Processos Decisórios Resumo. O administrador de hoje Desafios do bom administrador 1.Visão Sistémica 2.Quebrar paradigmas 3.Liderar a equipe (diferência.

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1 Processos Decisórios Resumo

2 O administrador de hoje Desafios do bom administrador 1.Visão Sistémica 2.Quebrar paradigmas 3.Liderar a equipe (diferência entre poder e autoridade) 4.Promover trabalho participativo - motivar 5.Não qualquer um pode administrar uma empresa 6.Mercado 100% globalizado 7.Crise = oportunidade 8.Objetivo principal do administrador ? 9.Implementar a lei do 5% e do 95% (ser melhor e ser diferente)

3 Processos Decisorios Processo: Conjunto de ações, em forma sequencial e determinada, Que objetiva atingir um objetivo Decidir: Resolver O que fazemos o dia todo alem de respirar ?

4 Processos Decisorios Temos duas formas de decidir: 1.Intuição 2.Convição Objetivo na decisão: diminir o grau de incerteza Para decidir com menor indice de incerteza, precisamos a.Informação b.Comuniação (vírgula) c.Opções (analizar as contingencias)(fábula da cobra)

5 Processos Decissorios Para a proxima aula O que é Empowerment Dar um exemplo da sua aplicação

6 Fatores que podem influenciar o processo decisorio 1.Complexidade da evolução do mundo globalizado 2.A diminuição do tempo disponivel para a tomada da decisão 3.A rapidez nas comunicações 4.A melhora nos processos de informação 5.O Aumento da expectativa de resultado a curto prazo

7 Sequência do processo decisorio 1.Identificação do problema 2.Análise do problema em questão 3.Geração e estabelecimento de alternativas 4.Análise dos desdobramentos de cada alternativa (v. sist.) 5.Seleção da alternativa mais adequada 6.Implementação da alternativa escolhida 7.Avaliação e feedback (sistema propriamente dito) Como se forma um sistema ? Resumindo: “ Um processo de tomada de decisão pode ser definido como sendo um processo de escolha entre duas ou mais alternativas de ação, para solução de problemas. “

8 Certeza, Risco e Incerteza Todas as decisões são tomadas sobe uma de tres condições: certeza, risco e incerteza. (Caravantes, 2005, P. 451) Certeza: Situação na qual toda a informação necessária para a tomada de decisão se encontra disponível. O administrador conhece o objetivo a alcançar e tem informações precisas e confiáveis Sobre os resultados e conseqüências de cada alternativa possível (Sobral, 2008) Risco: Situação na qual não é possível prever com certeza quais são os resultados Associados a cada alternativa, mas há informação suficiente para estimar uma Probabilidade de que determinado evento venha a acontecer. Incerteza: Situação na qual a informação sobre as alternativas e suas conseqüências é Incompleta. Nesse caso, os administradores não conseguem estimar com precisão Os riscos associados a cada alternativa

9 Certeza, Risco e Incerteza Tomada de decisão em condições de incerteza ou em condições de ignorância. Tomada de decisão em condições de certeza - Tomada de decisão em condições de risco – (experiência) Tomada de decisão em condições de competição ou conflito (concorrentes)

10 Certeza, Risco e Incerteza Falta de habilidade de se prever um resultado pode ocorrer dos Seguintes fatores 1.Complexidade das variáveis 2.Falta de informações sobre as variáveis 3.Não fica possível estabelecer probabilidades de sucesso 4.Decisão em grupo ou individual

11 Tipos de decisões Individual: Sistemas organizacionais abertos Dispõe de experiência para solucionar Depende de cada pessoa (homem, meio e circunstancia) Vantagens: 1.Maior Rapidez 2.Responsabilidade facilmente identificada 3.Maior capacidade para tomar decisões impopulares Desvantagens 1.Se o individuo for indeciso, pode paralisar a organização

12 Tipos de decisões Coletiva: Em grupo Possibilita trocar idéias e experiências Complica quando tem vários pontos de vista Vantagens 1.Detêm mais informações 2.Toma-se decisões de maior qualidade 3.As decisões são mais fáceis de implementar Desvantagens 1.Mais lenta 2.Difícil de tomar decisões quando a mesma possa prejudicar a algum dos membros

