da mesma unidade orgânica

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa Remessa de processos de várias espécies e diferentes unidades orgânicas

Operações do ciclo vital: formalidades Remessa de documentos: Guia de Remessa Remessa de processos de várias espécies e diferentes unidades orgânicas

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Auto e Relação de Eliminação

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Auto e Relação de Eliminação

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação Eliminação de processos de uma única espécie e da mesma unidade orgânica

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação Eliminação de processos de uma única espécie e da mesma unidade orgânica

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação Eliminação de processos de várias espécies e de diferentes unidades orgânicas

Operações do ciclo vital: formalidades Eliminação de documentos: Relação de Eliminação Eliminação de processos de várias espécies e de diferentes unidades orgânicas

III. Indicadores de atividade nos arquivos judiciais: 2003 a 2014.

Processos Eliminados e Processos Remetidos para Arq Processos Eliminados e Processos Remetidos para Arq. Distrital 2003 -2014 Eliminados: crescimento até 2005. Descida em 2006-7, seguida de novo crescimento em 2008 (valor máximo) e de descida em 2009-10 e 2011 com estabilização desde então e pequena subida em 2014. Total de processos eliminados: 6.914.869 (62 km). Remetidos para Arq. Distrital: crescimento em 2005 do nº de processos remetidos (valor máximo). Descida em 2006-7, seguida de novo crescimento em 2008, descida em 2009-10 com relativa estabilização desde então. Total de processos remetidos para Arq. Distrital: 1.514.891 (23 km).

Processos Saídos dos Arquivos Judiciais 2003 a 2014 Crescimento acentuado da saída de processos até 2005. Descida em 2006-7 para valores próximos de 2004 e nova subida acentuada em 2008 (valor máximo), seguido de descida em 2009-10 e 2011 com estabilização desde então e pequena subida em 2014. Total de proc. saídos: 8.429.760 (85 km). Média anual: 702.480 proc. (7,083 km). Extensão da documentação em arquivo no final de 2014: 305 km.

Nº de Tribunais Envolvidos em Operações de Eliminação e de Remessa para Arquivo Distrital: 2003 a 2014 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Média 2003- 2014 Nº de tribunais que realizaram eliminações ou remessas para arquivo distrital 38 65 79 94 95 108 111 86 90 83 84 Nº de eliminações realizadas 29 60 61 81 75 89 74 76 71 69 70 Nº de remessas realizadas para arquivo distrital 11 20 35 32 40 48 41 25 31 30

Processos Saídos dos Arquivos Judiciais / Processos Entrados: 2003 a 2014 O nº de processos saídos dos arquivos judiciais ultrapassou em 2005 o nº de processos findos recebidos. Nos restantes anos ficou aquém daquele número.

Valores Acumulados: 2003 a 2014

IV. Gestão da documentação judicial. Diplomas e ofícios-circular

Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro . Altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, considerando indispensável que neste processo intervenham obrigatoriamente os serviços que superintendem na política arquivística. Em conformidade com este diploma foram publicadas: A Portaria nº 330/91, de 11 de abril (revogada); A Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro (revogada); - A Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro (em vigor).

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro . Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. Revoga a Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro.   . Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de: - Remessa para arquivo intermédio e definitivo – art.ºs 6º, 7º e 8º; - Eliminação de processos – art.ºs 9º e 10º. . Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais - Anexo I: Tabelas de seleção

I – Principais alterações introduzidas pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro . Alarga o âmbito de aplicação aos tribunais administrativos e fiscais. . Atualiza as tabelas de seleção dos tribunais judiciais, introduzindo novas séries documentais. . Consigna diferentes prazos de conservação administrativa: referência para a redução genérica dos prazos máximos de conservação de 25 para 20 anos na jurisdição cível e de 25 para 15 anos na jurisdição crime. . Prevê a conservação permanente parcial (cpp), procurando assegurar a conservação por amostragem de dadas séries documentais e, assim, evitar eliminações radicais ou conservações excessivas. . Contempla tabelas de seleção específicas para dos Tribunais Superiores.

