Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Manual do Programa.

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1 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Manual do Programa 5’S Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico da PBH. Belo Horizonte Maio 2009 Em busca de qualidade de vida para o servidor!

2 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL SUMÁRIO Organograma.................................................... 4Organograma Apresentação................................................... 5Apresentação O que é 5’S......................................................13O que é 5’S O que significa cada senso.............................16O que significa cada senso Benefícios esperados.......................................21Benefícios esperados Fatores críticos de sucesso.............................25Fatores críticos de sucesso Passos para a Implantação..............................28Passos para a Implantação Os 10 mandamentos do 5’S............................52Os 10 mandamentos do 5’S Referências bibliográficas...............................54Referências bibliográficas

3 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Secretaria Municipal de Finanças Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Gerência de Apoio Logístico - GEAL

4 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação É com prazer que divulgamos este manual, sistematizando a experiência da GEAL com o Programa 5S e possibilitando a troca de experiência com outras pessoas e instituições. Nessa gerência, o programa tem produzido resultados importantes, tais como: melhoria contínua do ambiente do trabalho, maior integração da equipe, servidores mais motivados, além de vários aperfeiçoamentos implantados na rotina de trabalho.

5 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação De fato, à época de sua introdução na GEAL, já se esperava que esses resultados ocorreriam, já que são vastos os relatos nesse sentido de outras instituições que o implantaram. Mas uma coisa é a mera expectativa de resultados e outra é a satisfação por tê-los alcançados, especialmente quando se mantém ainda um forte desejo de continuar pela mesma trilha.

6 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Tal êxito obtido demonstra que foi acertada a decisão de implantá-lo paralelamente ao início da implantação do programa Gespública, uma ferramenta de gestão do Governo Federal que orienta e facilita o aprendizado organizacional para alcance de melhores resultados, a partir da comparação periódica de nossas práticas gerenciais com um padrão de excelência reconhecido.Gespública

7 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Naquela época, tínhamos a expectativa de que o Gespública, até mesmo sozinho, poderia trazer resultados ainda mais expressivos do que os relatados anteriormente, mas ainda estávamos muitos receosos quanto ao tempo que seria necessário para que esse programa envolvesse a força de trabalho.

8 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Afinal, o Gespública parecia preconizar/requerer muito mais a participação da alta liderança e dos gestores do que dos servidores em seu processo de implantação, divergindo de nossa ansiedade por envolvê-los. Portanto, na GEAL, o 5’S, enganosamente, serviria apenas como o primeiro passo para a excelência, enquanto os resultados do Gespública não viessem.

9 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Mas o 5’S mostrou que tem uma dinâmica própria e vitoriosa, deixando de assumir papel secundário em nossa política de qualidade e se nivelando em importância com o programa Gespública dentro da GEAL. Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa metodologia nesse manual e reinvestir esforços para dar a esse programa uma cara condizente com os resultados que ele nos trouxe.

10 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Vale ressaltar aqui que o engajamento das lideranças e a promoção de uma gestão participativa são fatores fundamentais para o êxito do programa, pois os servidores precisam notar que suas sugestões estão sendo criteriosamente avaliadas e que existe espaço para críticas e discussões construtivas sobre o ambiente de trabalho. E não se pode esquecer ainda que mudanças requerem quebras de paradigmas e alterações de hábitos e atitudes das pessoas. Isso é um processo gradativo, disciplinar e educacional.

11 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Apresentação Acreditamos que esse material sirva também para orientar a implantação desse programa em outros órgãos/instituições. A metodologia é simples e de fácil entendimento. Trata dos conceitos básicos do programa, dos fatores críticos para o sucesso, dos benefícios esperados com a implantação, além de propor uma sistemática de acompanhamento periódico do programa, baseada na experiência da GEAL. Esperamos que este manual lhe seja útil. Equipe de Qualidade GEAL

12 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O que é 5’S? O 5s é um Programa de Qualidade que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do trabalhador, buscando promover uma melhoria na organização através de consciência e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo. Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos trabalhadores, redução de custos e de desperdícios, e aumento da produtividade.

13 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O que é 5’S? Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5s foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Hoje o 5s é adotado em um vasto número de empresas e organizações como parte de seus programas de qualidade e gestão.

14 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O que é 5’S? O NOME 5S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’:  SEIRI: Senso de utilização;  SEITON: Senso de organização;  SEISO: Senso de limpeza;  SIKETSU: Senso de saúde;  SHITSUKE: Senso de autodisciplina.

