2ª REUNIÃO DE CONTROLE DO CICLO DE GESTÃO DE 2015.

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1 2ª REUNIÃO DE CONTROLE DO CICLO DE GESTÃO DE 2015

2 OBJETIVOS  Realizar a 2ª Reunião de Controle do ciclo de gestão de 2015.  Verificação dos processos realizados até a presente data;  Ministrar uma instrução sobre indicadores;  Padronizar procedimentos;  Retirar dúvidas.

3 SUMÁRIO - Introdução -Definições de indicador -Interpretação do indicador -Modelo -Cronograma -Conclusão

4 INTRODUÇÃO Os indicadores são ferramentas básicas para o gerenciamento do Sistema Organizacional, e as informações que eles fornecem são essenciais para o processo de tomada de decisão. De outro modo, são formas de representação quantificáveis das características de produtos e processos. São utilizados também pela OM para controlar ou melhorar a qualidade e o desempenho dos seus produtos, serviços e processos ao longo do tempo. Os indicadores permitem avaliação do desempenho da instituição, segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. (MARTINS & MARINI, 2010, p.111). Possuem dois importantes papéis: comunicar e mensurar o alcance da estratégia, através da comparação do desempenho atual com a meta definida para o indicador. Neste contexto, a utilização dos indicadores no planejamento estratégico é primordial para tomada de decisões seguras e bem fundamentadas, baseadas em fatos, e não em suposições. O indicador é definido como formas de representação QUANTIFICÁVEL de características de produtos/serviços ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS ao longo do tempo.

5 INTRODUÇÃO Para a formulação de indicadores é necessário um conjunto de passos para assegurar os princípios da qualidade. Em síntese os passos estão representados na figura abaixo:

6 DEFINIÇÕES Passo 1 - Identificação do nível, dimensão, subdimensão e objetos de mensuração. Passo 2 – No estabelecimento de indicadores é necessário considerar alguns componentes e requisitos básicos, para garantir a sua operacionalização. a) Componentes básico de um indicador são:  Medida (relação matemática), num determinado momento, grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas.  A fórmula de obtenção do indicador indica como o valor numérico (índice) é obtido.  Índice valor de um indicador em determinado momento.  Padrão de comparação índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.  Metas são os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

7 DEFINIÇÕES b) Requisitos básicos:  Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo;  Simplicidade: facilidade de ser compreendido;  Baixo custo de obtenção;  Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a formação de série histórica;  Rastreabilidade: facilidade de identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção;  Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender às etapas críticas dos processos, serem importantes e abrangentes.  O referencial comparativo é um índice acordado para o indicador, utilizado como padrão de comparação. c) Tipos de indicadores: Indicadores Estratégicos - informam “quanto” a organização se encontra na direção da consecução de sua visão; refletem o desempenho em relação aos objetivos estratégicos e aos fatores críticos de sucesso. Indicadores de Produtividade (eficiência) - medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos. Indicadores de Qualidade (eficácia) - focam as medidas de satisfação dos usuários e as características do produto/serviço. Indicadores de Efetividade (impacto) - focam as consequências dos produtos/serviços. Indicadores de capacidade - medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.

8 DEFINIÇÕES d. O que medir? -Eficácia = Qualidade (características técnicas asseguradas ao produto/serviço). -Custo (conjunto de valores retirados da sociedade, aos quais se agrega valor para essa mesma sociedade. -Atendimento (garantia de entrega dos produtos/serviços no prazo, local e quantidade). -Moral (nível médio de satisfação das pessoas da organização). -Segurança (segurança física das pessoas e usuários em relação aos produtos/serviços). -Desempenho (consequências dos produtos/serviços em relação ao usuário e/ou sociedade. Fazer a coisa certa do jeito certo). -Capacidade. -Eficiência (Produtividade). -Efetividade (Impacto). -Ética (cumprimento de normas, regulamento, leis e códigos de conduta).

9 DEFINIÇÕES Passo 3 - Validação preliminar dos indicadores com as partes interessadas Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas é fundamental para obtenção de um conjunto de indicadores, que propicie uma visão global da instituição e represente seu desempenho. Durante a validação é necessário levar em conta os requisitos básicos apresentados no passo 2. (Estabelecimento de indicadores). Passo 4 - Construção de fórmulas e estabelecimento de metas a) Construção de fórmulas Com a utilização de fórmula permite que o indicador seja: inteligível, interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão. A fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

10 DEFINIÇÕES b) Estabelecimentos de metas Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo que está sendo medido. É o desafio a ser alcançado. Todos os indicadores de desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador. As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementação da estratégia. A finalidade de cada meta é enunciada no detalhamento do indicador e expressa um propósito da organização. Um estado de futuro esperado em um determinado período. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo. Exemplo: Manter e/ou melhorar os índices do TAF com relação ao ano anterior. Características das metas:  Mensuráveis;  Desafiadoras;  Viáveis;  Relevantes;  Específicas;  Temporais;  Alcançáveis; Se há um objetivo, deve haver uma meta. Dito de outra forma se há uma situação desejada, há necessidade de se quantificar a representação do alcance da situação desejada.

