Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Manual do Programa.

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1 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Manual do Programa 5’S Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico da PBH. Belo Horizonte Maio 2009 Em busca de qualidade de vida para o servidor!

2 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL SUMÁRIO –Conheça a GEALConheça a GEAL –ApresentaçãoApresentação –O que é 5’SO que é 5’S –O que significa cada SensoO que significa cada Senso –Benefícios EsperadosBenefícios Esperados –Benefícios da Aplicação do 5’SBenefícios da Aplicação do 5’S –Fatores Críticos de SucessoFatores Críticos de Sucesso –Como Implantar o 5’SComo Implantar o 5’S –Passos para ImplantaçãoPassos para Implantação –Fase de ImplantaçãoFase de Implantação –Fase de SustentaçãoFase de Sustentação –Os 10 Mandamentos do 5’SOs 10 Mandamentos do 5’S –ReferênciasReferências

3 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Secretaria Municipal de Finanças Sec. José Afonso Bicalho Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Sec. Adalberto Patrocino Gerência de Apoio Logístico Evériton Campos Conheça a GEAL A Gerência de Apoio Logístico – GEAL tem como missão supervisionar, coordenar, normatizar e orientar a administração e a contratação dos serviços terceirizados da Administração Direta do Município de Belo Horizonte. Entre esses serviços, destacam-se: serviços de comunicação (telefonia e atividades de recebimento, expedição e arquivamento de documentos), serviços de mão-de-obra terceirizada (conservação, limpeza e segurança dos próprios municipais), serviços gráficos, entre outros.

4 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Conheça a GEAL Missão Prestar serviços de apoio logístico para os órgãos do município, com busca permanente de soluções de melhoria, garantindo eficiência, ética e qualidade. Visão de Futuro A GEAL será em 2.012 referência em padrões de qualidade e de atendimento na prestação de serviços de apoio logístico no âmbito da administração pública. Valores - Compromisso com o interesse público; - Valorização e capacitação dos servidores; -Gestão participativa, integrada e transparente; - Respeito ao usuário; - Zelo pela ética; - Valorização do conhecimento.

5 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação É com prazer que divulgamos este manual, sistematizando a experiência da GEAL com o Programa 5S e possibilitando a troca de experiência com outras pessoas e instituições. Nessa gerência, o programa tem produzido resultados importantes, tais como: melhoria contínua do ambiente do trabalho, maior integração da equipe, servidores mais motivados, além de vários aperfeiçoamentos implantados na rotina de trabalho.

6 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação De fato, à época de sua introdução na GEAL, já se esperava que esses resultados ocorreriam, já que são vastos os relatos nesse sentido de outras instituições que o implantaram. Mas uma coisa é a mera expectativa de resultados e outra é a satisfação por tê-los alcançados, especialmente quando se mantém ainda um forte desejo de continuar pela mesma trilha.

7 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Tal êxito obtido demonstra que foi acertada a decisão de implantá-lo paralelamente ao início da implantação do programa Gespública, uma ferramenta de gestão do Governo Federal que orienta e facilita o aprendizado organizacional para alcance de melhores resultados, a partir da comparação periódica de nossas práticas gerenciais com um padrão de excelência reconhecido.Gespública

8 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Naquela época, tínhamos a expectativa de que o Gespública, até mesmo sozinho, poderia trazer resultados ainda mais expressivos do que os relatados anteriormente, mas ainda estávamos muitos receosos quanto ao tempo que seria necessário para que esse programa envolvesse a força de trabalho.

9 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Afinal, o Gespública parecia preconizar/requerer muito mais a participação da alta liderança e dos gestores do que dos servidores em seu processo de implantação, divergindo de nossa ansiedade por envolvê-los. Portanto, na GEAL, o 5’S, enganosamente, serviria apenas como o primeiro passo para a excelência, enquanto os resultados do Gespública não viessem.

10 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Mas o 5’S mostrou que tem uma dinâmica própria e vitoriosa, deixando de assumir papel secundário em nossa política de qualidade e se nivelando em importância com o programa Gespública dentro da GEAL. Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa metodologia nesse manual e reinvestir esforços para dar a esse programa uma cara condizente com os resultados que ele nos trouxe.

