TNX Brasil Sérgio Mendes Diretor Executivo.

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1 TNX Brasil Sérgio Mendes Diretor Executivo

2 Eletrônico de Documentos Gerenciamento COMO E PORQUE IMPLANTAR
PALESTRA    Gerenciamento          Eletrônico de                   Documentos e da Informação COMO E PORQUE IMPLANTAR Data: 14/06/2012 Horário: 17:00 h Local: EDOC Autor : Sérgio Bezerra Mendes GED – rev 15

3 O DESAFIO

4 ESTATÍSTICA DO PROBLEMA
Gera-se em média 19 cópias de cada documento Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado Perde-se cerca de 25 horas recuperando cada documento perdido 7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando-os Fonte Global GED

5 ARMAZENAMENTO Imagem a 200 dpi, comprimida (10:1)  50KB
1 GB  20 mil imagens. 500 páginas de texto  1 MB. 1GB  500 mil páginas de texto Um arquivo (4 gavetas) comporta, em média, 10 mil documentos. Um DVD-R mede 120mm de diâmetro e armazena 4.7 GB 94 mil imagens ou 2,35 milhões de páginas de texto. Escritórios americanos criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel/dia : 600 milhões de páginas de relatórios de computador; 234 milhões de fotocópias; 24 milhões de documentos diversos. Fonte CENADEM

6 Mídias

7 GED É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: Captação Gerenciamento Armazenamento Distribuição Preservação. GED Este grupo de tecnologias permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital. O GED é formado pelas seguintes principais tecnologias : Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms Processing RIM – Records and Information Management O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. Fonte CENADEM

8 DI - Document Imaging Gerenciamento da Imagem.
A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de “scanners”. “Scanners” convertem os documentos de papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado. Fonte CENADEM

9 DI - Document Imaging

10 DM - Document Management Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisões. O DM controla o acesso eletrônico aos documentos, permitindo uma maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento. Principais aplicações : normas técnicas, manuais, documentos da qualidade (ISO 9000, ISO 14000, etc) e desenhos de engenharia. Fonte CENADEM

11 DM - Document Management

12 DM - Document Management

13 Workflow Fluxo de Trabalho
É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança. Principais sistemas e tecnologias que usam WORKFLOW: ERP-Enterprise Resource Planning; SCM, Supply Chain Management; CRM-Customer Relationship Management e-Business e outras. Fonte CENADEM

14 Workflow

15 COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management Gerenciamento Corporativo de Relatórios O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Fonte CENADEM

16 Forms Processing (OCR/ICR) Processamento de Formulários
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação O Forms Processing é utilizado pelos bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR, Intelligent Character Recognition. Fonte CENADEM

17 OCR/ICR

18 RIM – Records and Information Management Gerenciamento de Registros
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade (TTD). Fonte CENADEM

19 TTD – Tabela de Temporalidade Documental

20 Localização Física

21 Etiqueta de Caixa

22 ECM – Enterprise Content Management Gerenciamento de Conteúdo
É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital. GED = ECM = EDMS (Electronic Document Management System) O ECM é uma maneira mais simplificada de se explicar o GED com a sofisticação que a WEB permite. Fonte CENADEM

23 Creation N Review Release Y Store Preserve Distribute Edition Approval
Human System Creation Collaboration N Review Edition Approval Release Y Internet Portals Distribute P R I N T Mobile Store Retention Disposal Preserve Fonte Softexpert

24 KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento
É a capacidade que uma organização tem de criar conhecimento, disseminar e incorporar a produtos, serviços e sistemas para gerar resultados. Para a perfeita efetivação do KM é necessário o registro de todos os documentos que entram e saem da empresa, com inclusões, alterações e conteúdos. E isso só é possível com o uso de tecnologias de GED Fonte CENADEM

25 KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento
ATIVIDADES + PROCESSOS estratégias on e off-line para gerar resultados por meio de: + TECNOLOGIA + CULTURA Fonte HUMANTECH

26 KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento
Portal Gestão do legado Revitalização Construção de Canais Hotsites Produção de conteúdo Redes sociais Revitalização Gestão Monitoramento Consultoria Gestão de crise Marketing digital marketing SMS marketing SEO SEM SMO RH 2.0 Consultoria digital Gestão das redes sociais de RH Produção de conteúdo multimídia RI 2.0 Consultoria digital Treinamento com executivos Gestão de redes sociais Campanhas Planejamento Monitoramento Gestão de redes sociais e métricas Gestão de crise SAC 2.0 Análise de resultados Métricas Planejamento CRM Social Aplicativos Celulares Tablets Games Feiras e eventos

27 REFLEXÃO Você consegue localizar e encontrar um documento facilmente?
Quanto dinheiro é gasto para guardar e buscar este documento? E se você não encontrar o documento que tanto procura? Qual é o impacto de perdê-los? Você tem o controle de segurança de quem os acessa? Como é gerenciado o seu ciclo de vida? Você consegue distribuí-los e compartilhá-los de forma eficiente? Você consegue compartilhar o conhecimento na organização com segurança de maneira eficiente ?