15 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL UTILIZAÇÃO: Separar o necessário do desnecessário. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, conseguimos melhorar a arrumação e dar lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou disponibilizado para alguém que esteja precisado. O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? Lema: Separar o que utilizamos e descartar o que não usamos

16 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? ORGANIZAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar. Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter seu lugar específico. Os usados a todo momento devem ficar mais próximos dos que são usados esporadicamente para que seja possível encontrá-los facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia. Lema: Sempre deixar tudo em ordem.

17 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa manter tudo limpo, agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos. Lema: Melhor que limpar é não sujar.

18 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho. Significa zelar pela saúde e higiene. Não adianta mantermos o local de trabalho limpo se não cuidarmos de nossa higiene pessoal. A saúde também é observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a qualidade do trabalho. Lema: Ambiente saudável, trabalhador saudável.

19 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? AUTODISCIPLINA : fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em si, mais eficiente e otimizado. Lema: A manutenção do Programa 5s depende do compromisso de cada um.

20 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S esperava apenas tratar da arrumação e padronização física do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele não para por ai, e que suas contribuições podem ser enormes. O 5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas e procedimentos.

21 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e a atuação em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e não evoluções dos problemas detectados.

22 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas e procedimentos que experimentaram evoluções marcantes: –Eliminação do desperdício; –Organização do espaço; –Racionalização do tempo; –Redução do stress nas pessoas; –Padronização de processos;

23 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Benefícios Esperados –Melhoria da qualidade no trabalho; –Melhoria das relações humanas; –Incremento da eficiência; –Incentivo à inovação; –Autodisciplina.

24 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do início da implementação do programa. Fatores esses que são de vital importância para o funcionamento perfeito do Programa 5’S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.

25 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso – Engajamento das lideranças no programa; A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e motivação. – Existência de gestão participativa; É de extrema importância a participação da força de trabalho nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só quando o colaborador se sente útil e participando ativamente das decisões que ele se compromete com a mudança e melhoria dos procedimentos.

26 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Fatores críticos de sucesso – Estratégias de mobilização da equipe; A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o sucesso da implementação do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa. – Revisões periódicas do programa; Praticando revisões e aprimoramentos periódicos no programa objetivando o aumento do nível de exigência, se consegue maior apoio da equipe, pois essa vê que seu esforço está valendo a pena com resultados práticos e plausíveis.

27 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação Seguindo a metodologia de fácil entendimento, um passo a passo de implantação do Programa 5’S foi criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar a implementação do 5’S em sua empresa/organização.

28 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 1.Criação da comissão de implantação - esta equipe será responsável pela elaboração da metodologia de implantação do programa na organização e deverá se reunir periodicamente. Esta comissão tem como função: 1.1 Elaborar a metodologia de implantação do programa; 1.2 Mapear a área onde será implantado o programa ( será implantado em toda organização, em parte da organização ou em setores específicos); 1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram o programa 5s, cursos, etc.;

29 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 1.4 Determinar a divisão, entre a comissão, das seguintes tarefas: -Redigir as atas das reuniões; -Recolher e arquivar as avaliações; -Apresentar os resultados para os gerentes.

30 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 2.Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a Comissão de Implantação deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantação, e focos de melhoria. 2.1 Gerentes devem indicar a nomeação de um funcionário líder em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização, para facilitar o desenvolvimento do programa. 2.2 Criação e definição dos participantes, um de cada gerência, da Comissão de Qualidade 5’S;

31 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação –Funções do Líder : Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc. É interessante que o líder seja uma pessoa carismática, comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas.

32 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação É importante lembrar que os líderes serão também os próprios “Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por avaliar as outras unidades da empresa/organização, uma unidade diferente a cada mês, tendo como base o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s

33 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 3.A Comissão de Qualidade 5’S, será composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações. Será responsável por padronizar os critérios adotados pelos avaliadores/líderes para o julgamento dos requisitos do Formulário de Avaliação; fiscalizar, avaliar e então validar as avaliações realizadas e posteriormente apresentar ao chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. É importante lembrar que o gerente poderá levantar novos pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que serão analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.

34 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para Implantação 3.1 Atribuições da Comissão: – Ser comprometida com o programa; – Eleger um líder para ser o coordenador da Comissão; – Criar uma agenda permanente de reuniões da Comissão; – Agir como facilitadora e multiplicadora para o envolvimento dos trabalhadores no programa; – Ser responsável pela manutenção do programa na unidade e na empresa/organização;

35 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação – Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores; – Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s; (colocar link para exemplo do formulário) – Apresentar os resultados apurados nas avaliações para a empresa/organização, propondo as ações de melhoria; – Avaliar como está a manutenção do programa 5s; – Fiscalizar, educar e validar a avaliação; – Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.

