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Novembro de 2012.  Lei Nº 5.427 de 01 de abril 2009 - Estabelece normas sobre atos e processos administrativos;  Decreto nº 42.352 de 15 de março de.

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1 Novembro de 2012

2  Lei Nº de 01 de abril Estabelece normas sobre atos e processos administrativos;  Decreto nº de 15 de março de Dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos;  Decreto nº de 16 de outubro de Aprova o Manual de Gestão de Protocolo e Institui a Numeração Única de Protocolo.

3 Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. PROTOCOLO Racionalização da produção documental; Uniformização de procedimentos relativos as atividades de controle e tramitação de documentos; Transparência e desburocratização do Estado, bem como dar legalidade a seus atos.

4 ProduçãoRecepçãoRegistroTramitaçãoAutuaçãoClassificaçãoControleExpedição

5  Corresponde a elaboração e criação do documento de arquivo que constituirá elemento de prova, direito e/ou informação.  Os documentos devem obedecer ao padrão de estrutura e disposição dos elementos textuais.

6 Classificação de sigilo Classificação de celeridade Brasão Hierarquia Local e Data Origem e Destinatário Identificador do Documento

7  Consiste na atividade de encaminhamento de documentos e processos entre unidades organizacionais (setores) internas e/ou externas ao órgão. Tramitação Recepção Distribuição Interna Expedição

8  O registro da tramitação deve ocorrer, preferencialmente, em meio eletrônico. Além de economizar papel, a tramitação é mais rápida e eficaz.  Deve-se utilizar o UPO para tramitação eletrônica de documentos e processos.  Em tramitação eletrônica, por meio da guia de remessa eletrônica.  Em tramitação impressa, por meio da guia de remessa em papel ou por meio do livro de protocolo. ATENÇÃO: As guias de remessa eletrônica, emitidas pelo UPO, não serão impressas, uma vez que a tramitação poderá ser comprovada eletronicamente pelo próprio sistema.

9 No momento da recepção é muito importante verificar a integridade dos documentos, isto é:  Se o documento está com todas as páginas;  Se está rasgado ou faltando informações;  Se está com todos os anexos e apensos (nos casos de processos);  Se o documento sigiloso está com indício de violação. Se forem identificados indícios de violação ou irregularidades, o servidor não deve receber o documento e dar ciência ao seu superior imediato e ao destinatário

10 A expedição consiste na remessa de documentos enviadas para destinatários externos ao órgão. Os documentos sigilosos e pessoais e devem ter tratamento diferenciado, ou seja deve ser acondicionados:  No envelope externo não constará indicação de grau de sigilo ou o assunto do documento, constando somente informações sobre o destinatário;  No envelope interno será fechado, lacrado e deve indicar: o remetente, o destinatário, o número e a marcação ou carimbo com indicação do grau de sigilo.

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12  A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e apreciação.  Todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base no Decreto , de Acesso à Informação, devem ser tratados com prioridade.  Se o documento/processo estiver arquivado, a Unidade Protocoladora deve solicitar o desarquivamento.

13  É a reprodução de documentos ou de processos para fins de provas.  Todos os requerimentos de cópia de documentos solicitados com base no Decreto de Acesso à Informação, devem ser tratados com prioridade.  O requerente deve pagar taxa equivalente à quantidade de folhas solicitadas e apresentar comprovante.  A Unidade Administrativa Protocoladora apenas efetuará as cópias mediante apresentação do comprovante de pagamento (DARJ).

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15  É a abertura do processo administrativo.  Autua-se um processo quando a natureza da ação dependa da decisão de duas ou mais pessoas.  A autuação será dispensada se a decisão depender de uma pessoa ou caso a tramitação seja simples e breve.  Serão admitidas, como exceção, a autuação de cópias autenticadas por servidor público ou reproduções de fax transmitidos fora do âmbito do Poder Executivo Estadual.

