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Normas e Procedimentos para o gerenciamento de processos administrativos – baseados na cultura Fiocruz e nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003,

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Apresentação em tema: "Normas e Procedimentos para o gerenciamento de processos administrativos – baseados na cultura Fiocruz e nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003,"— Transcrição da apresentação:

1 Normas e Procedimentos para o gerenciamento de processos administrativos – baseados na cultura Fiocruz e nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003, ambas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão/MPOG.

2 Classificação de Processos Processo Judicial Processo Legislativo Processo Administrativo É um documento ou conjunto de documentos que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instrução para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos

3 Classificação de Processos A FIOCRUZ é um dos Órgãos autorizados a realizarem o procedimento de abertura de processos, obedecendo a faixa numérica de codificação de Unidades Protocolizadoras. Faixa numérica do Ministério da Saúde a 27999

4 Unidades protocolizadoras da Fiocruz UNIDADEPREFIXO DIRAD25380 CPQRR25381 CPQAM25382 CPQGM25383 IFF25384 INCQS25385 BIO-MANGUINHOS25386 FAR-MANGUINHOS25387 ENSP25388 DIRAC25389 CPQLMD25792 DIREB25027

5 Autuação e/ou formação de Processo É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análise, informações, despachos e decisões de diversas Unidades organizacionais de uma Instituição;

6 Observações sobre a autuação de Processo As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos de processo de compras, onde a confirmação do fornecedor é imprescindível, neste caso, sendo a folha do fax fina, recomendamos a troca do mesmo por cópia em papel A4 ou Oficio, a fim de resguardar as informações; Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para festividade, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo;

7 Observações sobre a autuação de Processo O processo deve ser autuado preferencialmente, por um documento original, no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé publica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firma. Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para sofrer registro, a fim de possibilitar a tramitação do mesmo através do Sistema de Processos na WEB.

8 Constituição do Processo O processo será constituído por sua capa, pelos documentos iniciais, organizados em ordem cronológica e por despachos. A capa do processo é desenhada pelo Sistema e se apresenta em papel Off Set 240g, na cor branca e conterá as seguintes informações: Data de abertura; Número de registro do processo no sistema; Interessado, se houver; Procedência (instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção do documento); Código do Assunto do Processo Referencia ao assunto Primeiro destino do processo

9 Capa do Processo Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano na capa, o usuário deverá se dirigir a Seção de Protocolo para solicitar a confecção de uma nova capa. Não escreva na capa de processo, principalmente nas etiquetas, pois além comprometer o arquivamento, descaracteriza a estrutura original da capa.

10 Numeração do Processo As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, apondo no canto superior direito da página. A numeração é iniciada nos protocolos descentralizados e Protocolo da DIRAD, recebendo, a primeira folha, o número 1, as peças subseqüentes serão numeradas pelos setores que as adicionarem. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras A e B.

11 Observações sobre a numeração do Processo Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes sem rasuras, em seguida, o usuário deverá informar em despacho sobre a ocorrência.

12 Observações sobre a numeração do Processo Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo o carimbo da numeração de peças de tal forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo,

13 Tramitação de Processo Tramitação é a atividade de circular um processo entre as Unidades ou entre os Órgãos externos à Fiocruz, para dar conhecimento, bem como receber informes e pareceres para subsidiarem a tomada de decisões. Sempre que utilizada, a Guia Oficial de Movimentação deverá ser emitida em 3 vias: a primeira: Emitente, a segunda: Destinatário e a terceira: Seção de Protocolo Guia oficial de Movimentação de Processos

14 Observações sobre a tramitação de Processo Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso extremo de impossibilidade de uso do Sistema, ou ainda falta de energia, a movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de Movimentação. Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o envio através da Seção de Expedição da DIRAD, utilizando envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s) processo(s), acompanhado da Guia Oficial de Movimentação, identificando no campo pertinente da Guia, a descrição do Órgão destinatário.

15 Folha de Despacho Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, na folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de despacho, não permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo um traço diagonal ou um carimbo EM BRANCO.

16 Retirada de Folha de Processo O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) a retirada O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho, o(s) número(s) da(s) folha(s) retirada(s) e ainda, o motivo pelo qual foi feita a retirada, datando e assinado sob carimbo É vedada a retirada da folha inicial do processo.

17 Desmembramento de Folha de Processo É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente O processo que tiver peças desmembradas conservará a numeração original de suas folhas, e no local de onde se retirou o documento original deverá ser colocado as cópias do documento, devidamente autenticadas.

18 Reconstituição de Processo Quando constatado o extravio ou destruição acidental de um processo original, no âmbito da Unidade, é necessário: Dar ciência à chefia imediata; Apurar imediatamente do fato, podendo, inclusive, instaurar sindicância ou processo administrativo disciplinar; Divulgar no âmbito da Unidade ou Lista L Fiocruz o ocorrido, para que todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá da seguinte forma: A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado; A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao número do processo extraviado; Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, este deverá ser anexado ao processo reconstituído.

19 Juntada de Processos A juntada de processos poderá ser feita no âmbito de qualquer Unidade Fiocruz, desde que sigam fielmente as instruções necessárias. A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios (secundários). Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura; O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

20 Observações sobre a Juntada de Processos Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: Processo Principal Processo Secundário Inquérito Administrativo Recurso contra decisão de Inquérito e etc Aquisição de Material Prestação de Contas Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

21 Observações sobre a Juntada de Processos Por Anexação Caráter definitivo; Constitui peça única; Renumeração das folhas do processo; Movimentação única Por Apensação Caráter provisório; Mantém a identidade de cada processo; Mantém a numeração de cada processo; Mantém a movimentação de cada processo

22 Observações sobre a Juntada de Processos É imprescindível, após a juntada física de processos, tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do formulário Juntada de Processos, disponível na intranet da DIRAD/ Serviço de Informação/Formulários/Manuais

23 Juntada ou Anexação de Documentos É o ato de anexar fisicamente num determinado processo, documentos relevantes. É imprescindível, após anexação física do documento ao processo, o registro no Sistema de Processos.

24 Processos com Letras e Volumes: Letras Caracteriza processos de pagamento e cada letra de um mesmo número de processo, representa um fornecedor Volumes Caracteriza a continuidade de um determinado processo, ou seja, é a fragmentação de um processo em função da quantidade de suas peças processuais anexadas a ele.

25 Obrigado! Cláudia Simone Pinto da Silva Líder da equipe da Seção de Protocolo da DIRAD Gestora do Sistema de Processos Tel Seção de Protocolo – Pavilhão Quinino, sala 107 Equipe SEPROT/DIRAD Aline Guimarães – Helber Ferreira – Nelson dos Santos –


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