Assunto: “O Programa 5S” SENAI SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSRIAL Centro de Tecnologia do Vestuário de Blumenau Apresentação de Trabalho de Gestão da Produção Assunto: “O Programa 5S”

Introdução O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT.

Introdução Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe: Seiri – organização, utilização, liberação da área; Seiton – ordem arrumação; Seiso – limpeza; Seiketsu – padronização, asseio, saúde; Shitsuke – disciplina, autodisciplina.

Alguns objetivos desse programa são: Melhoria do ambiente de trabalho; Prevenção de acidentes; Incentivo à criatividade; Redução de custos; Eliminação de desperdício; Desenvolvimento do trabalho em equipe; Melhoria das relações humanas; Melhoria da qualidade de produtos e serviços.

SEIRI – Organização, liberação da área Essa técnica é utilizada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, existentes no local de trabalho. Seu conceito chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado para não perdermos informações e / ou documentos importantes.

As principais vantagens do Seiri são: conseguir liberação de espaço; eliminar ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso; eliminar dados de controle ultrapassados; eliminar itens fora de uso e sucata; diminuir risco de acidentes.

SEITON ‑ Ordem, arrumação É uma atividade para arrumarmos as coisas que sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a simplificação. Os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. Vantagens: rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; economia de tempo; diminuição de acidentes.

SEISO ‑ Limpeza Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio ­ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc). Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza. A prática do Seiso inclui: não desperdiçar materiais; não forçar equipamentos; deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc.

SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa 5S devemos partir para a padronização e melhoria continua das atividades. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira logo voltaremos à situação inicial, antes da implantação do 5S.

SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde Como principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu, temos: equilíbrio físico e mental; melhoria do ambiente de trabalho; melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc) melhoria nas condições de segurança.

SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa. Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando. Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar da elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S.

SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina As vantagens são: trabalho diário agradável; melhoria nas relações humanas; valorização do ser humano; cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S Embora composto por técnicas simples, a implantação do programa deve seguir alguns passos. Sensibilização ‑ é preciso sensibilizar a alta administração para que esta se comprometa com a condução do programa 5S. Definição do gestor ou comitê central ‑ quando a direção da empresa adota o programa 5S, deve decidir quem irá promovê-lo. O gestor deve ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa.

M.A.S.P. Método de Análise e Solução de Problemas

P D C A 1 - Identificação do Problema 8 - Conclusão 1 2 3 4 5 6 8 7 P Planejar Executar Verificar Agir 2 - Observação 7 - Padronização 3 - Análise 4 - Plano de Ação 5 - Ação 6 - Verificação

1 Identificação do Problema Tarefas Ferramentas Observação Escolha do Problema Fluxo 1 Ferramentas Objetivos e metas da área de trabalho (Qualidade,Entrega, Custo,Moral e Segurança) Observação Um problema é o resultado indesejável de um processo. Esteja certo de que o problema escolhido é o mais importante, baseado em fatos e dados.

1 Identificação do Problema Tarefas Ferramentas Observação Histórico do Problema. Fluxo 2 Ferramentas Gráficos, Relatórios de Produção, Planilhas Registros, Fotos... (Utilize sempre dados Históricos) Observação Pergunte sempre : Qual a freqüência do problema? Como ocorre ?

1 Identificação do Problema Tarefas Ferramentas Observação Mostrar perdas atuais e ganhos viáveis. Fluxo 3 Ferramentas Gráficos Observação O que se está perdendo ? (Custo, Qualidade) O que é possível ganhar ?

1 Identificação do Problema Tarefas Ferramentas Observação Nomear Responsáveis. Fluxo 4 Ferramentas Nomear Observação Nomear a pessoa responsável ou grupo responsável e líder. Propor uma data limite para a solução do Problema.

2 Observação Tarefas Importante : Descoberta das características do problema através de dados. Importante : Quanto mais tempo você gastar aqui, mais fácil será para resolver o problema. Não salte esta parte ! Fluxo 1

2 Observação Ferramentas Análise de Pareto. Lista de Verificação (Coleta de Dados - 5W1H). Gráficos de Pareto Estratificação Priorize - Escolha os temas mais importantes e retome.

2 Observação 1. Tempo - manhã, tarde ou noite; dias da semana ... Observações Observe o problema sob vários pontos de vista: 1. Tempo - manhã, tarde ou noite; dias da semana ... 2. Local - Os resultados são diferentes em partes diferentes de uma peça ou em lugares diferentes? 3. Tipo - Os resultados são diferentes dependendo da matéria-prima, referência, bitola ...? 4. Indivíduo - Que turno? Que operador? Faça as perguntas baseadas no 5w1h para coletar dados:O que, quem, quando, onde, porquê e como. Construa vários tipos de gráficos de Pareto. Conforme os grupos definidos na estratificação.

2 Observação Tarefas Ferramentas Observações Descoberta das características do problema através de observação no local. Fluxo 2 Ferramentas Análise no local da ocorrência do problema pelas pessoas envolvidas na investigação. Observações Deve ser feita Não no escritório mas no próprio local da ocorrência, para coleta de informações suplementares que podem ser obtidas na forma de dados numéricos.

