CURSO DE FORMAÇÃO DE CONSELHEIROS/2011 OFICINA SECRETARIA EXECUTIVA DO CMDCA Psic. Rosana dos Santos Pereira Psic. Silvia Regina Nakamatsu SETAS.

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1 CURSO DE FORMAÇÃO DE CONSELHEIROS/2011 OFICINA SECRETARIA EXECUTIVA DO CMDCA Psic. Rosana dos Santos Pereira Psic. Silvia Regina Nakamatsu SETAS

2 PRECISAMOS SABER... O que é o CMDCA? Sua base Legal? Por quê e para que foi criado? Sua estrutura? Quem faz parte? Qual seu papel nesse contexto?... SETAS

3 CONSTITUIÇÃO DO CMDCA Presidente Vice-Presidente Secretário(a) Executivo(a) Comissões Temáticas Plenária SETAS

4 METODOLOGIA DE TRABALHO SETAS

5 PRINCIPAIS DOCUMENTOS Lei de Criação do CMDCA Regimento Interno Resolução Ata Ofício Comunicação Interna Planejamento Relatório SETAS

6 LEI DE CRIAÇÃO DO CMDCA Natureza e finalidade; Competências; Composição, organização e funcionamento; Disposições gerais. SETAS

7 REGIMENTO INTERNO DOS CONSELHOS Natureza e finalidade; Competências; Composição, organização e funcionamento (mais detalhado); Atribuições; Impedimentos. SETAS

8 REGIMENTO INTERNO DOS CONSELHOS DEVERÁ ESPECIFICAR: A forma como serão criadas as comissões temáticas e procedimentos para a criação de grupos de trabalho temporários e permanentes. O processo de eleição dos conselheiros que representarão a sociedade civil. Os trâmites para substituição de conselheiros e perda de mandato. SETAS

9 REGIMENTO INTERNO DOS CONSELHOS A periodicidade das reuniões do Plenário e das comissões. As orientações sobre como serão publicadas as decisões do Plenário. O detalhamento das atribuições da Secretaria Executiva do Conselho. A indicação das condições que devem ser seguidas para alterar o Regimento Interno. SETAS

10 RESOLUÇÃO Deve ser redigida no presente Constar a data da aprovação Introdução onde conste a lei de criação do CMDCA e o artigo que mencione a competência do conselho para deliberar sobre ações locais da Política da Criança e Adolescentes Deve ser elaborada e publicada 01 (uma) resolução para cada assunto deliberado. SETAS

11 CRONOGRAMA DE REUNIÕES Cronograma - é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. SETAS

12 Reunião - é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. As reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes. REUNIÃO... SETAS

13 TIPOS DE REUNIÕES ORDINÁRIA É aquela que deve ser realizada mensalmente, de acordo com o Regimento Interno do Conselho. É aquela agendada previamente programada. Segue uma pauta definida para esse acontecimento. SETAS

14 TIPOS DE REUNIÕES EXTRAORDINÁRIA É aquela que se realiza quando há assunto urgente a tratar, por convocação do Presidente ou por % dos membros do Conselho. É permissiva legal, porém de natureza eventual quando convocação para fins de dirimir situação ocasional, deve- se primar por um tema específico. É a reunião que se faz de vez em quando, fora do comum, fora da programação. SETAS

15 TIPOS DE REUNIÕES AMPLIADA Devem ser realizadas quando houver necessidade de amplo debate sobre um tema específico. São aquelas com o objetivo de tornar público e transparente as ações do Conselho. Podem ser programadas previamente. SETAS

16 Calendário de Reuniões O Calendário é um ponto da organização do CMDCA, evita a falta de quorum e proporciona a divulgação das reuniões. Orienta-se elaborá-lo anualmente, e aprová- lo em plenária por maioria de votos, podendo ser alterado com aprovação dos membros. SETAS

17 MODELO DE CALENDÁRIO DAS REUNIÕES ORDINÁRIAS DO CMDCA MÊSDIADIA DA SEMANAHORÁRIOLOCAL/ENDEREÇO JANEIRO12QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº FEVEREIRO09QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº MARÇO09QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº ABRIL13QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº MAIO11QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº JUNHO08QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº JULHO13QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº AGOSTO10QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº SETEMBRO14QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº OUTUBRO12QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº NOVEMBRO09QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº DEZEMBRO14QUARTA-FEIRA08:00CASA DOS CONSELHOS – RUA...., Nº SETAS

18 LOGÍSTICA PARA REALIZAÇÃO DE REUNIÃO Local da reunião Materiais de expediente Equipamentos Cópias Água/ café/ chá SETAS

