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DISCUSSÃO x DIÁLOGO Numa discussão cada pessoa procura conseguir que sua visão seja aceite pelo outro. Num diálogo a meta não é vencer mas conseguir que.

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1 DISCUSSÃO x DIÁLOGO Numa discussão cada pessoa procura conseguir que sua visão seja aceite pelo outro. Num diálogo a meta não é vencer mas conseguir que a equipe chegue a um entendimento comum. O diálogo explora questões complexas a partir de muitos pontos de vista e implica uma atitude de ouvir de mente aberta respeitando as crenças dos outros.

2 DISCUSSÃO x DIÁLOGO A discussão e o diálogo são exemplos de modos de comunicação. A comunicação eficaz é um aspecto fundamental do desempenho do trabalho e da eficácia administrativa.

3 COMUNICAÇÃO Para coordenar as diferentes UT a administração precisa de utilizar um sistema de comunicação. Comunicação é o processo de transferir e receber informações e significados através da utilização de símbolos partilhados. Informações são dados organizados que possibilitam a análise de situações e tomadas de decisões.

4 FORMAS DE COMUNICAÇÃO PESSOAL ESCRITA Cartas Cartazes Circulares Memorandos Murais Relatórios Revistas e Jornais Sinalética Apresentações formais Comemorações e Solenidades Conferências Convenções periódicas Conversação um-a-um Reuniões

5 POTENCIAL DE FEEDBACK PF = Velocidade de resposta de um meio. Os meios de comunicação pessoal são mais rápidos que qualquer forma escrita – preferidos quando a velocidade de decisão é um critério importante. Nas organizações de maior dimensão a palavra escrita tem predominância porque permite o registro e recuperação das informações e sua disseminação simultânea para um grande número de pessoas.

6 COMUNICAÇÃO ORAL Vantagens Feedback imediato e direto O receptor pode sentir a sinceridade do emissor Mais persuasiva Menos dispendiosa Desvantagens Pode conduzir a afirmações espontâneas e não refletidas Não há um registro permanente

7 COMUNICAÇÃO ESCRITA Vantagens Pode ser revisada várias vezes Constitui um registro permanente que pode ser guardado A mensagem permanece igual mesmo quando é passada para várias pessoas O receptor tem mais tempo de analisá-la

8 COMUNICAÇÃO ESCRITA Desvantagens O emissor não tem controle sobre onde, quando, como, por quem ou se a mensagem é lida O emissor não recebe um feedback imediato O receptor pode não entender partes da mensagem A mensagem deve ser mais longa para conter informação suficiente que responda a perguntas previstas

9 ESCOLHA DO CANAL As mensagens mais difíceis devem ser enviadas por meios mais ricos, e mensagens simples e rotineiras por meios menos ricos, como memorandos. As mensagens importantes devem ser enviadas por meios múltiplos. Devem-se considerar fatores como o meio preferido pelo receptor, o estilo de comunicação preferido na organização e os custos.

10 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Vai dos níveis superiores para os inferiores da hierarquia e tem, freqüentemente, caráter diretivo: ordens, informações, relatórios. É a modalidade predominante nas organizações autoritárias e burocratizadas. Pode utilizar os sistemas de administração visual, que consiste em colocar cartazes nos locais de atividade operacional. Por vezes procura estimular a comunicação ascendente, quando pede sugestões ou opiniões.

11 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Sobrecarga de Informação Falta de abertura entre administradores e funcionários = retenção de informação Filtragem e Distorção

12 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO DESCENDENTE 1.Desenvolvendo procedimentos e políticas de comunicação 2.Disponibilizando a informação àqueles que dela necessitam 3.Comunicando a informação de forma adequada e eficiente 4.Comunicando de forma tão direta, breve e pessoal quanto possível 5.Produzindo informação clara, consistente e pontual

13 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ASCENDENTE Vai dos níveis inferiores para os superiores da hierarquia e diz respeito a: acontecimentos, desempenho (círculos de qualidade) e sugestões (caixas de sugestões). Um tipo particular são as Pesquisas de Clima Organizacional que procuram transmitir à administração o que sentem os empregados a respeito dos diferentes aspectos da organização: tarefas, colegas, superiores, salários, condições de trabalho, etc.

14 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Filtragem das notícias ruins CAUSAS O subordinado quer parecer competente Não confia ou não gosta do chefe Teme a punição Acredita que está ajudando o chefe

15 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO LATERAL ou HORIZONTAL Ocorre entre UT do mesmo nível ou entre UT de níveis diferentes, mas que se situam em diferentes hierarquias (comunicação diagonal) Permite o funcionamento dos processos interdepartamentais e a tomada de decisão que envolve diferentes UT A maioria das operações envolve alguma forma de comunicação lateral: o pedido feito por um cliente (comercial) é enviado para análise de crédito (financeiro) e para produção (operações)

16 DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO TRIANGULAR Ocorre quando um funcionário comunica-se com seu chefe, que se comunica com outro chefe, que se comunica com seu funcionário. É uma exigência nas organizações muito burocratizadas e hierarquizadas.

17 TIPOS DE COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO FORMAL Comunicação oficial sancionada pela organização; pode ser descendente, ascendente ou horizontal. COMUNICAÇÃO INFORMAL Comunicação não oficial, majoritariamente horizontal, que ajuda as pessoas a interpretar a organização, traduzindo as mensagens formais e veiculando informações que o sistema formal omite

18 COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A COMUNICAÇÃO INFORMAL 1.Procurar impedir que surjam rumores: explicar os assuntos que são importantes; dispersar a incerteza fornecendo fatos; estabelecer comunicações abertas e confiança. 2.Na presença de um rumor ou boato conversar com as pessoas envolvidas para obter os fatos e suas perspectivas;

19 COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A COMUNICAÇÃO INFORMAL 3. Neutralizar os rumores que já surgiram: 1.Desconsiderar o rumor se ele for ridículo; 2.Confirmar abertamente quaisquer partes que sejam verdadeiras; 3.Fazer comentários públicos; 4.Negar o rumor, se a negação for baseada na verdade; 5.Garantir que as comunicações sobre a questão são consistentes; 6.Selecionar um porta-voz de nível e conhecimento adequados.


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