28 Aplicação de GED Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, e-Commerce, etc Extratos de conta corrente, aplicações, cartões de assinatura, Contratos de câmbio, de financiamento e leasing Automação de cartórios Bibliotecas digitais Catálogos de peças e listas de preços Controle completo de compras (do pedido à entrega do produto) Controle de bilhetes de companhias aéreas Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo Conversão de acervos históricos Desenhos de engenharia e relatórios técnicos Fonte CENADEM

29 Aplicação de GED Documentação administrativa/Financeira/Contábil/RH
Documentação da logística de transporte Documentação de auditoria Documentação de consórcios Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Powerpoint, fax, e outros Documentos e processos de tribunais Documentos em geral de instituições de ensino Gerenciamento de contratos em geral Prontuários de pacientes em hospitais Resultados de exames laboratoriais Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização Fonte CENADEM

30 Estudo de Caso – Gestão de Pedidos
SE SUITE

31 Estudo de Caso – Corretora de Valores
Integração Hosting Aplicador Registro Consulta Documentos Digitalização Indexação Arquivo Físico Consulta Documentos Auditorias Internas/ Externas

32 Estudo de Caso – Gestão de veículos/cargas
Reconhecimento inteligente de placas de veículos e identificações de contêineres, garantindo melhoria no controle de processos e redução de custos

33 Estudo de Caso – Gestão da Produção

34 Porque as empresas implantam GED ?
Alta velocidade, segurança e precisão na localização de documentos. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos. Reduzir a possibilidade de extravio ou falsificação de documentos. Mais agilidade nas transações entre empresas. Agilidade nas mudanças de processos. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente. Respostas precisas e instantâneas Obtenção de vantagem competitiva sustentável. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos. Fonte CENADEM

35 Retorno sobre Investimento
Premissas : a.) documentos b.) HH = R$ 12,00/h c.) Preço de uma cópia = R$ 0,10 d.) Custo médio de guarda de um documento = R$ 1,00 e.) 100 funcionários Cópias emitidas => 19 cópias * x R$ 0,10 = R$ ,00 Custo total de guarda => x R$ 1,00 = R$ ,00 Erro de armazenamento => x 5% x R$ 32,00 = R$ ,00 Reemissão de documento=> 25h x x 7,5% x R$ 12,00 = R$ ,00 Busca de documentos = 400h x R$ 12,00 = R$ ,00 Total = R$ ,00/ano R$ ,00

36 COMO IMPLEMENTAR ? Levantamento Análise Recomendação Projeto
Implementação

37 LEVANTAMENTO Definir o problema e o objetivo da solução
Definir usuários internos e externos Quais os tipos de documentos? Qual a quantidade de documentos (por tipo)? Como será a integração com sistemas legados ? Qual a infra-estrutura tecnológica necessária? Levantamento de processos existentes Definição de um Sponsor para o projeto.

38 GED IMPLEMENTADO

39 “Conhecimento é poder”
Conclusão O crescente volume de informações gerado nas corporações exige uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Tudo que é importante precisa ser controlado e gerenciado. O objetivo de toda empresa é a competitividade, produto de uma boa tomada de decisão. O que mais mudou nos últimos anos foi o modo de acesso às informações, base para a tomada de decisão. O foco das empresas de sucesso é um melhor gerenciamento de todas as informações. “Conhecimento é poder” Francis Bacon – Século XVI

40 A TNX Brasil Uma empresa brasileira especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria, planejamento e execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada. A TNX Brasil conta hoje com cinco unidades de negócios localizadas em Minas Gerais (Belo Horizonte e Sul de Minas), no Rio de Janeiro, Espírito Santo e Santa Catarina, e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional. Como integradora de soluções, possuímos um portfólio de produtos e serviços que abrange toda parte de excelência e conformidade empresarial, Gestão do Conhecimento, Gestão do Chão de Fábrica (Sistemas MES), automação de projetos 3D, além de parcerias diversas complementares. A TNX Brasil conta hoje com mais de 300 clientes, entre as quais estão inseridas as maiores empresas atuantes no mercado nacional.

41 Alguns Clientes

42 Gestão do Conhecimento
Gestão da Excelência Gestão do Conhecimento Gestão da Produção

43 Funcionários – Belo Horizonte (31) 3245-2713
TNX – UNIDADE MG Av. do Contorno, 5351/ Funcionários – Belo Horizonte (31) TNX – UNIDADE RJ Rua Dalcidio Jurandir, 255/257 Barra – Rio de Janeiro (21) TNX – UNIDADE ES Rua Pedro Carlos de Souza, nº. 209 Ilha de Santa Maria – Vitória (27)