Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net PREPARAÇÃO E SUBMISSÃO DE PROPOSTAS.

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1 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net PREPARAÇÃO E SUBMISSÃO DE PROPOSTAS

2 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net 3 FASES Preparação e Submissão Negociações Trabalho no Projecto

3 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net DECISÕES ESTRATÉGICAS Papel: Coordenador ou Parceiro Redigir a proposta individualmente ou com a colaboração dos parceiros

4 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISCOS ASSOCIADOS À PARTICIPAÇÃO COMO PARCEIRO O orçamento disponibilizado será suficiente para desenvolver as tarefas previstas? As despesas relativas às viagens serão cobertas? Está prevista tradução simultânea e terá sido contemplada no orçamento definido para o projecto? Tenho acesso a informação actualizada sobre o progresso do projecto? A minha opinião conta no momento de tomar decisões no âmbito do projecto? Tenho todos os direitos sobre todos os resultados / produtos de exploração? O Coordenador encaminha o pagamento para os outros parceiros tardiamente A comunicação entre o coordenador e os parceiros é insuficiente O coordenador é inexperiente

5 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net OPORTUNIDADES INICIAIS O texto da proposta adequa-se perfeitamente os meus ideais O co-financiamento é fixo Parceiros experientes / coordenador no consórcio Os recursos existem (conhecimentos de inglês, Excel, Layout, Comunicação, etc.) Iniciar a preparação da proposta com a maior brevidade possível

6 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net CRIAR O CONSÓRCIO Aspectos Geográficos: Equilíbrio das áreas geográficas (tal não excluí 2 parceiros oriundos do mesmo país!) Conteúdo / Know Hoz: Qual será o Know How necessário? (Gestão, Comunicação, Layout) Quais os conteúdos necessários? (dependendo do texto da proposta) Conjugação de parceiros experientes com parceiros estreantes Aspectos Políticos: Parceiros de países que são novos estados membros devem ser incluídos Os 5 maiores países Europeus devem estar entre os parceiros (IT, UK, DE, ES, FR) Decisores / actores-chave devem ser incluídos

7 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net CONSIDERAÇÕES RELACIONADAS COM O ORÇAMENTO Componentes dispendiosas do orçamento: Traduções Viagens, Reuniões Os esforços levados a cabo na gestão do projecto não devem exceder 7 – 9 % do orçamento total. Questionar a UE sobre o orçamento total previsto para o projecto

8 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISCOS Um parceiro não consegue obter o co-financiamento Instituições de renome (pessoas) integram o consórcio, mas alguns estreantes vão participar no projecto. Mudanças políticas no decurso do projecto reduzem os apoios. Atrasos prolongados Desacordo entre parceiros e coordenador relativos aos conteúdos Os parceiros são incapazes de concretizar as suas tarefas O consórcio conta com contribuições exteriores Instituições inflexíveis

9 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net CRITÉRIOS PARA O SUCESSO: STEER - CHECKLIST Respondemos a todas as condicionantes formais / administrativas? Respondemos aos requisitos do programa? Qualidade das actividades descritas Análise custo-benefício Clareza dos conteúdos / metodologias / abordagem / mensagem Dimensão Europeia Os agentes interessados estão envolvidos? Os parceiros dos novos estados membros estão envolvidos? Temos em consideração as políticas europeias? Parcerias Os limites financeiros máximos não serão excedidos Implementação prática SIM – Investigação NÃO! Tamanho do consórcio (6 – 9 parceiros) Consórcio: mistura de parceiros equilibrada

10 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net Texto do Programa Instruções vitais e requisitos Programa de trabalhos Orientações para cada área e acções chave específicas Preparativos da implementação Critérios de avaliação Horário indicativo da implementação dos WP CONTEÚDOS DO PROGRAMA & PROGRAMA DE TRABALHOS SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified

11 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito? O que é que exactamente me proponho a fazer? O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?) EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA ! SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

12 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net DEFINIR WORK PACKAGES Cada work package deve produzir deliverables claramente definidos (ser ambicioso mas não exagerar!) Delegar responsabilidades nos parceiros – os coordenadores não devem tentar liderar todos os work packages A UE vê valor acrescentado quando os parceiros trabalham em conjunto em tarefas comuns. Não definir um work package por país Os textos dos work packages devem dizer claramente o que é que os parceiros fazem! Work packages separados para a gestão, incluindo reuniões regulares dos parceiros e relatórios Agendar os deliverables juntamente com os relatórios de progresso, intermédios e finais. Um projecto tem tipicamente a duração de 24 a 36 meses SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

13 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net ALGUMAS SUGESTÕES E EXPERIENCIAS SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues Escrever propostas demora mais tempo do que se pensa! Tornar a proposta de fácil leitura – os avaliadores têm de a ler em pouco menos de 2h Seguir as orientações dos formulários Mostrar claramente o papel dos parceiros Mostrar como se mede a performance do consórcio durante o projecto (indicadores de performance) Agendar apropriadamente o trabalho – não agendar os work packages todos para a mesma altura

14 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net DISSEMINAÇÃO / COMUNICAÇÃO SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues Definir públicos alvo e estabelecer diálogos com eles desde o início (não no final) Página Web (separada, claramente identificada, de acesso fácil) para transferência de informação, e tomar medidas para garantir que ela é visitada (até 2 anos após a conclusão do projecto) Desenvolver mensagens simples e comunicar directamente com cada público alvo Chegar a novos mercados e actores nos seus próprios locais / eventos – locais, nacionais ou UE. Pensar em: work package comum de disseminação com 7000-15000, para trabalho pretendido pela CE

15 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito? O que é que exactamente me proponho a fazer? O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?) EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA ! SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

16 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (1) FasePassos Decisão: Coordenador/Parceiros 3. Montar um consórcio 4. Conceito vago / ideias 2. Abertura do Programa 1. - Ler e compreender o texto do Programa - Dar uma vista de olhos nos doc para propostas - Recolher informação - Pequena discrição da ideia (1página) - Discussões e decisões internas - Considerar montar um consórcio - Primeiro contacto - Submeter uma descrição curta (1 página) - Submeter declarações de confidencialidade e imparcialidade

17 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (2) Verificação da qualidade 1 8. Considerações orçamento 9. Escrever a proposta 1 7. Montar um consórcio 2 6. -Procurar e contactar parceiros desaparecidos ver fase 4 - Detalhes sobre o conteúdo (Objectivos, públicos alvo, programa de trabalhos, resultados esperados, indicadores de performance, etc.) - Externamente ou via parceiros - Cálculo vago: estamos dentro dos limites? Formulários + informação 5. -Submeter formulários administrativos a todos os parceiros – Quem assina as declarações FasePassos

18 Preparação e submissão de propostas www.transportlearning.net A AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (3) Escrever a proposta 2 10. - Valores acrescentados, contribuições para políticas, gestão, consórcio, sumários, etc Verificação da qualidade 2 11. Finalizar a proposta 14. Submeter a proposta 15. Orçamento detalhado 13. Ferramenta electrónica de submissão de propostas 12. - Descarregar a ferramenta - Familiarizar com a ferramenta - Cálculos finais - Layout e verificação de conteúdos e orçamento -Submissão electrónica ou duplicação e submissão por correio FasePassos - Externamente ou via parceiros