11 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Vale ressaltar aqui que o engajamento das lideranças e a promoção de uma gestão participativa são fatores fundamentais para o êxito do programa, pois os servidores precisam notar que suas sugestões estão sendo criteriosamente avaliadas e que existe espaço para críticas e discussões construtivas sobre o ambiente de trabalho. E não se pode esquecer ainda que mudanças requerem quebras de paradigmas e alterações de hábitos e atitudes das pessoas. Isso é um processo gradativo, disciplinar e educacional.

12 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Acreditamos que esse material sirva também para orientar a implantação desse programa em outros órgãos/instituições. A metodologia é simples e de fácil entendimento. Trata dos conceitos básicos do programa, dos fatores críticos para o sucesso, dos benefícios esperados com a implantação, além de propor uma sistemática de acompanhamento periódico do programa, baseada na experiência da GEAL. Esperamos que este manual lhe seja útil. Equipe de Qualidade GEAL

13 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O que é 5’S? O Programa 5’S surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra com a finalidade de reorganizar o país quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do programa foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Ele se baseia num conjunto de requisitos que devem ser avaliados periodicamente, sendo estes divididos em cinco sensos: Utilização, Organização, Limpeza, Saúde e Auto-disciplina. O grande trunfo do programa é a facilidade com que é assimilado, propiciando a conscientização e a responsabilização de todos os trabalhadores da organização.

14 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O que é 5’S? O NOME 5’S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’:  SEIRI: Senso de utilização;  SEITON: Senso de organização;  SEISO: Senso de limpeza;  SIKETSU: Senso de saúde;  SHITSUKE: Senso de autodisciplina.

15 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL UTILIZAÇÃO: Lema: Separar o que utilizamos e descartar o que não usamos. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo ou desnecessário, conseguimos um ambiente mais livre e espaçoso, e damos ainda lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou disponibilizado para alguém que esteja precisando. O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

16 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? ORGANIZAÇÃO: Lema: Sempre deixar tudo em ordem, colocando perto de você aquilo que é usado frequentemente e, distante, aquilo que é usado pouco. Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é importante. Colocar cada coisa em seu devido lugar, deixando tudo em ordem. As coisas devem ter seu lugar específico para que seja possível encontrá-las facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia.

17 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? LIMPEZA: Lema: Melhor que limpar é não sujar. Agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos.

18 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? SAÚDE: Lema: Ambiente saudável, trabalhador saudável. Aqui o objetivo é tornar saudável o ambiente de trabalho, zelando pela segurança, saúde e higiene. Todos devem ainda cuidar de sua higiene pessoal e lembrar que a saúde também é observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a qualidade do trabalho.

19 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? AUTODISCIPLINA: Lema: A manutenção do Programa 5s depende do compromisso de cada um. O objetivo aqui é fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em si, mais eficiente e otimizado.

20 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? Saiba mais sobre cada Senso: - Utilização e Organização Clique Aqui Clique Aqui - Limpeza e Saúde Clique Aqui Clique Aqui - Autodisciplina Clique Aqui Clique Aqui Conheça também o Formulário de Avaliação Clique Aqui Clique Aqui

21 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S esperava tratar especialmente da arrumação e da padronização física do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL, como em outros lugares, conseguimos ver que ele não para por ai e que suas contribuições podem ser enormes. O 5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas e procedimentos.

22 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados Ele possibilita o gerenciamento, o aprendizado e a atuação nos mais diversos tipos de problemas encontrados. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e não evoluções dos problemas detectados.