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 6: Remessa para arquivo intermédio. 1 - Os documentos e processos findos devem ser remetidos para arquivo intermédio do tribunal após a fiscalização do Ministério Público e a correição do juiz ou do magistrado do Ministério Público, consoante o caso, aí permanecendo, até à conclusão dos prazos de conservação administrativa (...). 2 - O arquivo intermédio do tribunal é o serviço encarregado de receber os processos findos e demais documentos de arquivo de consulta esporádica pelo tribunal.

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 7º: Remessa para arquivo definitivo. 1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, são remetidos para arquivo definitivo, atentas as suas disponibilidades: a) as séries que, de acordo com as tabelas de seleção, se considerem de conservação permanente global, bem como os processos que integrando as séries consideradas de conservação permanente parcial, sejam selecionados mediante aplicação de método de amostragem. (…) 4 - O arquivo definitivo a que se refere o nº 1 é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal. 5 - As remessas não podem por em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 8º: Formalidades das remessas (i) 1 - As remessas devem obedecer às seguintes formalidades: a) serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova; b) o auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo. c) a guia de remessa pode ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo. [As guias de remessa são feitas em duplicado: um exemplar das guias de remessa é arquivado no serviço destinatário e o outro é devolvido ao serviço produtor dos documentos.]

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 8º: Formalidades das remessas (ii) 2- A elaboração da guia da remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos: a) entidade remetente b) nº de saída da remessa c) data da remessa d) responsável pela remessa e) entidade destinatária f) nº de entrada da remessa g) data de entrada da remessa h) responsável pela receção i) fundo arquivístico ( ex: Tribunal de…) j) designação da sua unidade orgânico-funcional (…)

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 8º: Formalidades das remessas (iii) k) entidade remetente l) nº de referência na tabela de seleção m) datas extremas n) nº e tipo de unidades de instalação o) suporte p) dimensão da série q) referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária r) cota. [O Anexo II contém modelos do Auto de Entrega e da Guia de Remessa]

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 9º: Eliminação. 1- A eliminação dos originais dos documentos é efetuada: a) ... b) ... após o decurso dos prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção, quando o destino aí previsto seja a eliminação; c) após o decurso dos prazos de conservação administrativa e a extração dos processos a conservar, no caso das séries de conservação permanente parcial. 2- A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da DGLAB. 3- A eliminação de documentos não pode ser efetuada sem que estes tenham o visto em correição do magistrado competente. 4- A decisão sobre o modo de eliminar os documentos deve ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos e cabe ao secretário de justiça ou ao administrador judiciário. 5- A eliminação deve ser feita periodicamente (...).

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 10º: Formalidades da eliminação (i) 1- A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual: a) Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça ou do administrador judiciário, com os documentos e processos suscetíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação administrativa consignados nas tabelas de seleção; b) É assinado pelo secretário de justiça ou pelo administrador judiciário e homologado pelo magistrado coordenador ou pelo presidente do tribunal ou, no caso da documentação do Ministério Público, pelo magistrado do Ministério Público coordenador; c) É feito em duplicado, ficando original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional.

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 10º: Formalidades da eliminação (ii) 2 - O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial. 3 - A elaboraçãos da relação de eliminação deverá contemplar os seguintes elementos informativos: a) Fundo arquivístico (ex.: Tribunal de…); b) Designação da subunidade orgânico-funcional (ex.: Juízo e Secção); c) Série; d) Nº de referência na tabela de seleção; e) Datas extremas; f) Nº e tipo de unidades de instalação; g) Suporte; h) Dimensão total; i) Identificação individual dos processos judiciais a eliminar através do seu número e atentas as necessidades de informação da entidade produtora.

Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro art.º 10º: Formalidades da eliminação (iii) 4 - Os modelos do auto de eliminação bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação constam do Anexo III ao presente Regulamento.

Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março (i) Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos. . No art.º 2º define incorporação como sendo a entrada num arquivo, na aceção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. . Reafirma, no nº 1 do art.º 4º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais.

Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março (ii) Define, no art.º 8º, os requisitos a observar nas incorporações: 1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (...). 2 - Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa e o seu destino final(...). 3 - A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos (a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas).

Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de janeiro Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico. . No nº 1, do art.º 2º afirma: É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico. . O art.º 3º refere que cabe especialmente ao Estado (alínea a) garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos, (alínea c) programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação. . Considera, no art.º 14º, que compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. . Estabelece, no nº 2 do art.º 17º, restrições à comunicação de documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico.

Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas. . A alínea c, do nº 1, do art.º 3º, afirma ser de incorporação obrigatória nos arquivos distritais a documentação dos tribunais.

A solicitar informação: Ofícios-circular/indicadores de atividade (i) Objetivo: conhecer a realidade arquivística dos tribunais A solicitar informação: Relatórios preconizando medidas: Ofício-circular nº 65/2013 de 18/12 Relatório de abril de 2014 Ofício-circular nº 68/2012 de 21/12 Relatório de março de 2013 Ofício-circular nº 76/2011 de 22/12 Relatório de abril de 2012 Ofício-circular nº 58/2010 de 17/12 Relatório de abril de 2011 Ofício-circular nº 73/2009 de 11/12 Ofício-circular nº 14/2010, de 16/03 Ofício-circular nº 69/2008, de 11/12 Ofício-circular nº 31/2009, de 07/04 Ofício-circular nº 74/2007, de 14/12 Ofício-circular nº 23/2008 de 09/04 Ofício-circular nº 51/2006, de 19/12 Ofício-circular nº 22/2007, de 11/04 Ofício-circular nº 61/2005, de16/12 Ofício-circular nº 20/2006, de 24/03 Ofício-circular nº 44/2004, de 10/11 Ofício-circular nº 22/2005, de 26/04 Ofício-circular nº 30/2003, de 29/10 Ofício-circular nº 22/2004, de 17/05

Ofícios-circular/indicadores de atividade (ii) Objetivo: conhecer a realidade arquivística dos tribunais Indicadores de atividade: . Nº de processos findos recebidos no arquivo; . Nº de processos findos por receber; . Nº de certidões de processos arquivados; . Nº de processos eliminados; . Nº de processos em condições de ser eliminados; . Nº de processos remetidos para arquivo distrital; . Nº de processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital; . Extensão de prateleiras; . Extensão da documentação.

Ofícios-circular/indicadores de atividade (iii) Objetivo: conhecer a realidade arquivística dos tribunais Prioridades: - Promover a eliminação e a remessa de processos para arquivo distrital, nos termos previstos na Portaria de gestão de documentos dos tribunais: em 2013 existiam 1.458.470 processos em posição de serem eliminados ou remetidos para arquivo distrital. - Promover a remessa de processos findos para arquivo, uma vez que os valores apresentados, apontam para a receção por aquele serviço/infraestrutura de apenas pouco mais de metade dos processos findos: em 2013 existiam 842.542 processos findos por receber no arquivo. [Estas operações, fundamentais para a requalificação do arquivos, ganham particular relevo no contexto atual da reforma da organização judiciária]

Ofícios-circular/operações e formalidades da gestão de documentos Ofícios-circular/operações e formalidades da gestão de documentos. Objetivo: informar sobre as operações relativas à salvaguarda e ao controlo do crescimento dos arquivos judiciais Referências Assunto Ofício-circular nº15/2013, de 25 de março Eliminação de documentação judicial. Procedimentos. Ofício-circular nº36/2005, de 13 de julho Manual sobre a incorporação em arquivo distrital e a eliminação de documentos judiciais, composto por: 1- ficheiro com texto explicitando as operações e formalidades acima referidas. 2- ficheiros relativos às operações e formalidades de remessa para arquivo distrital e de eliminação de documentos. 3- ficheiros com os principais diplomas relativos à gestão da documentação judicial. Ofício-circular nº11/2005, de 07 de março Venda de papel proveniente de documentos a eliminar. Procedimentos.

Ofícios-circular / Reforma da Organização Judiciária Ofícios-circular / Reforma da Organização Judiciária. Transferência de arquivos Referências Assunto Ofício-circular nº44/2013, de 23 de agosto Transferência de arquivos. Recomendações. [contém descrição das operações a realizar no domínio das transferências de arquivo e números com interesse para os arquivos]

ANTES DA TRANSFERÊNCIA TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: resumo das operações ANTES DA TRANSFERÊNCIA 1º Eliminar toda a documentação passível de eliminar, nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. 2º Remeter para Arquivo Distrital toda a documentação passível de remeter, nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. 3º Eliminar bens insuscetíveis de reutilização - que porventura estejam nos arquivos -, nos termos da alíneas d) dos nºs 1 e 2 dos despachos de delegação de competências nos secretários de justiça providos em secretarias–gerais e em secretarias judiciais.

