Planejamento nas organizações

Apresentação em tema: "Planejamento nas organizações"— Transcrição da apresentação:

1 Planejamento nas organizações
Professor: Euler Rodrigues

2 O início para qualquer planejamento é fazer um diagnóstico da situação da comunicação na empresa.
Missão, visão e objetivos (Existe? Você realmente entendeu?) Envolvimento de diretoria (Tem respaldo?); Diretrizes (quais são as normas, metas objetivos); Veículos de comunicação já existentes (Existem e funcionam?); Existe autonomia do departamento. É necessário alguma ação anterior (pesquisa, entrevistas etc?)

3 Não existem regras matemáticas para elaborar um planejamento (Não é ciência exata). Devem haver trocas de ideias e experiências e cruzar com o conteúdo da empresa Tentar se embasar ao máximo em informações reais e concretas (pesquisas, diretrizes etc) Analisar ou elaborar o briefing com todo cenário, públicos, objetivos, custos etc. Executar de forma a avaliar cada etapa. Caso necessário, mude no decorrer do processo.

4 Comunicação Dirigida “Comunicação Dirigida é o processo que tem por finalidade transmitir ou conduzir informações para estabelecer comunicação limitada, orientada e freqüente com determinado número de pessoas homogêneas e identificadas”. Cândido Teobaldo de Souza “É a desmassificação dos meios de comunicação de massa.” Alvin Toffler

5 Processo de Informação Eficiente

6 Vantagens da Comunicação Dirigida (em comparação com a comunicação de Massa)
Propicia maior interação entre as pessoas e grupos, pois quanto mais direta for melhor será o resultado de qualquer comunicação; Comunicador e receptor se identificam. O código empregado é o mais adequado para ambos; Mecanismos mais aptos, mais diretos e mais econômicos para alcançar os públicos identificados.

7 Tipos de Comunicação Dirigida
Oral - Discursos; - Telefone (Independente ou Planos corporativos); - Intercomunicador (nextel); - Alto-falante (da igreja, carro de som, etc); - Reuniões dialogais (ex: seminários, fóruns, painéis, simpósios, conferências, mesas-redondas, assembléias etc). OBS: Todas essas modalidades envolvem técnicas apropriadas.

8 Tipos de Comunicação Dirigida
Escrita - Correspondência interna e externa (cartas, ofícios, memorandos, telegramas, cartões, etc); - Mala direta (folhetos, folders, circulares, etc); - Publicações (jornais e revistas internas e externas, relatórios, manuais, folhetos institucionais, folders). OBS: Cuidado com a linguagem, que deve ser específica para cada público.

9 Tipos de Comunicação Dirigida
Aproximativa (traz os públicos para junto da organização) - Congressos, convenções, reuniões de informação; - Conferências, palestras, conversas, discursos, entrevistas, treinamentos; - Visitas, feiras e exposições; - Eventos: culturais, esportivos, musicais, lançamento de produtos;

10 Tipos de Comunicação Dirigida
Aproximativa - Acontecimentos especiais, inaugurações, shows, datas cívicas, comemorações; - Auditórios, bibliotecas, museus, ambulatórios, estacionamentos e demais dependências usadas pelos públicos; - Serviços prestados à comunidade, donativos, bolsas de estudos, patrocínios, concursos, brindes. OBS: A Comunicação Dirigida aproximativa caracteriza-se pela presença física e pelo contato direto e pessoal com os públicos da empresa.

11 Tipos de Comunicação Dirigida
Auxiliar (aplica-se nas comunicações oral, escrita e aproximativa) - Recursos visuais: álbum seriado, bandeiras, cartazes, filmes e vídeos institucionais e de produtos, desenhos animados, exposições, fotografias, gráficos, logotipos, mapas, murais, quadros de avisos, sinalização, transparências, slides, projeções multimídia etc). OBS: Estes recursos são de grande utilidade principalmente em eventos especiais.

12 Considerações Somente com planejamento se consegue elaborar mensagens certas, boas, com linguagem adequada e correta utilização dos veículos de comunicação. A Comunicação Dirigida representa uma contribuição significativa para a consecução dos objetivos de comunicação e de relações com os diversos públicos da organização e a opinião pública.