19 ELABORAÇÃO DE PAUTAS PAUTAS Lista de temas a ser tratada em uma reunião Poderá ser definida de acordo com a urgência dos assuntos a serem tratados, como por exemplo: -Leitura e aprovação de Atas; -Inclusão de pauta; -Aprovação da ordem do dia; -Análise e aprovação da prestação de contas do FMDCA (conforme lei de criação do FMDCA); -Informes gerais. SETAS

20 MODELO – CONVOCAÇÃO Campo Grande,... de junho de 2011. CONVOCAÇÃO N° 010/2011 Senhor(a) Conselheiro(a), Convocamos Vossa Senhoria para participar da 6ª reunião ordinária do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente, que será realizada na Casa dos Conselhos, sito a rua..., n° 000 –...., no dia... de junho de 2011 (quarta-feira), com o início previsto às 08:00, com a seguinte programação: PAUTA 1 - Leitura e aprovação da Ata n° 252; 2 - Inclusão de pauta; 3 - Análise e aprovação do Balancete Físico Financeiro do Fundo Municipal de Assistência Social, referente ao mês de maio de 2011; 5 – Acompanhamento da comemoração do aniversário de 21 anos do ECA; 6 – Informes gerais. Na forma do cumprimento do Regimento Interno, o Conselheiro que não puder comparecer à reunião marcada, deverá comunicar com antecedência à Secretária do CMDCA os motivos da sua ausência, mediante carta, fax ou e-mail e solicitar ao suplente que o substitua. Atenciosamente, _______________________________ Presidente do CMDCA Rua..., 000 Vila... -CEP:00.000-000 Telefax: (00) 0000-0000 e-mail: cmdca...@....com SETAS

21 PROCEDIMENTOS DURANTE AS REUNIÕES Recepção Apresentações Folha de freqüência Postura Auxílio na condução das pautas Lavratura da ata Encerramento SETAS

22 ATA Ata é um “documento de registro” no qual se resumem reuniões - fatos, ocorrências, decisões, resoluções, debates, votações, disposições, normas, etc. A ata é a vida do Conselho, é onde se reúne todos os atos fundamentais da sua existência e trajetória na gestão do Conselho. SETAS

23 Características básicas da formatação de ATAS são: Texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens, ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo; Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso; Sem emprego de abreviaturas ou siglas; Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…). SETAS

24 Se houver erro do Secretário o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar Exemplo: “Aos dezesseis dias do mês de maio, digo, do mês de setembro de mil, novecentos e noventa e nove, reuniu-se o... ”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição Da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode- se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: Na linha onde se lê abono, leia-se abandono” SETAS

25 Lembretes sobre ATAS: As atas devem ser lavradas pela(o) secretária(o) executiva(o) e, em sua falta, por secretário ad hoc, nomeado regularmente,aberto e encerrado pelo respectivo presidente, sendo suas páginas numeradas e por ele rubricadas. SETAS

26 Lembretes sobre ATAS: Os livros de atas serão guardados em lugar seguro, sob a responsabilidade do secretário, e somente sairão do arquivo para o seu exame pelo órgão competente. As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões. As mais importantes e que mais freqüentemente aparecem são as seguintes: SETAS

27 Lembretes sobre ATAS: a) Título, exemplo: ATA Nº 10; b) Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso); c) Local da reunião; d) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados, etc.); SETAS

28 Lembretes sobre ATAS: e) Presidente e secretário dos trabalhos; f) Ordem do dia (discussões, votações, deliberações,etc.); g) Fecho (encerramento); h) Assinaturas dos presentes, preferencialmente, por extenso (não rubrica). SETAS

29 Lembretes sobre ATAS: Termo de Abertura/ Encerramento O termo de abertura faz parte das folhas numeradas e deve ser feito na primeira folha numerada. O termo de encerramento deve ser feito na última página numerada do livro. SETAS

30 ATA DIGITADA Formatação: Fontes “Arial”, “Courier New” ou “Times New Roman” A fonte escolhida deverá ser usada em todas as atas que compuserem o livro Padrão tamanho 12 Espaçamento entre linhas deve ser de 1,5 Todo o corpo de uma ata deve constituir um só parágrafo. SETAS

31 ATA DIGITADA Todo o título deve ser feito com texto centralizado, letras em negrito e de tamanho igual a 14 pt. Quando a ata começar em uma folha nova deve- se usar o traço diagonal para os espaços de linha deixados em branco na folha. As folhas impressas deverão ser colocadas no livro ata. Deverão obedecer o seguinte formato padronizado: A4 (21x29,7 cm). SETAS