PREPARAR A TRANSFERÊNCIA (I) TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: resumo das operações PREPARAR A TRANSFERÊNCIA (I) 1º Identificar o conjunto documental a transferir: sistema de ordenação em uso no arquivo (por nº de processo, por nº de arquivo, por nº de maço ou caixa, por data, tipo de processo, etc.); extensão em metros da documentação; nº e tipo de itens (ex.: 250 maços). 2º Reconhecer no local de destino: se existem estantes disponíveis para instalar todo o conjunto documental; se existem estantes disponíveis para instalar uma parte do conjunto documental; se não existem estantes disponíveis; e adotar o procedimento adequado à situação.

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: resumo das operações PREPARAR A TRANSFERÊNCIA (II) 3º Constituir unidades físicas de remessa (de tamanho que otimize a ocupação da prateleira), numerá-las e registá-las: acondicionar os processos e documentos em caixas ou maços; numerar sequencialmente as caixas ou maços; rotular as caixas e maços a transportar; registar os dados numa ficha. 4º Constituir lotes em função da capacidade do transporte a utilizar. 5º Carregar os lotes no tribunal de origem: do número mais alto para o mais baixo das unidades de remessa (caixas ou maços); não sobrepor demasiadas fiadas de unidades de remessa; travar as unidades de remessa para não caírem; assegurar que o meio de transporte é fechado, e está limpo.

DEPOIS DA TRANSFERÊNCIA TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: resumo das operações DEPOIS DA TRANSFERÊNCIA 1º Descarregar por ordem os lotes no tribunal de destino: ao utilizar um carrinho de transporte de processos, se o carrinho levar 10 maços, colocar primeiro o maço nº 10 e sucessivamente até ao nº 1. 2º Arrumar o conjunto documental nas novas estantes: instalar a documentação da esquerda para a direita e de cima para baixo sinalizar as estantes, na lateral de cada fiada, com uma ficha resumo (ver exemplo) atualizar os registos do arquivo com as novas cotas / localização da documentação.

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: números com interesse A - A unidade utilizada nos arquivos é o metro linear, seja para medir a documentação, seja para medir as prateleiras. B – Como valor para projetar uma área de arquivo considera-se que em 170 m2 é possível instalar cerca de 1.000 metros lineares de prateleira. Este valor, correspondendo a um ratio de 5,88m/1m2, refere-se a um espaço equipado com estantes convencionais com 6 níveis úteis de prateleira por estante e contempla corredores paralelos às estantes, com cerca de 0,7 a 0,8 m de largura e corredor perpendicular às fiadas de estantes com cerca de 1 m de largura. C – A distância entre prateleiras deverá ser ajustada ao modo de arrumar a documentação no arquivo.

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: números com interesse Processos arrumados pela aresta mais longa ou em caixas de arquivo: 9 níveis Processos arrumados na vertical (estantes com patilhas de 5 em 5 cm): 7 níveis+30 cm de prumo Processos arrumados na vertical (estantes com patilhas de 10 em 10 cm):7 níveis

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: números com interesse D – A dimensão mais comum das prateleiras é de 0,94 ou 0,69 m de comprimento e 0,30 m de profundidade (largura) sendo que as estantes duplas (dispostas costas com costas) têm 0,60 m de profundidade. E – O melhor aproveitamento possível das prateleiras dá-se quando a extensão destas é, sensivelmente, idêntica à extensão documental sobre elas instalada. Atendendo a que as prateleiras mais comuns têm uma dimensão de 0,94 m, teríamos então: - 0,94 m de prateleira = a 3 maços de 31 cm, 0,94 m de prateleira = a 4 maços de 23 cm. Deste modo recomenda-se a constituição de maços de 30 a 31 cm ou de 22 a 23 cm, consoante se pretenda ter 3 ou 4 maços por prateleira. F - 1 metro linear de arquivo pesa cerca de 50 Kg. No caso dos processos judiciais esse valor será mais baixo: entre 35 a 40 kg.