23 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios da Aplicação do 5’S Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas e procedimentos que experimentaram evoluções marcantes: –Eliminação do desperdício, por meio da eliminação de almoxarifados paralelos; –Organização do espaço, por meio da redefinição dos layouts e da eliminação do que era desnecessário; –Racionalização do tempo, em virtude da facilidade de localização dos objetos e documentos; –Redução do stress nas pessoas, por meio da promoção do trabalho em equipe;

24 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios da Aplicação do 5’S –Padronização de processos e melhoria da qualidade do trabalho, por meio do engajamento dos trabalhadores com os objetivos da organização; E ainda: –Melhoria das relações humanas; –Incremento da eficiência; –Incentivo à inovação; –Autodisciplina.

25 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do início da implementação do programa. Fatores esses que são de vital importância para o funcionamento do Programa 5’S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.

26 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso – Engajamento das lideranças no programa; A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles que os servidores devem-se espelhar e buscar auxilio e motivação. – Existência de gestão participativa; É de extrema importância a participação da força de trabalho nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só quando o colaborador se sente útil e participando ativamente das decisões que ele se compromete com a mudança e melhoria dos procedimentos.

27 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso – Estratégias de mobilização da equipe; A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o sucesso da implementação do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa. – Revisões periódicas do programa; Para evitar a acomodação da equipe, deve-se realizar revisões e aprimoramentos periódicos no programa, objetivando o aumento do nível de exigência. Assim, é possível manter o apoio da equipe continuamente, além de estimular a organização a alcançar patamares mais elevados de qualidade do trabalho.

28 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Como Implantar o 5’S? A implantação do programa 5’S é relativamente fácil. Afora o esforço inicial para sensibilização de toda equipe, a sustentação do programa posteriormente é simples, dependendo basicamente de se estruturar a realização de avaliações periódicas e do respaldo das lideranças para que as não-conformidades sejam resolvidas. A seguir, é apresentado passo a passo como o programa pode ser implantado, tendo em vista a experiência da GEAL.

29 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação A implantação do 5’S pode ser dividida em duas fases: - Fase de implantação; - Fase de sustentação do projeto.

30 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fase de implantação

31 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação 1.Criação da Comissão de Implantação: esta equipe será responsável pela avaliação/elaboração da metodologia de implantação do programa na organização, bem como pela sensibilização de todos seus líderes e servidores. Esta comissão tem como função: 1.1 Avaliar todo o material relativo ao programa 5’s, a fim de conhecê-lo e ajustá-lo para realidade onde o mesmo será implantado; 1.2 Mapear a área onde será implantado o programa (será implantado em toda organização, em parte da organização ou em setores específicos) e estabelecer os limites de cada subdivisão a ser avaliada, tomando cuidado para não deixar as áreas de uso comum sem responsáveis (obs.: tanto quanto possível, faça subdivisões que respeite os espaços das gerências); 1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram o programa 5s, cursos, etc.;

32 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação 2.Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a Comissão de Implantação deve-se reunir com os gerentes para lhes explicar o programa, sua forma de implantação e focos de melhoria. 2.1 Os gerentes devem ser conscientizados de que serão peças fundamentais na evolução do programa, pois sem apoio deles, o programa provavelmente naufragará. Como dizem: “o exemplo vem de cima”; 2.2 O gerentes devem indicar um servidor, denominado líder, para cada uma das subdivisões da organização que será avaliada. Estes serão os facilitadores do programa e farão parte da Comissão de Qualidade 5’S, responsável pela sustentação do programa na organização. 2.3 Os gerentes devem ser orientados sobre a necessidade de darem respaldo ao trabalho do líder em sua gerência, a fim de que os demais servidores respeitem o trabalho desse último.

33 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação –Entenda as Funções do Líder : Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc. É interessante que o líder seja uma pessoa carismática, comunicativa, proativa e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas. É importante ainda lembrar que os líderes serão também os próprios “Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por avaliar as outras subdivisões da organização, sendo uma unidade diferente a cada mês. Obs.: Outras funções do líder serão detalhadas na fase de sustentação.

34 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação 3. Preparação do lançamento do Programa : Esse é o momento de acertar os últimos detalhes antes do lançamento do programa para todos os servidores. É interessante criar um clima de suspense também, a fim de motivar os servidores e prepará-los para a hora da implantação dos sensos. 3.1 Estruture a apresentação de lançamento do programa de forma a sensibilizar os servidores quanto a necessidade de mudança. Não se esqueça de apresentar problemas reais existentes que devem ser mudados. Registre, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa, para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe e para manutenção de conquistas.