13 Tipos de decisões Modelo Racional: Processo decisório no qual os administradores tomam decisões ótimas que Maximizam os resultados da organização. Dessa forma o processo levaria a decisão ideal, independentemente de quem a tomasse. (Sobral, 2008, p108) Características: 1.Problema claramente definido e o enunciado corretamente formulado 2.Metas e objetivos, claros e conhecidos 3.Não há restrição de tempo e de recursos 4.A informação necessária sobre as alternativas e os resultados potenciais precisa ser mensurável e confiável

14 Tipos de decisões Modelo Racional: Características: 5.Os critérios e preferências para avaliar as alternativas são perfeitamente identificados, permanecendo estáveis e constantes no tempo 6.O tomados de decisões é RACIONAL, ele usa a lógica para avaliar e ordenar as alternativas, escolhendo aquela que maximiza o alcance dos objetivos estabelecidos.

15 Tipos de decisões Modelo Racional: Etapas 1.Monitoramento do ambiente da decisão – (Matriz SWOT) 2. Definição do problema da decisão 3.Especificar os objetivos da decisão 4.Diagnosticar o problema (fator gerador) 5.Desenvolver soluções alternativas 6.Avaliar as alternativas 7.Escolher a melhor alternativa 8.Implementar a alternativa escolhida.......

16 Tipos de decisões Modelo Racional: Resumindo: 1.Tenta compreender o problema antes de tentar solucioná-lo 2.Estuda alternativas e seus desdobramentos, bem como técnicas e métodos apropriados para solucionar o problema 3.Cerca-se o mais possível de elementos para obter sucesso na solução Fator desfavorável: Muitas vezes se perde tempo na analise de um problema que exige solução rápida ////

17 Tipos de decisões Modelo de Racionalidade limitada: Pressupõe que os gestores devam utilizar procedimentos sistemáticos para tomar decisões de qualidade. Cada vez mais, no ambiente global e competitivo das organizações, as decisões devem ser tomadas com rapidez A perspectiva de racionalidade limitada, muitas vezes esta associada aos processos de decisão intuitivos. O que é a intuição? Processo inconsciente criado por nosso cérebro a partir de experiências vividas pelo individuo. A intuição esta baseada em anos de pratica e experiência direta, muitas vezes Guardada no inconsciente da pessoa. Complementa a analise racional

18 Tipos de decisões Diferencias entre os modelos (racional e de racionalidade limitada) No modelo racional: 1.Todas as soluções potenciais são avaliadas completamente 2.As informações são perfeitas (relevantes e confiaveis) 3.O tomador de decisões tem uma lista exuastiva de alternativas dentre as quais pode escolher 4.O gestor é uma pessoa racional 5.O gestor sempre tem em mente os melhores interesses da organização

19 Tipos de decisões Diferencias entre os modelos (racional e de racionalidade limitada) No modelo de racionalidade limitada 1. Supõe que existe mais de uma alternativa racional e então o gestor 2.Utiliza a sua experiência para determinar a que considera mais apta. 3.O tomador de decisões tem informações imperfeitas (incompletas) 4.O gestor tem uma racionalidade definida que se restringe a valores, experiências e hábitos 5.O gestor escolherá a primeira alternativa minimamente aceitavel. Este modelo se mostra mais rápido que o modelo racional e o tempo ganho compensa Muitas vezes, a perca de qualidade das decisões tomadas.

20 Erros nas decisões 1.Por excesso de confiança: perfil do negociador 2.Da ancoragem: fixarmos uma informação como ponto de partida 3.Da confirmação : utilizamos apenas informações que confirmam nossa determinação e desprezamos as que as contestam 4.Da disponibilidade: utilizamos as informações com base nas que estão mais disponíveis 5.Da representatividade: por analogia, tomamos experiências passadas para tirar conclusões que não sempre serão aplicáveis a nosso problema 6.Da escala do comprometimento : e apegar a uma decisão anterior mesmo que tenha sido errada 7.Da Aleatoriedade: Não considerar que alguma coisa não prevista pode acontecer 8. Da Compreensão tardia: imaginar que sabíamos o que iria acontecer depois que aconteceu.

