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1 UNIÃO LESTE BRASILEIRA 2013. LOGIN Esta é a tela de entrada do sistema Secretaria Jovem On-Line. 2.

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1 1 UNIÃO LESTE BRASILEIRA 2013

2 LOGIN Esta é a tela de entrada do sistema Secretaria Jovem On-Line. 2

3 Login – Onde você digitará o nome de Usuario. ex: joana.silva Senha - Deve ter no mínimo 06 dígitos, são apenas números.ex: A senha e o Login serão fornecidos pela Secretaria Jovem do seu Campo. Lembre da senha –Quando esquecer sua senha, utilize este link (destaque vermelho) para receber no seu a senha cadastrada. 3

4 ATUALIZAÇÃO CADASTRO Esta tela é para atualização do cadastro, ela será aberta apenas no seu primeiro acesso, para que todos os seus dados sejam completos, sendo que após o primeiro acesso não será visualizado essa tela após o login, e sim, a tela inicial da Secretaria On-line do Ministério Jovem. 4

5 INTRANET DO MINISTÉRIO JOVEM Na tela inicial, ao centro você pode visualizar o conteúdo: Avisos importantes e Ultimas noticias, e no módulo Links Extras: Downloads, Perguntas frequentes, Agenda e Pagina Inicial. 5

6 PAGINA INICIAL – Sempre é a primeira opção a ser exibida na tela inicial mostrando os avisos importantes do sistema de secretaria On-line (Intranet), ultimas noticias de toda União. AGENDA – Esta opção mostra todas as datas de eventos promovidos pela sua Associação e União. DOWNLOADS - Opção para baixar arquivos publicados pela sua Associação/Missão ou pela União. 6

7 7 Módulo AGENDA DE CONTATOS Sub-Módulo Lista de Contatos Neste sub-módulo você terá acesso a todos os diretores cadastrados da sua área (jovens, desbravadores, aventureiros, música e universitários) da União e do Campo Local, onde o usuário pode buscar o contato de todos os diretores cadastrados.

8 Módulo - Ferramentas Sub-Módulo – Newsletter 8 – Esta e á tela do módulo Ferramentas no sub-módulo Newsletter, que é uma ferramenta de envio de s em massa, com a possibilidade de filtragem de dados. Também acompanhar o histórico de todos s enviados.

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10 Após o preenchimento do Títulodo e da digitação da mensagem, clique em Enviare aguarde até que ele tenha disparado todos os s (não saia da tela enquanto a mensagem ao final aparecer, como na imagem abaixo): 10

11 Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de recortar a área da foto para ser exibida será apresentada, clique em qualquer parte da foto (lado esquerdo) e um quadrado irá aparecer (ao lado será possível visualizar o resultado). Clique em Salvar. 11

12 Módulo INSCRIÇÕES ON-LINE Neste módulo de INSCRIÇÕES ON LINE é possível inscrever o Clube/Sociedade para os eventos cadastrados pela União ou Campo Local. Fique atento quanto à questão das datas limites de pagamentos e inscrições, após as datas, o sistema bloqueia automaticamente o acesso. Antes de cadastrar os participantes do evento, deve ser feito o pagamento no sub-módulo abaixo. 12

13 13 Sub-Módulo Pagamento Acesse INSCRIÇÕES ON LINE >> Pagamentos e depois clique na opção Clique Aqui para se inscrever via Boleto (ou a opção de pagamento do evento). Abrirá uma nova tela com os pagamentos já efetuados do evento, caso já tenha feito algum pagamento aparecerá os dados na lista.

14 14 Caso queira fazer um novo pagamento clique na opção >> Gerar Pagamento (do lado direito na parte de cima da tela).

15 Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você gerar o Boleto (ou o recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Nesta tela você poderá colocar a quantidade de pessoas que desejam inscrever no evento preenchendo o campo deQuantidade de pessoas que desejam inscrever e então clicar na opção >> Cadastre. Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancário, depois basta apenas esperar a confirmação de pagamento pela União/Associação para a realização das inscrições.

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17 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: 1. Não pé possível gerar um novo boleto (pagamento) enquanto o anterior não estiver quitado. 2. Só é possível inscrever os nomes se a respectiva quantidade de pagamentos estiver quitada (exceto em casos de gratuidade). 3. Se o boleto vencer e não for pago, a possibilidade de novos pagamentos ficará bloqueada, sendo necessário entrar em contato com a sua Associação/Missão. 4. Qualquer adulteração de boletos será punida com rigor, e as respectivas inscrições pagas serão invalidadas e sem direito a devolução de dinheiro (o sistema monitora pagamentos fora dos padrões estabelecidos do evento, como data de vencimento e valores).

