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Arquivo Corporativo OBJETIVO Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo,

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2 Arquivo Corporativo OBJETIVO Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e recuperação de arquivo físico. Objetivo Específicos –Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico. –Propor melhorias ao processo visando: Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB; Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos; Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos; Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos; Melhoria na logística do processo de arquivo físico.

3 Arquivo Corporativo Histórico 1999 Até esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB não possuíam integração das áreas meio, sendo possível uma gestão unificada do arquivo físico Foi instituída comissão para a implantação do arquivo corporativo inativo. A comissão realizou levantamentos e apresentou 3 propostas para a diretoria da FIEB. A- Operacionalização pela FIEB de custos com serviços de triagem, Sistema GED e digitalização; B- Serviço terceirizado de guarda física e/ou de guarda e acesso a documentos digitalizados; C- Melhoria interna da gestão que abrange a melhoria e utilização do sistema informatizado já existente, elaboração de norma para regulamentar a Gestão Documental até dezembro de 2001 e a seleção de 02 profissionais (nível médio e nível superior) para organização e manutenção do Arquivo Inativo até dezembro de Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opção C Realizada a contratação de uma bibliotecária para a criação e estruturação do arquivo corporativo. Iniciada a criação do arquivo corporativo inativo Foi adquirido e iniciada a implantação do sistema SIC para gestão do arquivo corporativo Contratada empresa especializada para a organização do arquivo corporativo inativo Elaborado e aprovado o plano de gestão documental (PS de arquivo corporativo). Realizados trabalhos de organização dos arquivos do SESI-GMA e do SESI-Lucaia Realizada organização e padronização dos arquivos ativos e intermediários da áreas corporativas da FIEB. O volume documental é estimado em 10 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo O volume documental é estimado em 15 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das unidades operacionais Realizada organização do arquivo inativo (documentos acadêmicos) no SENAI Dendezeiros,. O acervo possui documentos acadêmicos de várias unidades ativas e unidades desativadas do SENAI O volume documental do arquivo inativo está estimado em 18 milhões de documentos. Existem 3 milhões de documentos, aproximadamente 3 toneladas, a espera de autorização para que seja realizado o descarte. Em virtude da necessidade de alocação de espaço físico para atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS solicitou a desocupação do espaço utilizado atualmente pelo arquivo corporativo inativo. Foi lançado edital para contratação de empresa especializada na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$ 180 mil por ano. O edital foi revogado para realização de avaliação mais detalhada da situação dos arquivos do sistema FIEB. Por solicitação do DE e do SOP, foi constituído grupo para realizar diagnóstico detalhado e propor soluções para a gestão de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.

4 Arquivo Corporativo X o percurso da Lavagem do Bonfim Cenário atual das UOs EntidadeUnidadeÁrea em m² Nº de Funcionários/ Estagiário Acervo Nº Docs FIEB Corporativo (Todas as Entidades) Controladoria Suprimentos Gestão de Pessoas TI (apenas cópias) Jurídico Qualidade GDS TOTAL SENAI DENDEZEIROS32, CIMATEC CETIND FEIRA10, ILHÉUS LUIS EDUARDO--- BARREIRAS--- CAMAÇARI TOTAL EntidadeUnidadeÁrea em m² Nº de Funcionários/ Estagiário Acervo Nº Docs SESI CANDEIAS VITÓRIA DA CONQUISTA LUCAIA, CAMAÇARI E ITAIGARA RETIRO38, RIO VERMELHO-0 SIMÕES FILHO JUAZEIRO VALENÇA PROJETOS ESPECIAIS ITAPAGIPE TOTAL48, IEL GET (guarda externa) TOTAL Se colocados em fila, cobrem um percurso de Km. Maior que a ferrovia Transiberiana Km

5 Arquivo Corporativo OBJETIVO PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS Espaços inadequados e insuficientes Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas) Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada. Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão de Arquivo Corporativo) Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos). Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva. Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas unidades. Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos) Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários

6 Arquivo Corporativo Arquivo Corporativo - Inativo 3 milhões de documentos aguardando autorização para descarte

7 Arquivo Corporativo Arquivos SENAI CETIND CIMATEC DENDEZEIROS

8 Arquivo Corporativo Arquivos SESI RETIRO ITAPAGIPE PIATÃ

9 Arquivo Corporativo Arquivos SEDE SUPRIMENTOS RELAÇÕES COM PESSOAS CONTROLADORIA

10 Arquivo Corporativo Custo com locação de espaços O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m². São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ /ano com a locação do mesmo espaço na OAF. O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364 mil/ano.