36 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 3.2 Cronograma mensal da Comissão de Qualidade: Toda 1ª (primeira) semana do mês: – A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o “Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade diferente;

37 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação Toda 2ª (segunda) semana do mês: – A Comissão deve se reunir para apuração dos resultados das avaliações realizadas nas unidades. Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em cada avaliação, e se necessário revisar alguma pontuação ou item que causou dúvida/questionamento, para então validar todas as avaliações realizadas. – Outra tarefa nessa semana é a preparação dos relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe geral na semana seguinte.

38 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação Toda 3ª (terceira) semana do mês : –Nessa semana deve ser feita uma reunião com o chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação dos pontos levantados na semana de validação das avaliações. Nesse momento o gerente tem total liberdade para levantar novos questionamentos e chegar a novos entendimentos com os líderes. O objetivo aqui é evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria dos requisitos avaliados etc.

39 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação ¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo os gerentes de todas as unidades da empresa juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se reúne semanalmente para discutir melhorias no Programa, acompanhamento de resultados, novas práticas etc.

40 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para Implantação Toda 4ª (quarta) semana do mês : –Com as avaliações já validadas, é nessa semana que irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”. Eles devem ser colados em local visível em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização.

41 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 4.Divulgação do Programa : é necessário que o programa, seus benefícios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar expectativa nos funcionários. 4.1 Fixação de cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa; 4.2 Disseminar a nova cultura de mudança; 4.3 Divulgação da data da reunião de lançamento do programa, que tem objetivo de informar toda equipe de trabalho sobre o 5’S, seu funcionamento e como ele será implantado na organização;

42 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 5.Definições e ajustes importantes: 5.1 Definição da área de descarte. Deverá ser definido local para receber o material descartado e também quem será o responsável pela transferência do material para esta área; 5.2 Registrar, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa, para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe, e manutenção de conquistas.

43 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 6.Aplicação do Formulário de Avaliação aos servidores/funcionários : –A idéia é que o próprio Formulário de Avaliação seja preenchido pelos servidores antes da aplicação de cada senso, e após a aplicação dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.

44 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 7.Reunião de Lançamento: 7.1 Faz-se a reunião com toda equipe da empresa/organização apresentando o programa 5s e como será a metodologia utilizada. É recomendável que seja um evento bem organizado, que fique guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e especial. 7.2 Ao final da apresentação inicia-se a implantação do 1º e 2º Sensos, Utilização e Organização. Sugere-se que a implantação desses Sensos ocorra no período de 15 (quinze) dias.

45 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação Implantação Senso a Senso: –Deve-se adotar a seguinte dinâmica de aplicação: primeiro uma apresentação do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois ocorre a implantação propriamente dita num período de 15 (quinze) dias. Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL

46 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação Cronograma de Implantação: –Sensos 1 e 2, Utilização e Organização – Devem ser apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias. –Sensos 3 e 4, Limpeza e Saúde – Também devem ser apresentados e implantados conjuntamente e também em 15 dias. –Senso 5, Autodisciplina – Apresentado e implantado também em 15 dias. Após esses 45 dias ocorrerá a primeira avaliação.

47 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 8. Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulário) –Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S. –A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho; –Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as à melhoria contínua;

48 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação 9.Critérios de Pontuação e Certificação: O critério de pontuação tem variação de 0 a 2 pontos, sendo: - Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s; - Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira insuficiente; - Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.

49 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação -Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuação: PontuaçãoCertificado 70 a 89 %Bronze 90 a 96 %Prata 97 a 100%Ouro * Pontuações menores do que 70 % do total possível não atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum certificado. ( colocar link de certificado)

50 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Passos para a Implantação - Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com os critérios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina; - Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados, até que a pontuação chegue a 100%; - O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade; - Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;

51 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Os 10 Mandamentos do 5’S 1.Ficarei com o estritamente necessário. 2.Definirei um lugar para cada coisa. 3.Manterei cada coisa no seu lugar. 4.Manterei tudo limpo e em condições de uso. 5.Combaterei as causas de sujeira. 6.Identificarei toda situação de risco.

52 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Os 10 Mandamentos do 5’S 7.Trabalharei com segurança. 8.Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente. 9.Procurarei formas de melhorar meu trabalho. 10.Honrarei todos os compromissos.

53 Manual Programa 5’S Gerencia de Apoio Logístico Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa Secretaria Municipal de Finanças GEAL Referências Bibliográficas http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf - IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, Maria Alice de França Rangel Rebellohttp://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. – Programa IFSC 5Shttp://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/ http://www.5s.com.br/ - 5s com soluções criativashttp://www.5s.com.br/ http://www.indg.com.br/5s - INDGhttp://www.indg.com.br/5s