18 Sub-Módulo Inscrição Depois da confirmação de pagamento (você receberá uam confirmação no seu ) você deve entrar novamente no sistema de Secretaria On-line e para a inscrição dos participantes.

19 Após clicar em Inscrições a tela MEMBROS INSCRITOS NO EVENTO será aberta e bastar apenas o usuário clicar na opção INSCREVER e abrirá uma janela pop-up para o cadastro do participante.

20 Na Tela de INSCRIÇÃO DE EVENTOS você seleciona em Membro o nome da pessoa que ira participar do evento e o Tipo de Inscrição se ela é isenta ou pagante. Lembrando que antes de fazer a inscrição dos participantes, você deverá fazer o cadastro dessa pessoa em SECRETARIA >> Cadastro de membros. Quando inserir um participante no evento, fique atento às regras de idades, isenções e cargos, pois tudo isso o sistema valida no ato do cadastro. Outro detalhes é a respeito da data de nascimento, que deve estar corretamente cadastrada para o processo funcionar.

21 Módulo PATRIMÔNIO Sub-Módulo Patrimônio/Almoxarifado Neste sub-módulo de controle de patrimônio você pode cadastrar os bens do seu Clube/Sociedade. Para cadastrar é simples, basta ir na opção Cadastrar (ao lado direito na parte de cima da tela).

22 Cada item cadastrado, pode-se ver as funcionalidades para Ver, Alterar e Excluir além da opção para filtragem dos itens ativos e inativos. Após clicar em Cadastrar novo abrirá uma tela pra cadastro do item, basta apenas preencher todos os campos e clicar em Cadastrar. Ao excluir um patrimônio, é solicitado que você justifique o motivo, e ele SEMPRE ficará no histórico do clube/sociedade como um item inativo, juntamente com a descrição do motivo.

23 Este sub-módulo de empréstimo foi lançado para que os clubes/sociedades possam emprestar os itens cadastrados no Patrimônio/Almoxarifado do sistema de secretária jovem (Intranet). Para realizar um emprestimo é muito simples, basta ir na opção Emprestar (ao lado direito na parte de cima da tela).

24 Na tela de cadastro de empréstimo, selecione o item que foi cadastrado no sub-módulo Patrimônio/Almoxarifado (Ex: bandeira, bandeirim, barracão, instrumento de fanfarra...), no campo emprestado em selecione a data pelo qual o objeto foi emprestado, no campo devolver em selecione a data de devolução, em observações preencha para qual ou quem foi esse emprestado esse objeto e clique em cadastrar.

25 Depois de cadastrado na tela de gerenciamento de empréstimos você pode visualizar a descrição do que foi emprestado também a data de empréstimo e devolução podendo ver os dados do objeto emprestado, se no caso o objeto de empréstimo já tiver sido devolvido com antecedência você pode realizar a devolução dele clicando na seta azul do referido objeto (na coluna devolver).

26 Módulo RELATÓRIOS GERENCIAIS Sub-Módulo Aniversariantes Estamos começando a lançar relatórios gerenciais para os diretores, e neste primeiro relatório há o controle de aniversariantes conforme os cadastros do seu Clube/Sociedade. Através da opção Filtrar é possível visualizar a listagem por mês, e exportar esses dados como quiser.

27 Módulo RELATÓRIOS ON-LINE Sub-Módulo Relatório On-Line Na Secretaria On-line você tem a opção de visualizar e preencher todos os relatórios do seu Campo local, lembrando que somente os relatórios que estiverem dentro do prazo poderão ser preenchidos. Os relatórios que estiverem fora do prazo serão apenas visualizados. Para preencher ou visualizar basta encontrar na listagem de relatórios a opção de que deseja e clicar no ícone da coluna Preencher.

28 Após clicar na opção Preencher uma janela pop-up será aberta, e você poderá preencher seu relatório conforme a pontuação adequada, clicando na seta azul a cada item ou requisito completado.

29 Você pode visualizar o relatório depois de preenchido na opção Preenchidos.

30 Dependendo do requisito ou item cadastrado pelo Campo local, você terá que preencher o campo da pergunta complementar para completar a validação do requisito.

31 Você pode visualizar o relatório depois de preenchido na opção Preenchidos. Conforme as regras estabelecidas em sua Associação/Missão, os requisitos preenchidos por você poderão ser validados pelo seu regional, e a partir daí seus pontos serem devidamente computados.