35 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação 3.2 Estruture a logística do evento de lançamento (local, datashow, pc, etc.); 3.3 Afixe cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa; Obs.: É recomendável que evento seja bem organizado, que fique guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e especial.

36 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação 4.Implantação Senso a Senso: Sugerimos a seguinte dinâmica de aplicação: -Primeiro realize uma apresentação do(s) Senso(s) a ser(em) implantado(s) para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. - Logo a seguir faça a implantação propriamente dita do(s) senso(s) apresentados. Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL

37 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação Cronograma de Implantação sugerido: –Reunião de Lançamento e apresentação dos Sensos 1 e 2 (Utilização e Organização) – Estes sensos devem ser apresentados em conjunto, detalhadamente, na Reunião de Lançamento e implantados de fato na semana seguinte. –Sensos 3 e 4 (Limpeza e Saúde) – Também devem ser apresentados em conjunto, detalhadamente, e implantados logo a seguir. Recomenda-se que a apresentação desses sensos seja realizada 15 dias depois dos dois primeiros. –Senso 5 (Autodisciplina) – Apresentado e implantado também em 15 dias após os sensos anteriores. Obs.: É interessante que os resultados obtidos com a implantação de cada senso sejam apresentados na reunião relativa aos sensos posteriores.

38 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação Realização da autoavaliação: Previamente às reuniões, peça a todos os servidores que realizem uma avaliação de seu órgão, tomando por base o “Formulário Padrão de Avaliação” relativa aos sensos que serão detalhados na reunião. A mesma lista deve ser novamente avaliada por todos depois de implantado cada senso. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.“Formulário Padrão de Avaliação”

39 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de implantação Ajustes Finais: –Definição da área de descarte previamente à implantação do senso de utilização. Deverá ser definido local para receber o material descartado e também quem será o responsável pela transferência do material para esta área;

40 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fase de Sustentação

41 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Depois de implantados todos os sensos, é hora de estruturar a organização para a realização de avaliações periódicas e para a definição e acompanhamento das soluções para os problemas encontrados nas avaliações. Além disso, é preciso estruturar os canais de comunicação com os servidores para mantê-los informados dos resultados obtidos com o Programa. Veja como a GEAL atua...

42 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação 1. Criação da Comissão de Qualidade 5’S. A Comissão de Implantação encerra suas atividades assim que a fase de implantação é encerrada. A partir daí, a Comissão de Qualidade 5’S assume a condução do programa. Esta última comissão é composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Eles tem papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações. O coordenador da Comissão de Qualidade 5’S deve ser escolhido preferencialmente entre os membros da antiga Comissão de Implantação, devendo este ter acesso direto ao principal líder da organização.

43 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação 1.1 Atribuições da Comissão de Qualidade 5’S: Ser comprometida com o programa; Agir como facilitadora e multiplicadora para o envolvimento dos servidores no programa; Ser responsável pela manutenção do programa na unidade; Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores;

44 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Aprimorar anualmente com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s;“Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” Apresentar os resultados apurados nas avaliações para a empresa/organização, propondo as ações de melhoria; Avaliar como está a manutenção do programa 5s; Fiscalizar, educar e validar a avaliação; Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.

45 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação 1.2 Atribuições do Coordenador: Definir o responsável : –pela redação das atas das reuniões; –pelo recolhimento e arquivamento das avaliações; –apresentação dos resultados aos gerentes; Definir o calendário de avaliações, bem como os locais em que os líderes farão a avaliação; Fazer avaliações periódicas do programa; Propor ao gerente geral da organização formas de aprimorar o programa; Decidir, juntamente com o gerente geral, os casos omissos. Identificar suplentes para os líderes para o caso destes estarem indisponíveis quando da realização da avaliação.