32 ATA DIGITADA Com margem de 2 (dois) centímetros de cada lado. Após ter o trabalho pronto, com todas as correções feitas deve- se utilizar o recurso de hifenização e alinhamento de ambas as margens, esquerda e direita (justificar). Não imprimir textos nos versos das folhas, apenas a frente de cada folha deverá ser utilizada. SETAS

33 CONSTRUÇÃO DE OFÍCIOS, CORRESPONDÊNCIAS E E-MAILS Ofício - é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou autoridades públicas. É o tipo mais comum de correspondência oficial expedido por órgãos públicos, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público, pode ser também um particular. O conteúdo do ofício é matéria administrativa, mas pode vincular também matéria de caráter social. CI – Comunicação Interna SETAS

34 CONSTRUÇÃO DE OFÍCIOS, CORRESPONDÊNCIAS E E-MAILS Correspondência Carta é objeto de correspondência, com ou sem envoltório, sob a forma de comunicação escrita, de natureza administrativa, social, comercial, ou qualquer outra, que contenha informação de interesse específico do destinatário. Correio eletrônico E-mail é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação externa e interna. SETAS

35 Importante... SOBRE OS DOCUMENTOS Ofício e Comunicação Interna – CI Numeração independente Quem assina é o(a) Presidente(a) e na falta deste o Vice-Presidente(a) Sistema de controle de recebimentos e encaminhamentos. SETAS

36 RELATÓRIOS DE DADOS Encaminhamentos - documentos - resoluções - relatórios - outros - Protocolo Frequências nas reuniões - lista de presença - tabulação para controle e dados. SETAS

37 PUBLICIZAÇÃO DAS DELIBERAÇÕES Publicar - Afixar ou apregoar em lugares públicos (Diário Oficial/ jornal local/ mural); levar ao conhecimento público; tornar público e notório. SETAS

38 Organização de arquivos Os conjuntos de atas de reuniões, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários, de boletins de notas, de fotografias, etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade (do Conselho) por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. SETAS

39 Organização de arquivos - Um arquivo bem organizado, ordenado cronologicamente, por assuntos ou alfabeticamente, poderá representar uma considerável economia de tempo e energia. - Identifique claramente cada assunto do arquivo no rótulo da respectiva pasta. SETAS

40 CRONOLÓGICO Ponha rótulos em cinco ou seis pastas Correspondentes aos dias da semana. Arrume-as numa gaveta do arquivo e depois arranje outra pasta com o rótulo “Próxima semana”. Coloque nas pastas apropriadas, memorandos dos compromissos, chamadas telefônicas a fazer e tarefas a cumprir, como, por exemplo, as contas a pagar. Mantenha os papéis nas pastas até que se tenha ocupado deles. SETAS

41 ALFABÉTICO Se você tiver muita correspondência, este sistema lhe ajudará a encontrar rapidamente qualquer documento. Arquive os documentos em ordem alfabética dos remetentes e ponha as mais recentes em primeiro lugar em todas as pastas. SETAS

42 POR ASSUNTO Ordene os assuntos por ordem alfabética. Subdivida-os quando achar conveniente, como no caso do arquivo financeiro. Os arquivos por assunto são muito flexíveis. Você poderá reagrupar sob nova designação ou subdividir a papelada como lhe convier, ou ainda reunir vários arquivos num só. SETAS

43 PLANO DE AÇÃO ANUAL É um planejamento construído a partir de uma ou mais reuniões do Conselho, de modo que envolva toda a plenária e construa consensos acerca das atividades a serem realizadas ao longo do ano. SETAS

44 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES SETAS

45 PLANO DE AÇÃO ANUAL Deve conter: Identificação; Justificativa; Objetivos; Ações a serem desenvolvidas; Locais, responsáveis e prazos; Cronograma de execução; Orçamento e recursos; Avaliação das ações realizadas. SETAS

46 MODELO DE PLANO ANUAL DE AÇÃO JaneiroFevereiroMarçoAbril - Audiência Pública com as entidades ou organizações de Assistência Social - Formação de grupos de trabalho e comissões - Análise e aprovação do Demonstrativo Físico Financeiro do FMDCA -2011 - Partilha dos Recursos do FMDCA –2011 - Análise e aprovação do balancete físico- financeiro do FMDCA. - Visitas de acompanhamento da rede não governamental -................................ -.............................. - Visitas de acompanhamento da rede governamental -................................ Contemplando todos os meses do ano. SETAS