11 Arquivo Corporativo Fases do projeto Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual. a)Digitalização b)Guarda Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico. a)Automação de processos b)Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônico c)Uso de assinatura eletrônica digital Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital

12 Arquivo Corporativo Etapas Etapa I – Estudo Prévio – Estudo dos arquivos físicos – Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI. – Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente. – Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação. – Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos. Etapa II - Digitalização – Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao armazenamento e recuperação das informações. Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos – De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa ou investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos. – Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo, segundo as exigências da legislação vigente.

13 Arquivo Corporativo Opções de Mercado DIGITALIZAÇÃO + Opção 1 Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB) Ou + Opção 2 Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º) Ou + Opção 3 Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório.

14 Arquivo Corporativo Digitalização Externa Valor por documento é estimado em R$ 0,30. Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25 milhões de documentos teremos um custo de R$ ,00. A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês. O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é de 25 meses.

15 Arquivo Corporativo Digitalização Interna Triagem e Preparação DigitalizaçãoDigitalização Conferência e Guarda Guarda Externa

16 Arquivo Corporativo Digitalização Interna - Equipes ArquivoAcervoEquipes Tipo Equipe Técnico Valor Mês Técnico R$ Arquivista Valor Mês Arquivista Total Mês Equipe Nº de meses Total Inativo Corporativo / Dendezeiros / Itapagipe Dedicada , , , ,00 Cetind Compart29.500, , , ,00 Cimatec / Piatã Compart29.500, , , ,00 Lucaia / Itaigara / Camaçari / Rio Vermelho Dedicada , , , ,00 Retiro / Candeias / Simões Filho Compart29.500, , , ,00 FIEB Compart29.500, , , ,00 Ilhéus (SESI/SENAI/IEL) Compart29.500, , ,001 Feira (SESI/SENAI/IEL) Compart29.500, , , ,00 Juazeiro Compart29.500, , ,001 Valença Compart14.750, , ,001 Total , , , ,00

17 Arquivo Corporativo Guarda interna dos arquivos Esta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos. Profissionais especializados Sistema de detecção e combate a incêndio Mobiliário e equipamentos adequados Proteção contra água Proteção contra poeira (poluição) Proteção contra roubo e vandalismo Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos Controle de temperatura e umidade Controle de iluminação Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos ou caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico. Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10 anos. Investimento inicial estimado: R$ ,00 Valor da construção ou reforma Valor do mobiliário e equipamentos Valor do Sistema de GED Custo de pessoal estimado para operação: R$ ,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)

18 Arquivo Corporativo Guarda externa dos arquivos intermediários e inativos Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste serviço, com um custo anual em torno de R$ ,00 para guarda externa de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)

19 Arquivo Corporativo Trasladação de documentos Com o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital), tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida; Vantagens: Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD; Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade); Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre; Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal; Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art. 142; Eliminação de autenticação de cópias dos originais; Fim da distribuição física de documentos. Ressalvas: Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências. Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta apresentada. Digitalização Registrada® ServiçoR$/Imagem Digitalização Registrada® A4 R$ 1,00 Plantas Tamanho A3 R$ 1,98 Plantas Tamanho A2 R$ 3,96 Plantas Tamanho A1 R$ 7,92 Plantas Tamanho A0 R$ 15,84 Livros Contábeis (Páginas Eletrônicas) R$ 0,35

20 Arquivo Corporativo Investimentos e custos OperaçãoCustoOperação Investimento Inicial Estimado Custo Anual Estimado DIGITALIZAÇÃO Interna R$ 3.2 Milhões Externa R$ 7,5 Milhões + Opção 1 Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB) R$ 2 MilhõesR$ 364 mil Ou + Opção 2 Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º) R$ 360 mil Ou + Opção 3 Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório. R$ 1,00 por documento R$ 25 Milhões R$ 1,00 por documento

21 Arquivo Corporativo Últimos 12 meses em Salvador Instituto de Cacau da Bahia Lojas Insinuante Farmácias Santana Sesi Retiro

22 Arquivo Corporativo Obrigado! Luciana Miranda Serviços Administrativos FIEB Maria do Carmo Ribeiro Núcleo de Documentação e Informação - NDI SENAI - CIMATEC Robson Santos Suporte à Gestão SENAI SENAI - DR


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