11 DEFINIÇÕES Passo 5 - Definição de Responsáveis Após a construção das fórmulas e estabelecimento das metas é importante estabelecer os responsáveis pela apuração do indicador. Indicadores sem responsáveis por sua coleta e acompanhamento não são avaliados, tornando-se sem sentido para a organização. Uma vez identificado o responsável pela coleta, é definida a periodicidade de coleta do indicador. Passo 6 - Geração de Sistema de Coleta de Dados Etapa complexa, uma vez que há necessidade de se coletar dados acessíveis, confiáveis e de qualidade. A identificação dos dados varia de acordo com o tempo e os recursos disponíveis, assim como o tipo de informação necessária. Após definidos os métodos de coleta das informações é necessário seguir para o próximo passo, de validação dos indicadores pelas partes interessadas. Passo 7 - Ponderação e Validação Final dos Indicadores com as Partes Interessadas “A ponderação e validação final dos indicadores com as partes interessadas são fundamentais para a obtenção de uma cesta de indicadores relevante e legítima que assegure a visão global da organização e, assim, possa representar o desempenho da mesma. O processo de validação é conduzido vis ‐ à ‐ vis uma sistemática de ponderações em que são definidos pesos para as dimensões do desempenho e para cada critério de seleção do indicador, avaliando o grau de relevância de dimensões e de indicadores para a mensuração do desempenho da organização (ou Governo).”(Manual Gespública, 2009).

12 DEFINIÇÕES Passo 8 - Mensuração do Desempenho Após a execução de todos os passos básicos para a criação do indicador e sua sistemática, torna-se necessário medir o que se deseja. Esse passo é iniciado com a coleta de dados e o cálculo do indicador, e finalizado com a conversão do valor obtido na nota correspondente.

13 INTERPRETANDO O INDICADOR Promover a análise e a interpretação dos dados é aspecto primordial para o processo decisório, pois, caso contrário, a existência de uma sistemática de monitoramento e avaliação não proporciona ganhos e benefícios para a organização, havendo apenas dispêndio de tempo e de recursos. A análise e a interpretação de dados podem ocorrer de diversas formas, após a prévia coleta e mensuração das informações. Para você interpretar um indicador, você deve primeiro definir sua formatação, porém nunca se esqueça de tornar este processo de visualização e interpretação o mais fácil possível. Origine suas ações sempre na interpretação de seu indicador, onde o processo de melhoria se dará no tempo determinado de suas ações. Destaca-se que não devemos construir indicadores apenas para medir, mas em estabelecer indicadores que possam aferir resultados, bem como monitorar, orientar e induzir o desempenho da instituição. Nesse contexto, os indicadores funcionam como ferramentas que conduzem ao comportamento desejado e devem dar aos indivíduos o direcionamento que precisam para atingir os objetivos da organização. É importante destacar que na seleção de indicadores estratégicos não se pode começar fazendo perguntas erradas: Que indicadores devemos usar? Quantos? E sim com as perguntas certas: quais são os nossos objetivos estratégicos? Que informações são importantes monitorar ao alcance dos objetivos, para assim, definir quais os indicadores serão necessários.

14 MODELO

15 CRONOGRAMA Atividades/ObjetivosResponsávelData 1ª Reunião de Coordenação (1ª Fase) Subcomandante e Escritório de Projetos 12 Mar Início da atualização do plano de gestão Escritório de Projetos/Representantes19 Mar 2ª Reunião de Coordenação (1ª Fase) Escritório de Projetos/Representantes21 Abril 3ª Reunião de Coordenação (1ª Fase) Escritório de Projetos/Representantes25 Maio Término da atualização do plano de gestão Escritório de Projetos/Representantes02 Junho 4ª Reunião de Coordenação (2ª Fase) Escritório de Projetos/Subcomandante/Representant es 09 Junho Início e término da validação Escritório de Projetos/Subcomandante/Representant es 09 Jun à 16 Jul 5ª Reunião de Coordenação (3ª Fase) Escritório de Projetos/Subcomandante/Representant es 21 Jul Consolidação dos Indicadores (EsAO em números) Escritório de Projetos/Representantes21 Jul – 18 Ago

16 CONCLUSÃO TODO O INDICADOR DE DESEMPENHO TEM UMA FUNÇÃO, E ESTA FUNÇÃO DEVE SER DIVULGADA PARA SE TORNAR CULTURA NA INSTITUIÇÃO ENTRE AS PESSOAS. FAÇA DE SEUS INDICADORES EXTENSÃO DE MELHORIA NA CULTURA DE SUA INSTITUIÇÃO.