Comissão de Gestão Fazendária - COGEF 2015 Espaço de Trabalho Corporativo

Sobre o Serviço ETC O ETC é um ambiente colaborativo baseado em sítios (locais virtuais) específicos chamados de Espaços de Trabalho que centralizam informações e tarefas de forma dinâmica e organizada. O ambiente pode ser utilizado por qualquer servidor para compartilhar, comunicar, participar, aprender, descobrir, criar e analisar dados de interesse comum.

Sobre o Serviço ETC Uma das propostas do ambiente era se descolar do modelo departamental e hierárquico, porém, o uso é livre para se adequar da melhor forma às necessidades da Sefaz e às de seus servidores. Atualmente, temos desde um uso departamental até usos relacionados a atividades multisetoriais, englobando tanto atividades de nível estratégico quanto atividades operacionais. Muitos dos Espaços de Trabalho são voltados para a Gestão do Conhecimento de uma área ou de uma atividade.

Sobre o Serviço ETC A administração dos sítios é descentralizada, onde cada Espaço de Trabalho tem um Dono de Site, que é o responsável pela administração e definição das regras de uso desses Espaços, inclusive, das permissões de acesso. O Dono de Site pode ser um servidor de qualquer área da SEFAZ, porém, deve participar dos cursos específicos da Fazesp.

Sobre o Serviço ETC Entre as principais funcionalidades, podemos citar:  Compartilhamento de documentos (com versionamento e auditoria);  Compartilhamento de calendários;  Criação de fóruns de discussão;  Criação de fluxos de trabalho automatizados;  Criação, preenchimento e guarda de formulários assinados digitalmente;  Publicação de notícias para públicos específicos;

Sobre o Serviço ETC O Serviço ETC utiliza a plataforma SharePoint e funciona na Sefaz desde junho de 2013, evoluindo constantemente em funcionalidades oferecidas, capacitação e suporte. Algumas vantagens da ferramenta são o ganho de produtividade e eficiência, a eliminação de redundâncias e a possibilidade de reunir visões diferentes sobre uma mesma situação.

Portal ETC O Serviço ETC oferece um Portal com diversos canais para ajudar os usuários, entre eles:Portal  Diretório dos Espaços de Trabalho;  Governança;  Aprender;  FAQ;  Indicadores;  Central de Busca.

Portal ETC

Portal ETC – Diretório dos ETs O Diretório dos Espaços de Trabalho permite a visualização de todos os Espaços existentes, bem como seus Objetivos, Donos de Site e endereço.Diretório dos Espaços de Trabalho Além disso, permite a localização de um Espaço específico através de diversos filtros e também por um mecanismo de busca específico. No caso de Espaços de Trabalho fechados, é possível solicitar acesso ao Dono de Site através do endereço disponibilizado nesse Diretório.

Portal ETC – Diretório dos ETs

Portal ETC – Governança O canal sobre Governança explica as regras do Serviço e inclui:Governança  Visão Geral sobre Governança;  Papéis e Responsabilidades;  Comitês de Governança;  Políticas de Governança;

Portal ETC – Governança

Portal ETC – Aprender e FAQ O canal Aprender fornece informações sobre os cursos disponíveis para o ETC. Além disso, disponibiliza:Aprender  Apostilas dos cursos;  Tutoriais em Vídeo;  Tutoriais Escritos; A FAQ disponibiliza respostas para as dúvidas mais frequentes feitas pelos usuários.FAQ

Portal ETC – Aprender e FAQ

Portal ETC – Indicadores O canal de Indicadores do Serviço ETC permite acompanhar a evolução dos seguintes itens ao longo do tempo (em parênteses os valores em nov/15):Indicadores do Serviço ETC  Total de Donos de Site Treinados (314);  Total de Espaços de Trabalho (295);  Número de Page Views Mensais (518 mil);  Volume de Dados Armazenados (115 GB).

Portal ETC – Indicadores

Portal ETC – Central de Busca A Central de Busca permite:Central de Busca  Pesquisar sobre pessoas da organização;  Pesquisar informações contidas na Sefaznet (Intranet), ETC (Ambiente Colaborativo) e EPM (Ambiente para Projetos);  Filtrar as pesquisas por ambiente, tipo de documento, autor e data.

Portal ETC – Central de Busca

ETC e Gestão do Conhecimento As diversas funcionalidades do Serviço ETC, principalmente as relacionadas com Buscas e Filtros dos conteúdos armazenados, auxiliam a Sefaz em diversas iniciativas de Gestão do Conhecimento, tanto de áreas quanto de atividades multisetoriais.

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