Administração Contratual

Apresentação em tema: "Administração Contratual"— Transcrição da apresentação:

1 Administração Contratual
2013

2 Procedimentos Coorporativos para Contratações
Processo de Gestão Contratual na Parada 1ª Etapa Procedimentos Coorporativos para Contratações

3 Processo de Gestão Contratual na Parada
Atividades Setor Prazos

4 Atividades Setor Prazo
Processo de Gestão Contratual na Parada Atividades Setor Prazo Identificação da Necessidade do Serviço Operação – Equipe Técnica e RCR Inicio 60 dias antes da Mobilização Elaboração da Especificação do Serviço/MD, contendo claramente e detalhadamente o que se precisa contratar (Qtde necessárias, período, condições de fornecimento, etc...) Operação – Equipe Técnica e RCR Logística Almoxarifado Administração Contratual Abertura da SM (tendo como anexo o MD e demais documentos) Logística / Almoxarifado / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo Emissão dos Convites e recebimento das cotações (mínimo 3) Suprimentos e Administração Contratual Análise das Cotações e definição dos vencedores Suprimentos / Administração Contratual / RCR Análise e Aprovação das Minutas de Contrato RCR / Suprimento / Administração Contratual Assinatura dos Contratos Suprimentos /Administração Contratual / RCR Abertura do CT/PC no sistema Suprimentos e Administração Contratual Mobilização dos Fornecedores RCR Administração Contratual Pelo menos uma semana antes da data de início do serviço no campo. Acompanhamento, controle e geração medição dos contratos Logística/Almoxarifado/Administração Contratual Time da Operação – Equipe Técnica Durante a execução do serviço Controle de Contas da Parada - Previsto x Realizado RCR Administração Contratual Encerramento dos Contratos e Pedidos de Compras no Sistema e Nada Consta com Fornecedores Suprimentos / Logística / Almoxarifado Após a finalização do Serviço

5 Processo de Gestão Contratual na Parada
Vale Lembrar! NENHUM SERVIÇO OU FORNECIMENTO PODE SER CONTRATADO / AUTORIZADO sem que os procedimentos corporativos tenham sido atendidos

6 Administrador de Contratos
Processo de Gestão Contratual na Parada 2ª Etapa Apoio... Administrador de Contratos

7 Participação da área de administração contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada Participação da área de administração contratual Atuar junto á área operacional na elaboração do MD e da SM objetivando introduzir ou compatibilizar, nos mesmos, as exigências da área operacional com as necessidades de medição e controle dos itens que serão contratados. Participação no processo de cotação e contratação dos serviços. Administração dos contratos no sistema quanto a elaboração dos aditivos, saldos, datas de vigência Efetuar a interface entre as áreas de operação e suprimentos visando identificar, tratar e corrigir qualquer dificuldade de entendimento ou comunicação.

8 Participação da área de administração contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada Participação da área de administração contratual Processo de análise e emissão do Parecer Técnico junto à área de operações. Apoio à área de suprimentos nos trâmites necessários à assinatura do contrato junto ao fornecedor. Coordenação durante todo o processo de implantação, execução, acompanhamento, controle e medição, faturamento, pagamento e encerramento do contrato em apoio a área de operações e realizando a interface com as áreas de suprimento, financeiro e com o fornecedor.

9 Processo de Gestão Contratual na Parada
Reforçando... A Administração Contratual deve assessorar permanentemente o RCR no acompanhamento dos contratos e dos custos da Parada atuando sempre PREVENTIVAMENTE e PROATIVAMENTE no sentido de EVITAR FATOS CONSUMADOS

10 Processo de Gestão Contratual na Parada
Atenção! Nenhuma contratação de serviços com terceiros poderá ser iniciada sem a emissão do respectivo MD. Qualquer SM emitida para contratação de serviços com terceiros que não estiver com o MD anexado será cancelada ou devolvida. Todas as SM´S emitidas deverão ser dimensionadas visando o atendimento a necessidade do evento como um todo, porém identificando de modo claro a necessidade de entregas parciais.

11 Processo de Gestão Contratual na Parada
Atenção! Não serão aceitos fatos consumados, ou seja, a necessidade de Aditivos não previamente justificados, pagamentos via PA, atraso nas medições dos serviços, etc..(As medições deverão ser enviadas) Respeitar o prazo de antecedência de abertura de uma SM de serviço, para possibilitar a implantação da sistemática de emissão de carta convite aos fornecedores nos processos de cotação com separação das Propostas em Técnica e Comercial.

12 Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço
Processo de Gestão Contratual na Parada Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço .

13 Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM
Processo de Gestão Contratual na Parada Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM . Neste documento o solicitante escreve detalhadamente o que se precisa contratar e procedimentos a serem seguidos na condução do contrato Os modelos desses MD´S podem ser encontrados na intranet

14 Processo de Gestão Contratual na Parada
Exemplo de uma PP (Planilha de Preços e Quantidades) a ser anexado a uma SM Neste documento o solicitante lista quantidades e ÍTENS DE MEDIÇÃO do contrato. Esta planilha deverá ser enviada junto com o MD sem os preços unitários. Depois de negociado o contrato o COMPRADOR especialista define os CÓDIGOS / DESCRIÇÕES e UNIDADES adequadas , bem como coloca os preços unitários negociados. .

15 Sistema de Gestão Contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada 3ª Etapa . Sistema de Gestão Contratual

16 Processo de Gestão Contratual na Parada
“Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio”. .

17 Conceito... . Empresa Fornecedora Empresa Cliente Gestão de Contratos
Processo de Gestão Contratual na Parada Conceito... . Empresa Fornecedora Empresa Cliente Produtos e serviços Valor da compra e aluguel Produtos e serviços Valor da compra e aluguel Gestão de Contratos Sistema de Gestão MCE

18 Processo de Gestão Contratual na Parada
Ações e Benefícios.... Esta prática nos desobriga de informar mensalmente os custos com terceiros através de BM´S manuais como vínhamos fazendo. Temos que nos adequar IMEDIATAMENTE a esta situação e treinar as pessoas necessárias para tal. A partir desse sistema, teremos que gerar mensalmente em modo eletrônico o Boletim de Medição, informado ao fornecedor para emissão da NF. .

19 Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil
Processo de Gestão Contratual na Parada . Acompanhamento dos controles das medições dos contratos, tendo uma melhor análise dos seus custos; Atendimento ao Regime e demais regras contábeis dentro do mês competente; Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil

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