13 Comunicação Interna Comunicação interna é o esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com o público interno e entre os próprios elementos que integram este público. Para ser eficiente, a Comunicação interna precisa ser descendente (flui da direção para os empregados), horizontal (entre os segmentos do público interno) e ascendente (que estabelece o feedback). A missão da comunicação interna é contribuir para o desenvolvimento e a manutenção de um clima positivo, propício ao cumprimento das metas estratégicas da organização.

14 Comunicação Interna Precisamos acreditar e entender que é de fundamental importância a análise do público interno. Esta análise pode ser feita através de pesquisas, auditoria, levantamento da cultura organizacional, alto conhecimento do negócio, avaliação dos pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades. Somente desta forma nossas ações terão resultado. É preciso mudança de comportamento da empresa e não só dos públicos. As pessoas devem ser o foco central de atenção. Precisamos criar um ambiente interno no qual informação, conhecimento e competência fluam livremente para que exista comprometimento pessoal e autodesenvolvimento. Desta forma, a comunicação cria a cultura organizacional e fortalece a identidade da organização.

15 Pesquisa realizada pela Idéia Comunicação Empresarial
A visão dos funcionários : Os funcionários querem ter a empresa como primeira fonte. Sentem-se mais informados e respeitados. Entretanto a rádio-peão ainda é muito utilizada. Face-a-face é a forma de comunicação preferida É ágil, tem credibilidade, permite interação e esclarecimento de dúvidas. Meios de comunicação completam e apoiam o processo As publicações ganham credibilidade. Uso crescente e irracional do correio eletrônico. Necessidade de monitorar impacto e resultados A Comunicação precisa integrar efetivamente a gestão empresarial: Item de decisão, com orientação e estratégia claras e compartilhadas. Condução articulada com outras áreas, destacando-se RH e Marketing. Monitoramento periódico para identificar demandas dos empregados e necessidades de apoio das lideranças. Permanência.

16 A visão dos funcionários  Formas e Fontes de Comunicação

17 Demandas de Informação

18 Como fazer um Plano de Comunicação Interna
Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados. Antes de avançar com o plano de comunicação interna, procure conhecer o estado social da sua empresa: Saiba quais são as expectativas dos funcionários em relação à empresa e ao seu futuro nesta. Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura. Se os tipos de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem. O diagnóstico interno pode ser realizado através um questionário claro, neutro, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Em empresas maiores é preferível optar por um sistema de amostragem representativa. A amostragem deve representar os entrevistados em termos de setor, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico.

19 As visitas aos setores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, devem ser dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultoria externa. A postura da direção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise. Levante as seguintes questões: Qual o papel da direção na transparência da informação? As chefias têm um papel importante na divulgação da informação? A direção apoia claramente as chefias nesta ação? Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as atividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la. Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipe que vai desenvolver o plano de comunicação.

20 Passo 2 - Organizar o plano de comunicação
A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da atual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direção deve reunir-se com a equipe para definir de forma participativa os objetivos da comunicação interna. A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projeto. Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Só depois se partirá para a definição dos objetivos da política de comunicação interna. Na definição dos objetivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável, a política de comunicação deve ser: Transparente: não pode existir uma situação de nada secreto Simples: para ser de fácil execução Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será aceita

21 O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objetivos e públicos. É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Podendo ser o responsável pelo setor de Comunicação da empresa ou uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área. A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das ações que pretende desenvolver.

22 Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência
Definidos os objetivos do plano de comunicação, cabe ao responsável pela gestão do plano, identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia. A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados: Meios orais Meios escritos Meios audiovisuais Novas tecnologias Pese as vantagens e os custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação.

23 INSTRUMENTOS: Reunião
Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar. É imediato e transmite informação de referência. Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse. Nota de serviço (comunicado interno) Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Envolve as chefias e permite uma comunicação mais dirigida. Desvantagens: Custo de redação e reprodução. Folheto Vantagens: Informa sobre as novidades e ações da empresa. Desvantagens: Dispendioso. Jornal mural Vantagens: meio barato, rápido, imediato e diário. Desvantagens: exige dedicação, criatividade e grande trabalho

24 Carta ao pessoal Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou diretor focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores. Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objetiva. Inquéritos (avaliação de clima organizacional) Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores. Desvantagens: Tempo na realização e análise. Caixa de sugestões Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a criatividade e a participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões. Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.

25 Jornal da empresa Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redação, paginação, impressão e distribuição. Intranet Vantagens: Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Desvantagens: Variam o grau de informatização da empresa (Pouca adesão). Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash. Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda a empresa.