46 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação 1.3 Cronograma mensal da Comissão de Qualidade: Toda 1ª (primeira) semana do mês: – A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o “Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade diferente;

47 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas; - A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho; - Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as à melhoria contínua;

48 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Critérios de Pontuação : Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S. - Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s; - Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira insuficiente; - Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.

49 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Depois de terminadas as avaliações, a pontuação deve ser lançada na “Planilha de Acompanhamento”. Essa planilha permite um acompanhamento automatizado das melhoria que estão ocorrendo, das dificuldades encontradas, mostra qual a pontuação total e qual certificado a ser entregue etc. Para acessar a Planilha de Acompanhamento clique aqui clique aqui

50 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Toda 2ª (segunda) semana do mês: – A Comissão deve se reunir para apuração dos resultados das avaliações realizadas nas unidades. Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em cada avaliação, e se necessário revisar alguma pontuação ou item que causou dúvida/questionamento, para então validar todas as avaliações realizadas. – Outra tarefa nessa semana é a preparação dos relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe geral na semana seguinte. –Os resultados preliminares obtidos nessa fase devem ser encaminhados aos respectivos gerentes, a fim de que estes justifiquem ao gerente geral os problemas encontrados e estabeleçam, juntamente com sua equipe, as formas de saná-los.

51 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Toda 3ª (terceira) semana do mês : –Nessa semana deve ser feita uma reunião com o chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação dos pontos levantados na semana de validação das avaliações. Nesse momento o gerente tem total liberdade para levantar novos questionamentos e chegar a novos entendimentos. O objetivo aqui é evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria dos requisitos avaliados etc. –O gerente geral pode revisar as pontuações. –A fim de não prejudicar as demais atividades dos líderes, sugere- se que somente participe dessa reunião um líder, em regime de rodízio, além do coordenador da comissão.

52 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação ¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo Gestor da GEAL os gerentes de todas as suas unidades.

53 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Toda 4ª (quarta) semana do mês : –Com as avaliações já validadas, é nessa semana que irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”. Eles devem ser colados em local visível em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização.

54 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação Certificação: -Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuação: PontuaçãoCertificado 70 a 89 %Bronze 90 a 96 %Prata 97 a 100%Ouro * Pontuações menores do que 70 % do total possível não atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum certificado. Veja os Certificados de Qualidade aqui.

55 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação: Fase de sustentação –Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com os critérios recebe um certificado de qualidade da auto- disciplina; –Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados, até que a pontuação chegue a 100%; –O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade; –Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;

56 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Reinício do ciclo No mês seguinte, o processo é reiniciado, a partir da Fase de Sustentação, seguindo novamente o cronograma mensal da Comissão de Qualidade. Vale lembrar que na próxima avaliação devem ser verificados os itens que tiveram problemas na avaliação anterior. Caso estes não tenham sido resolvidos (ou suas soluções planejadas), além de descontar pontos novamente no requisito, devem ser descontados pontos no requisito relativo ao comprometimento com o programa.

57 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Os 10 Mandamentos do 5’S 1.Ficarei com o estritamente necessário. 2.Definirei um lugar para cada coisa. 3.Manterei cada coisa no seu lugar. 4.Manterei tudo limpo e em condições de uso. 5.Combaterei as causas de sujeira. 6.Identificarei toda situação de risco.

58 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Os 10 Mandamentos do 5’S 7.Trabalharei com segurança. 8.Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente. 9.Procurarei formas de melhorar meu trabalho. 10.Honrarei todos os compromissos.

59 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Ponha a qualidade de vida em primeiro lugar! Ajude-nos a melhorar. Envie suas sugestões e críticas para o e-mail: 5sgeal@pbh.gov.br5sgeal@pbh.gov.br Agora é sua vez!

60 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Referências Bibliográficas http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf - IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, Maria Alice de França Rangel Rebellohttp://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. – Programa 5S no Instituto de Física São Carlos/USPhttp://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/ http://www.5s.com.br/ - 5s com soluções criativashttp://www.5s.com.br/ http://www.indg.com.br/5s - INDGhttp://www.indg.com.br/5s