32 Módulo Secretária A grande vantagem é a de poder consultar os dados dos membros a qualquer momento, além de exportar as informações cadastradas e ainda poder cadastrar, alterar, excluir e filtrar os membros ativos e inativos. Em toda a Secretaria On-line, onde houver listagem de usuários com a opção Ver será possível visualizar dados completos de cadastro, além de histórico de especialidades, classes, eventos, transferências, acessos e histórico de clubes, cargos e unidades.

33 No cadastro há também a opção de inserir foto no cadastro do membro, desde que seja no formato JPG. Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de recortar a área da foto para ser exibida será apresentada, clique em qualquer parte da foto (lado esquerdo) e um quadrado irá aparecer (ao lado será possível visualizar o resultado). Clique em Salvar.

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35 Sub-Módulo Cadastro de Membro Ao abrir SECRETARIA >> Cadastro de membros sua listagem de membros é aberta com as opções de alteração, exclusão e visualização. Além disso, existe a opção Exportar para onde os dados podem ser salvos em Excell ou Word. Para cadastrar um novo membro clique na opção Cadastrar Novo

36 Em seguida abrirá uma tela para Cadastro de Usuário do Clube ou Sociedade, preencha todos os campos com bastante atenção. Observe que se o membro do clube ou sociedade ainda não possui CPF, ele poderá cadastrar o CPF do responsável legal (pai ou mãe), é importante que preencha os campos onde constam e telefone dos responsáveis para um possível contato, se acaso o membro não possuir pai ou mãe como responsável deverá preencher os campos abaixo e clique na opção Cadastrar.

37 Sub-Módulo Transferência Na opção SECRETARIA >> Transferência é possível transferir e receber membros de outros clubes/sociedades dentro do território da UCOB. Os membros recebidos e transferidos irão aparecer na listagem. Clicando na opção Transferir você pode transferir algum membro para outro Clube ou Sociedade, do mesmo distrito, Campo e União.

38 Depois de clicar na opção Transferir abrirá uma nova tela com os nomes dos membros, para onde deseja transferir e por qual motivo.

39 Sub-Módulo Transferência Na opção SECRETARIA >> Transferência é possível transferir e receber membros de outros clubes/sociedades dentro do território da UCOB. Os membros recebidos e transferidos irão aparecer na listagem. Clicando na opção Transferir você pode transferir algum membro para outro Clube ou Sociedade, do mesmo distrito, Campo e União.

40 Depois de clicar na opção Transferir abrirá uma nova tela com os nomes dos membros, para onde deseja transferir e por qual motivo.

41 Sub-Módulo Especialidades Acessando a opção SECRETARIA >> Especialidades você poderá visualizar as especialidades de cada membro (basta clica na opção Ver de cada membro) e assim acessar todo histórico do membro. Todas as áreas possuem especialidades disponíveis. É importante ressaltar que você não consegue cadastrar especialidades pra si mesmo, para isso, você deverá pedir ao seu regional ou ao seu campo local.

42 42 Para cadastrar uma especialidade realizada basta apenas clicar em Cadastrar novo e uma tela de cadastro abrirá para que você possa preencher todos os campos e finalizar clicando em Cadastrar. É possível também cadastrar uma especialidade para vários membros, basta clicar na opção abaixo do campo de especialidade e automaticamente abrirá a tela para cadastro de todos os membros, depois de selecionar e preencher todos os campos clique em cadastrar.

43 43 Sub-Módulo Classes Acessando a opção SECRETARIA >> Classes você poderá visualizar as classes de cada membro (basta clica na opção Ver de cada membro) e assim acessar todo histórico do membro. Todas as áreas possuem classes disponíveis. É importante ressaltar que você não consegue cadastrar classes pra si mesmo, para isso, você deverá pedir ao seu regional ou ao seu campo local. Além disso, somente o campo local pode cadastrar as classes de liderança. Para cadastrar é simples, clique em Cadastrar Novo, semelhante ao passo Especialidades e abrirá uma tela para preenchimento, basta preencher todos os campos e cadastrar, è possível tambem cadastrar uma determinada classe para vários membros, clicando na opção abaixo do campo de especialidade.

44 44 Como no sub-módulo de especialidades, abrirá uma nova tela para que você possa selecionar a quantidade de membros a realizar a classe, selecione e preencha os campos e clique em cadastrar.