21 Como melhorar as decisões Robbins (2005: 124) propõe as seguintes ações para a redução do erros: 1.Foco nas metas: Sem metas você não consegue ser racional 2.Busque informações que contrariem suas opiniões: o advogado do Diabo 3.Não tente encontrar sentido em eventos aleatórios: A mente foi educada para encontrar relações de causa e efeito. Quando alguma coisa acontece nos perguntamos: por que? 4.Aumente suas opções: mesmo que isto possa atrapalhar a melhor escolha, quantas mas escolhas possíveis, melhor será a nossa escolha final

22 Como melhorar as decisões Sobral, (2208:121), propõe os seguintes princípios para a melhoria da eficácia das decisões organizacionais: 1.Certas decisões contam mais que outras: Tarefa do gestor de priorizar 2.A ação é a meta, não a decisão em si: Um processo não termina com a decisão e sim com a sua implementação 3.Ambigüidade é inimigo: Atribuir responsabilidades é fundamental 4.Agilidade e capacidade de adaptação: uma boa decisão tomada com rapidez, é duplamente importante 5.Papeis de decisão valem mais que organigrama: chamar á pessoa certa para participar do processo (não necessariamente a de maior hierarquia) 6.Prática é melhor que sermão: Envolver todos aqueles que irão participar da implementação

23 ÉTICA na decisão VALORES “ Critérios absolutos de preferência, habitualmente não questionados pelo indivíduo, que orientam as suas decisões e ações na vida, indicando o que está certo ou errado sob a perspectiva individual”. Tomamos consciência de nossos valores à medida que justificamos termos adotado esses e não outros, embora a maior parte das pessoas não tenha consciência dos valores com que rege sua vida. É na escolha entre possibilidades diferentes de vida que nos definimos

24 ÉTICA na decisão As diferenças nos valores individuais explicam grande parte da dificuldade que temos em entender as escolhas dos outros, e eles as nossas. A relação entre pessoas com valores antagônicos será naturalmente conflituosa Compromisso moral é o processo pelo qual nos relacionamos com pessoas que têm valores que não coincidem com os nossos. Todos os dias, necessitamos de serviços, favores, produtos, informações que estão na posse de pessoas, cujos valores não coincidem com os nossos. A alternativa seria desistir da satisfação das nossas necessidades e não comprometer de todo os nossos valores.

25 ÉTICA na decisão O QUE É UMA MORAL? “Uma moral é um sistema de valores, normas, princípios e pressupostos que regem o comportamento e a possibilidade de participação num determinado grupo. É específica de um determinado tempo e espaço, não sendo considerada válida fora desse contexto.” A moral é habitualmente um meio mais poderoso do que a lei para reger o comportamento humano. Muitas vezes é mais fácil infringir a lei para agir de acordo com a moral, do que infringir a moral para agir de acordo com a lei. A definição de “ética” segundo o Aurélio: “ Estudo dos juízos de apreciação referentes à conduta humana suscetível de qualificação do ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente a determinada sociedade, seja de modo absoluto”.......

26 ÉTICA na decisão As organizações criminosas agem de acordo com éticas rigorosas, fundadas em princípios morais estritamente seguidos pelos seus membros. ÓTIMOLEGAL, MAS NÃO ÉTICO ACEITÁVEL ZONA LEGAL OK COM A LEI, MAS PODE NÃO SER E ÉTICA ACEITÁVEL AOS VALORES DE OUTRAS PESSOAS E ÉTICA ACEITÁVEL AOS VALORES DE OUTRAS PESSOAS ÉTICO, MAS NÃO LEGALNEM LEGAL, NEM ÉTICO OK COM A ÉTICA, MAS SUJEITO DOIS GRUPOS DE PROBLEMAS À PENALIDADE DA LEI FAZEM UMA TÁTICA PERIGOSA !

27 Poder – Autoridade e delegação Importância da delegação Com a delegação, a equipe passa a ser mais produtiva em decorrência do aumento considerável de sua motivação, além de se reduzir a burocracia, que é tão prejudicial em processos de tomada de decisão, reduz-se o tempo empregado na atividade e melhora-se o desempenho e o desenvolvimento do time. A delegação ainda permite ao gestor coordenar projetos mais complexos e de abrangência maior. A amplitude de controle se torna maior. Cuidado com a delegação da responsabilidade

28 Poder – Autoridade e delegação Regras básicas para a delegação eficaz Ao se delegar determinada tarefa a um determinado indivíduo deve-se, antes de mais nada, selecionar um indivíduo que seja comprometido e competente para a tarefa. O nível de autoridade dado ao subordinado deve ser compatível com as atividades exercidas por ele. A comunicação deve ser clara e precisa, não deixando dúvidas sobre as atividades e os resultados esperados para aquela tarefa ou projeto. A motivação da equipe através de recompensas, pelos resultados apresentados, é importante. Manter a equipe motivada.