2 Observação Tarefas Ferramentas Observações Cronograma,orçamento e meta. Fluxo 3 Ferramentas 1 3 2 4 5 ETAPA TAREFA 1 TAREFA 2 TAREFA 3 TAREFA 4 Observações Estimar um Cronograma para servir de base para o andamento das atividades. Estimar um orçamento. Definir uma meta a ser atingida.

3 Análise Tarefas Ferramentas Definição das causas influentes. Fluxo Tarefas Definição das causas influentes. 1 Ferramentas Brainstorming e Diagrama de Causa e Efeito. Pergunta : Porque ocorre o Problema ? Sugestões ? Sim cswes

POR QUE OCORREU A FALHA ??? POR QUE OCORREU A FALHA ??? HOUVERAM MUDANÇAS NO ALGUMA MATERIAL ??? MUDANÇA NO PROCESSO ??? HOUVE TROCA DE ACONTECERAM PESSOAL ??? VARIAÇÕES NAS CONDIÇÕES DE TEMPERATURA??? AS MÁQUINAS SOFRERAM MANUTENÇÃO? É A BUSCA IMEDIATA DA CAUSA DA FALHA, ATRAVÉS DO DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO OU DO “MÉTODO DOS CINCO POR QUÊS”.

Sessão de Criatividade Sessão de Criatividade “ Brainstorming ” • Objetivo: GERAR O MAIOR NÚMERO DE IDÉIAS • Regra principal: NÃO “CRITICAR” AS IDÉIAS DOS OUTROS

3 Análise Observações Formação do Grupo de Trabalho: Envolva todas as pessoas que possam contribuir na identificação das causas. As reuniões devem ser participativas. Diagrama Causa-Efeito: Anote o maior número possível de causas. Estabeleça a relação de causa e efeito entre as causas levantadas.

3 Análise Tarefas Ferramentas Escolha das causas mais prováveis (hipóteses Fluxo 2 Ferramentas Identificação no Diagrama de Causa e Efeito: Matéria-prima Máquina Mão-de-obra Medição Método Meio Ambiente

3 Análise Observações As causas assinaladas na tarefa anterior têm que ser reduzidas por eliminação das causas menos prováveis baseadas nos dados levantados no processo de observação; Aproveite também as sugestões baseadas na experiência do grupo. Priorize as causas mais prováveis.

3 Análise Tarefas Ferramentas Coletar novos dados usando a Lista de Fluxo Tarefas Análise das causas mais prováveis (verificação de hipóteses) 3 Ferramentas Coletar novos dados usando a Lista de Verificação; Analisar dados usando Gráfico de Pareto, Diagrama de Relação, Histograma, Testar as causas.

3 Análise Observações Visite o local onde atuam as hipóteses; Colete informações; Estratifique as hipóteses, colete dados; Use Gráfico de Pareto para priorizar e Diagrama de Relação para testar a relação entre hipótese e efeito; Testar hipóteses com experiências.

3 Análise Tarefa Observações Houve confirmação de alguma causa Retornar 2º passo (Análise) Tarefa Houve confirmação de alguma causa mais provável ? não ? Observações Com base nos resultados das experiências será confirmada ou não a existência de relação entre o problema (efeito) e as causas mais prováveis (hipóteses). sim Continua

3 Análise Tarefa Ferramentas Teste de consistência de causa Retornar 1º passo (Análise) Tarefa Teste de consistência de causa fundamental. não ? Ferramentas Existe evidência técnica de que é possível bloquear ? O bloqueio geraria efeitos indesejáveis sim Continua

3 Análise Retornar 1º passo (Análise) Observações Se o bloqueio é tecnicamente impossível ou se pode provocar efeitos indesejáveis pode ser que a causa determinada ainda não seja a causa fundamental, mas um efeito dela .Transforme a causa em um novo problema e volte ao 1º passo não ? sim Continua

4 Plano de Ação Tarefas Ferramentas Elaboração da estratégia de ação Fluxo 1 Ferramentas Discussão com o Grupo envolvido

4 Plano de Ação Observações Certifique-se de que as ações tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre seus efeitos; Certifique-se de que as ações propostas não produzam efeitos colaterais. Se ocorrerem, adote ações contra eles; Proponha diferentes soluções, analise a eficácia e custo de cada uma, escolha a melhor.

4 Plano de Ação Tarefas Ferramentas Elabore o Plano de Ação para o bloqueio e revisão do cronograma e orçamento final Fluxo 2 Ferramentas Relatório de Resolução de Problemas Problema:............................................................................. Hipótese Ação Responsável Data Resultado Coordenador : Data:.../.../.....

4 Plano de Ação Observações Defina O quê será feito; Defina Quando será feito; Defina Quem fará; Defina Onde será feito; Esclareça Por quê será feito; Detalhe ou delegue o detalhamento de Como será feito; Determine a Meta a ser atingida e quantifique; Determine Itens de Controle e Verificação dos diferentes níveis envolvidos.