16 NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequência numérica (X) + ano de produção (A)  1º Grupo - Alfanumérico, composto por uma letra (E) e dois dígitos (SS). Será determinado por decreto.  2º Grupo - Numérico, composto por três números (PPP). Este Grupo corresponde à Unidade Protocoladora. Será determinado por Portaria do APERJ.  3º Grupo - Numérico. Composto por seis dígitos (XXXXXX). Este Grupo corresponde à faixa numérica. Deverá ser reiniciado a cada ano.  4º Grupo - Numérico. Composto por quatro dígitos (AAAA). Este Grupo corresponde ao ano. Exemplo: E-06/ /2013

17 A unidade protocoladora ao autuar um processo deve:  Observar se existem processos já autuados do mesmo interessado e do mesmo assunto;  Preencher os campos da capa do Processo Administrativo ou inserir etiqueta. O modelo da etiqueta é PIMACO A4250 com 250 e A4350 com  Incluir, após a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelo documento originador.

18  É a autuação de documentos que exijam celeridade e prioridade de tramitação;  Os documentos receberão o carimbo de classificação  Os processos autuados em decorrência do Decreto de 16/05/2012, de Acesso à Informação, devem receber o carimbo de grau de precedência.  Os documentos com classificação de precedência terão prioridade na autuação. O documento originador deve ser enviado ao protocolo já com a classificação de precedência.

19  Ao autuar ou instruir os documentos com classificação de sigilo, será inserido carimbo padrão correspondente ao grau de sigilo no canto superior esquerdo da capa do processo ou do documento.

20  É a inserção sequencial dos documentos necessários para que um determinado processo cumpra a sua finalidade.  As peças processuais que instruírem o processo poderão ser representadas por cópia ou outra forma de reprodução permanente.  Os versos das folhas não deverão ser utilizados;  Caso a peça processual estiver em tamanho menor que padrão A4, esta será colada em folha de papel branco, inserindo o carimbo da numeração de peças.

21  Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração.  A primeira folha do processo será a Capa (folha 1), que não será numerada, nem receberá carimbo ou marcação de instrução processual. Modelo de carimbo de instrução:

22  A Emenda Carmim é o método de retificação de elementos processuais de instrução ou autuação, por meio de utilização de tinta cor Carmim.  Se a Unidade Protocoladora constatar, no recebimento do processo, erros ou rasuras nos carimbos de autuação e instrução, deve devolver a origem para correção.  Não será utilizada Emenda Carmim na Capa do Processo ou no conteúdo das peças processuais.

23  Cada volume do processo não deverá exceder 200 folhas.  Deve-se instruir o Termo de Encerramento de Volume, no último volume, e o termo de Abertura, no volume subsequente.  Será vedada a quebra de páginas de documentos a serem instruídas no processo.  Só será admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas).

24  Anexação é a inclusão de um ou mais documentos em um processo para fins de estudo e apreciação ou para fundamentar e comprovar as decisões proferidas no processo.  A anexação apenas será desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento de peças. Para realizar a anexação a Unidade Protocoladora deve:  Assinar e instruir TERMO DE ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS no processo;

25  Inserir “Folha de indicação de Anexos” após última folha do processo (a folha de indicação de anexos não será instruída e numerada);  Incluir anexos (documentos) após a “folha de indicação de anexos”;  Inserir carimbo de anexo. Pode-se também utilizar marcação com mesmo conteúdo, no canto superior direito de cada folha do anexo; Modelo de carimbo de anexação:

26  Juntada é a união de processos que possuem dependência entre si, sendo os fatores determinantes: interessado comum e mesma matéria.  A juntada é definitiva e irreversível.  A juntada de processos só poderá ser solicitada pelos setores envolvidos nos processos e efetuada pela Unidade Protocoladora.