29 Poder – Autoridade e delegação Regras básicas para a delegação eficaz Estabelecimento de controles eficazes para as tarefas para monitorar adequadamente os resultados. Esses controles devem estar claros e devem ser divulgados e aceitos. Treinamento e desenvolvimento dos seus subordinados, bem como auxiliá-los de maneira adequada (sem mostrar algum tipo de necessidade de centralização) em suas atividades. No momento da delegação deve-se evitar perda excessiva de poder, porém, deve-se estar disposto a “abrir mão” de determinadas atividades estratégicas que possam promover uma situação adequada de motivação nos subordinados. Ter canais de comunicação adequados.

30 Poder – Autoridade e delegação Regras básicas para a delegação eficaz Aceitar os erros dos outros. Encontrar maneiras de aumentar o nível de participação dos subordinados. Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização. Criar condições para incentivar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes o apoio que se fizer necessário. Evitar críticas desnecessárias e excessivas quando os subordinados cometem erros.

31 Poder – Autoridade e delegação Regras básicas para a delegação eficaz Deixar claro aos subordinados o que deve ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e prazo de realização. Promover incentivos adequados para que os subordinados e sintam seguros, dispostos e capazes de aceitar maior delegação.

32 Poder – Autoridade e Centralização Centralização Quando falamos em centralização nos referimos ao poder de decisão concentrado mais na alta administração. São muitos os motivos que influenciam um gestor ou uma cultura organizacional para um estilo de tomada de decisão mais centralizado. Podemos citar: 1.Condições internas encontradas; 2.Fatores do ambiente da empresa; 3.Maneira de ser do executivo/dono.

33 Poder – Autoridade e Centralização Esse estilo de tomada de decisão muitas vezes é utilizado em razão dos seguintes fatores: Para manter nível de maior integração na empresa; Para manter a uniformidade de ações e decisões; Para administrar com mais eficiência as urgências; Quando o empresário não quer um segundo homem que lhe faça sombra; Quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização; Para aumentar o nível de controle das atividades da empresa.

34 Poder – Autoridade e Centralização Vantagens Menor número de níveis hierárquicos; Melhor uso dos recursos humanos, materiais, equipamentos e financeiros; Melhor possibilidade de interação no processo de planejamento, controle e avaliação; Maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos; Decisões estratégicas mais rápidas; Maior segurança nas informações.

35 Poder – Autoridade e descentralização Descentralização Quando a organização diminui a concentração da tomada de decisão na alta administração da empresa, sendo necessária a delegação pelos seus diversos níveis hierárquicos. Isso é necessário quando: 1.A carga de trabalho da alta gestão está volumosa e/ou complexa; 2.Existe demora no processo de decisão; 3.Há aumento da necessidade de se desenvolver o nível gerencial dos executivos da média/baixa administração; 4.Há necessidade de aumentar a participação e motivação por parte do time.

36 Poder – Autoridade e descentralização Vantagens A possibilidade de gerar maior especialização nas diversas unidades organizacionais. Menor exigência de tempo nas informações e decisões por causa da autonomia. Aumenta o efeito competitivo. Melhora na definição de objetivos e metas para as unidades e para as pessoas. Ocorre um maior desenvolvimento das pessoas no aspecto administrativo e gerencial. Melhoria na motivação da equipe. Aumento da participação por parte do funcionário.

37 Poder – Autoridade e descentralização Mais rapidez no atendimento às necessidades da empresa e das unidades organizacionais. Desenvolvimento da capacitação gerencial e profissional. Menor tempo de tomada de decisão, pois o tomador de decisão passa a estar mais próximo da ocorrência dos fatos. Redução nos conflitos entre os níveis organiz. Geração de idéias inovadoras.......

38 Poder – Autoridade e descentralização Desvantagens Aumento da necessidade de controle e coordenação. Risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades. Maior dificuldade de normalização e de padronização. Maior ineficiência na utilização de recursos da empresa (humanos, financeiros, materiais e equipamentos). Maior dificuldade de coordenação de atividades que envolvam alto nível de interdependência ////