5 Ação Tarefas Ferramentas Treinamento Divulgação do Plano a todos; Fluxo MASP Tarefas Treinamento 1 Ferramentas Divulgação do Plano a todos; Reuniões participativas; Técnicas de treinamento.

5 Ação Tarefas Ferramentas Observações Execução da Ação. Plano e Cronograma. Fluxo 2 Observações Durante a execução, verifique fisicamente e no local em que as ações estão sendo efetuadas; Todas as ações e os resultados bons ou ruins devem ser registrados, para que se forme um histórico das atividades.

6 Verificação Tarefas Ferramentas Comparação dos resultados Fluxo 1 Ferramentas Pareto,Carta de Controle,Histograma

6 Verificação Observações Deve-se utilizar os dados coletados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis; Os formatos usados na comparação devem ser os mesmos antes e depois da ação; Converta e compare os efeitos, também em valores monetários.

6 Verificação Tarefas Observações Fluxo Tarefas Listagem dos efeitos secundários 2 Observações Toda alteração do sistema pode provocar efeitos secundários positivos ou negativos.

6 Verificação Tarefas Ferramentas Fluxo Tarefas Verificação da continuidade ou não do problema 3 Ferramentas Gráficos demonstrativos (comparar o “antes”com o “depois”)

6 Verificação Observações Quando o resultado da ação não é tão satisfatório quanto o esperado, certifique-se de que todas as ações planejadas foram implementadas conforme o plano ; Quando os efeitos indesejáveis continuam a ocorrer,mesmo depois de executada a ação de bloqueio, significa que a ação tomada foi falha .

6 Verificação Tarefa Ferramentas Observações O bloqueio foi efetivo ? Retornar 2º Processo (Observação) Tarefa O bloqueio foi efetivo ? Ferramentas Pergunte : a causa fundamental foi efetivamente encontrada e bloqueada ? não ? Observações Utilize as informações levantadas nas tarefas anteriores para a decisão. Se a solução foi falha, retorne ao PROCESSO 2-OBSERVAÇÃO) sim Continua

7 Padronização Tarefas Ferramentas Observações Elaboração ou alteração do procedimento. Fluxo 1 Ferramentas Estabeleça o novo procedimento ou revise o antigo. Observações Defina claramente “o que”, “quem”, “quando”, “onde”, “como”e “porquê as atividades estão sendo incorporadas ao procedimento. Se possível crie mecanismos a prova de falhas.

7 Padronização Tarefas Ferramentas Observações Comunicação Fluxo 2 Ferramentas Comunicados, circulares, reuniões... Observações Evite possíveis confusões: estabeleça a data de início da nova sistemática, quais as áreas que serão afetadas para que a aplicação do padrão ocorra em todos os locais necessários ao mesmo tempo e por todos os envolvidos.

7 Padronização Tarefas Ferramentas Educação e Treinamento Fluxo Tarefas Educação e Treinamento 3 Treinamento Ferramentas Reuniões e palestras, manuais de treinamento e treinamento no local de trabalho.

7 Padronização Observações Garanta que os novos padrões ou alterações sejam transmitidas a todos os envolvidos.Não fique apenas na comunicação através de documento. Exponha as razões das mudanças. Se possível dê o treinamento no próprio local onde as atividades serão executadas.

7 Padronização Tarefas Ferramentas Observações Acompanhamento da utilização do procedimento. Fluxo 4 Ferramentas Auditorias. Observações Evite que um problema resolvido reapareça devido ao não cumprimento do procedimento,estabelecendo um sistema de verificações periódicas (auditorias).

8 Conclusão Tarefas Ferramentas Observações Relação dos problemas remanescentes Fluxo 1 Ferramentas Análise dos resultados; Demonstrações gráficas Observações Relacione o que e quando não foi realizado e também os resultados acima do esperado.

8 Conclusão Tarefas Ferramentas Observações Planejamento do ataque aos problemas remanescentes. Fluxo 2 Ferramentas Aplicar o MASP nos que forem importantes. Observações Reavalie os itens pendentes, organizando-os para uma futura aplicação do MASP.

8 Conclusão Tarefas Ferramentas Reflexão Fluxo Tarefas Reflexão 3 Ferramentas Reflexão cuidadosa sobre as próprias atividades da solução dos problemas

7 Padronização Observações Analise as etapas executadas do MASP nos seguintes aspectos: 1. Cronograma - houve atrasos significativos ou prazos folgados demais ? Quais foram os motivos ? 2. Diagrama de Causa e efeito - sua elaboração foi superficial ? Isto dará uma medida de maturidade da equipe envolvida. Quanto mais completo o diagrama, mais habilidosa a equipe.

7 Padronização Observações 3. Grupos - Todos os membros do grupo participaram? O grupo era o melhor para solucionar aquele problema ? As reuniões foram produtivas e ocorrerem sem problemas ? A distribuição das tarefas foi bem realizada ? O grupo ganhou em conhecimentos e aprimorou a sua aplicação do MASP ?