45 45 Sub-Módulo Membros-Unidades Os Desbravadores e Aventureiros trabalham com a ideia de unidades, mas os jovens podem adaptar essa ideia para equipes, ou unidades de ação. Neste sub-módulo é possível gerenciar e alocar cada membro em uma unidade previamente cadastrada no sub-módulo Cadastro de Unidades.

46 46 Após clicar na opção Cadastrar Novo, aparecerá uma tela onde você deve selecionar o membro e a unidade e clicar em Cadastrar. Para apagar o membro de uma unidade, na tela que exibe a lista de membros nas unidades, clique na opção excluir (X vermelho).

47 47 Sub-Módulo Cadastro de Unidades A unidades usadas no sub-módulo anterior (Membros-Unidades) são cadastradas neste sub-módulo. Acessando em SECRETARIA >> Cadastro de unidades você visualizará as unidades cadastradas dentro do seu Clube ou Sociedade, com as opções de alterar e excluir os dados das unidades. Para cadastrar uma unidade clique em Cadastrar Novo (lado direito na parte superior da tela). Dentre as opções do cadastro, estão: Nome, Histórico da unidade e Extras (brado, significado do nome e etc.), mas apenas o nome da unidade é um campo obrigatório de preenchimento, depois de preencher clique em Cadastrar.

48 48 Sub-Módulo Modelos de Documentos Neste sub-módulo é possível criar modelos de cartas, documentos, autorizações e outros tipos de documentos de seu Clube ou Sociedade. Para cadastrar clique em Cadastrar Novo. Ao abrir o Cadastro de Documentos, digite e formate o texto como desejar. Mas veja: evite copiar e colar textos do Word por exemplo devido diferenças de formação. Para cadastrar um documento para todos os membros (estilo mala direta) selecione a opção Mala direta logo em seguida use as palavras-modelo que iniciam e terminam com # para inserir os dados dos membros cadastrados e ativos do seu clube/sociedade caso este seja um documento para ser impresso para todos. Ex: Eu Autorizo meu filho #Membro# a participar do evento... (Autorização de saída)

49 Para cadastrar clique em Cadastrar novo e você abrirá a tela onde é necessário cadastrar a contas a pagar com os seguintes campos: Tipo de Conta a pagar, Membro (caso queira vincular esse item a um membro), data de vencimento, data de pagamento (se ainda não foi pago, deixe em branco), descrição do tipo de conta, valor e observação. Após preencher todos os campos clique em Cadastrar. Se caso existir algum tipo de conta a pagar para vários membros (Ex: devolução de dinheiro), abaixo do campo Membro existe um link para que você possa selecionar quais membros serão cadastradas com essa conta.

50 50 Sub-Módulo Contas a receber Contas a receber são todas as receitas do seu Clube ou Sociedade que foram pagas, ou estão em aberto. Para acessar este item basta acessar TESOURARIA >> Contas a receber.

51 51 Para cadastrar clique em Cadastrar novo e você abrirá a tela onde é necessário cadastrar a contas a receber com os seguintes campos: Tipo de Conta a receber, Membro (caso queira vincular esse item a um membro), data de vencimento, data de pagamento (se ainda não foi pago, deixe em branco), descrição do tipo de conta, valor e observação. Após preencher todos os campos basta apenas o usuário clicar em Cadastrar. Se caso existir algum tipo de conta a receber para vários membros (Ex: mensalidades de um mês), abaixo do campo Membro existe um link para que você possa selecionar quais membros serão cadastradas com essa conta

52 52 Sub-Módulo Balancete Com todas as contas a pagar e a receber cadastradas corretamente, é possível ter um balanço das finanças de seu Clube/Sociedade prontinho de forma organizada acessando TESOURARIA >> Balancete. No Balancete aparecerão todas as contas pagas na coluna despesas e recebidas na coluna receita, exceto aquelas que ainda estão fora do período de vencimento ou que não foram pagas.

53 53 Neste Balancete também o usuário pode visualizar na coluna ver o tipo de conta paga ou recebida pelo Clube/Sociedade e ainda saber o saldo acumulado (saldo anterior ao período pesquisado), saldo do período e saldo, além de filtrar (ao lado esquerdo na parte superior da tela) os dados de todas as contas pagas e também recebidas dentro de um determinado período.

54 54 Módulo Suporte Sub-Módulo - Suporte On-Line Se tiver dúvidas, sugestões ou elogios entre e envie sua mensagem para a nossa equipe de suporte sempre disposta a atendê-lo, mas antes, verifique se sua pergunta já não consta em nossas perguntas frequentes.

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