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WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais.

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1 WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 03 de junho de 2009

2 Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

3 1) Feedback da Avaliação Qualitativa Apresentação em letras maiores Antecipar o término em 10 min. Mais tempo para reflexão/discussão

4 1) Feedback da Avaliação

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9 Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

10 2) Apresentação, pelas unidades: Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim 3 min para cada área

11 Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

12 MACROFLUXO DAS 4 FASES

13 FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS Pág. 14 – Manual de Apoio

14 3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos: É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).

15 FASE 2 – Mapeamento de processos - Detalhamento (pág.15)

16 3) Base conceitual 3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade. (Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

17 3) Base conceitual 3.3) Entrada/Insumo - É a informação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la.

18 3) Base conceitual 3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade. Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA) Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005)

19 3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É a informação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho. É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).

20 3) Base conceitual 3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005) Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtos fornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).

21 3) Base conceitual 3.7) Requisitos do cliente – são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).

22 ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) GESTÃO RECURSOS ENTRADASAÍDA = SATISFAÇÃO DE CLIENTES

23 Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

24 Versão 01

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31 ETAPAS DO PROCESSO

32 Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO

33 Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO

34 Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO

35 Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO

36 Preparar o café Preparar café dentro dos padrões estabelecidos Quente Forte Doce CopaCopeiraChefe da copa Receita da Dona Benta Manual garrafa térmica Nro Estadual Estabelece as regras para o preparo do café Nro 52008Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica Consultores internos, Superintendentes Promotores Visitantes Versão 01

37 Ferver água Colocar café no filtro Adoçar a água Coar o café Água fervida Filtro com café Água fervida e adoçada Café coado Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc Garrafa, colher, filtro de papel e café Serviços Gerais Colaboradores Preparar a garrafa Copeira Água Garrafa preparada Copeira Água fervida e açúcar Garrafa, água fervida e adoçada Copeira Produto do processo – FINAL Cliente do Processo – FINAL Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO

38 3) Base conceitual 3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho. (Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA). Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)

39 3) Base conceitual Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação – símbolos para fluxogramas)

40 Fluxograma - Simbologia: Atividade Início/Fim Decisão ConectorConexão entre páginas

41 Relembrando a hierarquia entre os processos: As atividades serão representadas no fluxograma As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou procedimentos

42 Hierarquia de processos Gestão de pessoas Provimento de cargos Nomeação Publicar a lista dos nomeados no DO Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Macroprocesso Processo Subprocesso Atividade Tarefa

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44 IMPORTANTE - O fluxograma deve representar o processo exatamente como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhorias levantadas nesse passo deverão ser ANOTADAS, para posterior utilização e desenho da situação desejada (TO BE) - A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada – BizAgi – no padrão BPMN.

45 Experiência da SINFO BPMN – Bussines Process Modeling Notation – Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. ( Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)

46 Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

47 5) Prática Encaminhar para SUPLAN até 10/06 - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03 - Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04. Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)

48 Dia 10/06 - período da manhã – Entrega dos formulários pelas unidades WORKSHOP III – 17/06 Se você continuar a fazer sempre o que fez, continuará obtendo sempre o que obteve. continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente você Para conseguir um resultado diferente você terá de fazer algo diferente... terá de fazer algo diferente... Autor desconhecido. Autor desconhecido. Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!


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