47 FUNDO MUNICIPAL - Tem como finalidade prover os recursos necessários a execução de programas e projetos relacionados com a Política Municipal de atendimento dos direitos da criança e do adolescente. - Mediante planejamento com o estabelecimento de Planos de Trabalho e de Aplicação. SETAS

48 PLANO DE APLICAÇÃO DO FUNDO Apresentar o financiamento das ações na área da criança e do adolescente para o corrente ano. ELABORAR E ENCAMINHAR A PLENÁRIA PARA APROVAÇÃO SETAS

49 Modelo de Detalhamento de Aplicação dos Recursos N° de OrdemAçõesValor R$% 01Projeto.........R$ 75.000,0029,76 02Diagnóstico da situação Criança e do Adolescente no município R$ 15.000,005,95 03Capacitação/campan has/eventos R$ 15.000,005,95 04Atendimentos as demandas do Conselho Tutelar R$ 8.000,003,17 Total de Recursos do Fundo: R$ 252.000,00 SETAS

50 REGISTRO DAS ENTIDADES Documentos Necessários: Requerimento; Cópia do estatuto social (atos constitutivos) registrado em cartório; Cópia da ata de eleição e posse da atual diretoria, registrada em cartório; Plano de ação; Cópia do Comprovante de Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas –CNPJ. SETAS

51 Modelo de Requerimento de Inscrição Senhor(a) Presidente do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente A entidade abaixo qualificada, por seu representante legal infra-assinado, vem requerer sua inscrição neste Conselho. A -Dados da Entidade: Nome da Entidade _______________________________________________ CNPJ: _______________________ Código Nacional de Atividade Econômica Principal e Secundário ____________ Data de inscrição no CNPJ_____/_____/______ Endereço ____________________________________ nº __ Bairro _________ Município ___________________UF ______CEP __________Tel.___________ FAX________________ E-mail ______________________________________ Atividade Principal ________________________________________________ Síntese dos serviços, programas, projetos e benefícios socioassistenciais realizados no município (descrever todos) _______________________________________________________________________________________________ B -Dados do Representante Legal: Nome __________________________________________________________ Endereço __________________________________n°____Bairro ___________ Município ________________________________ UF___ CEP_____________ Tel.__________Celular _____________________E-mail __________________ RG_____________ CPF___________________ Data nasc. ____/_____/_____ Escolaridade _____________________________________ Período do Mandato:_______________________________ C -Informações adicionais ________________________________________________________________________________________________ Termos em que, Pede deferimento. Local __________________ Data ____/_____/_____ __________________________________ Assinatura do representante legal da entidade SETAS

52 Modelo de Comprovante de Inscrição Conselho Municipal de ___________________________ INSCRIÇÃO Nº _____________________ A entidade _______________________, CNPJ_________________, com sede Em ______________________________, é inscrita neste Conselho, sob Número __________________, desde _____/______/________. A entidade executa(rá) o(s) seguinte(s) serviço(s)/programa(s)/projeto(s)/benefício(s) socioassistenciais (listar todos,constando os endereços respectivos caso a entidade os desenvolva em mais de uma unidade/estabelecimento no mesmo município):__________________________________________________ A presente inscrição é por tempo indeterminado. Local __________________Data ____/_____/_____ _____________________________ Assinatura do (a) Presidente do Conselho SETAS

53 Comprovante de Cancelamento de Inscrição Conselho Municipal de __________________ O Conselho ______________________ no uso de suas atribuições legais que lhe confere o art..................., ao examinar o Parecer nº ____________ que trata do cancelamento da inscrição da entidade _______________________, CNPJ _________________, com sede em ___________, inscrita neste Conselho, sob número _______________desde _____/______/________, delibera pelo cancelamento da inscrição da referida entidade por essa por não cumprir com as seguintes determinações legais: a) b) A decisão será encaminhada para publicação no Diário Oficial do Dia __ de ___de 20__, conforme Resolução CMDCA nº __/20___. Cidade,___de ______de 20___. ___________________ Presidente do Conselho

54 ARTICULAÇÃO COM MEMBROS E REDE LOCAL Importante para o desenvolvimento, fortalecimento e efetivação das ações. SETAS

55 “A persistência é o menor caminho para o êxito”. Charles Chaplin

56 SECRETARIA DE ESTADO DE TRABALHO E ASSISTÊNCIA SOCIAL SUPERINTENDÊNCIA DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL COORDENADORIA DE PROTEÇÃO SOCIAL ESPECIAL E-MAIL: CDPPSETAS@SETAS.MS.GOV.BR FONE: (67) 3318-4122/4179