27 A unidade protocoladora deve:  Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) e mesma matéria do processo principal;  Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS após a última folha do processo principal (processo mais antigo);  Retirar a capa do processo a ser juntado (processo mais recente);  Inserir folhas do processo juntado após o Termo de Juntada;  Inserir carimbo de instrução, ou marcação com mesmo conteúdo, abaixo do carimbo de instrução antigo;  Marcar um “X” sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novo carimbo, renumerando-o, dando continuidade à sequência da última folha do processo principal;  O processo mais recente terá seu trâmite encerrado em decorrência da juntada.

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29 A desapensação poderá ocorrer :  Quando os envolvidos nos processos solicitarem, após cumprimento do propósito da apensação;  No encerramento do processo principal. A unidade Protocoladora deve:  Assinar e instruir TERMO DE DESAPENSAÇÃO DE PROCESSOS no processo principal;  Nos casos de processos em trâmite, separar fisicamente e enviar o processo apensado para conclusão do seu trâmite;  Se o processo apensado tiver procedência distinta do principal, a Unidade Protocoladora deverá encaminhá-lo ao órgão de origem.

30  Consiste na retirada de documentos de um processo a pedido de interessado (pessoa física ou jurídica) ou da Administração Pública; O desentranhamento de documento será solicitado mediante:  Despacho de solicitação de desentranhamento de documentos;  Petição, que será deferida ou indeferia pela autoridade competente;  O indeferimento do pedido de desentranhamento deve ser fundamentado.

31 A Unidade Protocoladora deve:  Verificar se o requerente é parte interessada no processo;  Instruir no processo o despacho ou a petição do requerente;  Encaminhar o processo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento;  Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deverá instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS no lugar da peça desentranhada;  Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do desentranhamento.

32  Consiste na separação de documentos de um ou mais processos visando à formação de novo processo.  O desmembramento de documento será realizado a partir de requerimento de desmembramento de documentos, o qual será deferido ou indeferido pela autoridade competente.  O indeferimento do pedido de desmembramento deve ser fundamentado.

33  A medida acauteladora constitui efeito suspensivo de paralisação do processo até que os possíveis danos ou lesões sejam extintos ou sanados. A Unidade Protocoladora deve:  Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento.  A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa;  Se a solicitação for deferida, a Unidade Protocoladora deverá intimar o interessado Após intimação, aguardar 48 horas para promover acautelamento do processo;  Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO;  Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do acautelamento.

34  A Administração Pública poderá desacautelar um processo, a qualquer momento, de ofício ou motivada por solicitação de terceiros. A Unidade Protocoladora deve:  Encaminhar requerimento fundamentando à autoridade competente;  Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento, fundamentando no caso de recusa;  A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o desacautelamento de documentos;  Se o requerimento for deferido, instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS;  Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do desacautelamento.

35  A administração pública poderá declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente.  A extinção de processos administrativos poderá ocorrer por declaração da própria administração pública ou por desistência das partes interessadas, mediante TERMO DE EXTINÇÃO DE PROCESSO.  Os processos extintos não deverão ser reabertos. Para os casos em que houver a necessidade de retomar as ações processuais, as partes interessadas deverão proceder à abertura de novo processo.  Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocoladora deve encaminhá-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de guarda constante na Tabela de Temporalidade.

36  Consiste na finalização do fluxo decisório do processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no órgão de origem.  Somente o órgão originador do processo poderá encerrá-lo.  Quando o processo já estiver encerrado seu fluxo decisório, somente poderá ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo.  Preencher, assinar e instruir o TERMO DE ENCERRAMENTO no processo.

37  Corresponde à reiniciação, revisão ou retomada de seu fluxo decisório e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo.  A solicitação de acesso ao processo já encerrado e arquivado com fins de vista ou cópia não será considerada reabertura de processos. A reabertura será solicitada apenas pelos setores envolvidos por meio de:  Ofício, quando solicitada por órgão externo; ou  Correspondência Interna, quando ocorrer no próprio órgão.

38 Entre em contato com o APERJ! (21)


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