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Administração Contratual 2013. 1ª Etapa Procedimentos Coorporativos para Contratações Processo de Gestão Contratual na Parada.

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Apresentação em tema: "Administração Contratual 2013. 1ª Etapa Procedimentos Coorporativos para Contratações Processo de Gestão Contratual na Parada."— Transcrição da apresentação:

1 Administração Contratual 2013

2 1ª Etapa Procedimentos Coorporativos para Contratações Processo de Gestão Contratual na Parada

3 Atividades Setor Prazos

4 Processo de Gestão Contratual na Parada AtividadesSetorPrazo Identificação da Necessidade do ServiçoOperação – Equipe Técnica e RCRInicio 60 dias antes da Mobilização Elaboração da Especificação do Serviço/MD, contendo claramente e detalhadamente o que se precisa contratar (Qtde necessárias, período, condições de fornecimento, etc...) Operação – Equipe Técnica e RCR Logística Almoxarifado Administração Contratual Inicio 60 dias antes da Mobilização Abertura da SM (tendo como anexo o MD e demais documentos) Logística / Almoxarifado / Administração Contratual30 dias antes da necessidade no campo Emissão dos Convites e recebimento das cotações (mínimo 3)Suprimentos e Administração Contratual30 dias antes da necessidade no campo Análise das Cotações e definição dos vencedoresSuprimentos / Administração Contratual / RCR30 dias antes da necessidade no campo Análise e Aprovação das Minutas de ContratoRCR / Suprimento / Administração Contratual30 dias antes da necessidade no campo Assinatura dos ContratosSuprimentos /Administração Contratual / RCR30 dias antes da necessidade no campo Abertura do CT/PC no sistemaSuprimentos e Administração Contratual30 dias antes da necessidade no campo Mobilização dos FornecedoresRCR Administração Contratual Pelo menos uma semana antes da data de início do serviço no campo. Acompanhamento, controle e geração medição dos contratosLogística/Almoxarifado/Administração Contratual Time da Operação – Equipe Técnica Durante a execução do serviço Controle de Contas da Parada - Previsto x RealizadoRCR Administração Contratual Durante a execução do serviço Encerramento dos Contratos e Pedidos de Compras no Sistema e Nada Consta com Fornecedores Administração Contratual Suprimentos / Logística / Almoxarifado Após a finalização do Serviço

5 Processo de Gestão Contratual na Parada Vale Lembrar! • NENHUM SERVIÇO OU FORNECIMENTO PODE SER CONTRATADO / AUTORIZADO sem que os procedimentos corporativos tenham sido atendidos

6 Processo de Gestão Contratual na Parada Apoio... Administrador de Contratos 2ª Etapa

7 Processo de Gestão Contratual na Parada Atuar junto á área operacional na elaboração do MD e da SM objetivando introduzir ou compatibilizar, nos mesmos, as exigências da área operacional com as necessidades de medição e controle dos itens que serão contratados. Participação no processo de cotação e contratação dos serviços. Administração dos contratos no sistema quanto a elaboração dos aditivos, saldos, datas de vigência Efetuar a interface entre as áreas de operação e suprimentos visando identificar, tratar e corrigir qualquer dificuldade de entendimento ou comunicação. Participação da área de administração contratual

8 Processo de Gestão Contratual na Parada Processo de análise e emissão do Parecer Técnico junto à área de operações. Apoio à área de suprimentos nos trâmites necessários à assinatura do contrato junto ao fornecedor. Coordenação durante todo o processo de implantação, execução, acompanhamento, controle e medição, faturamento, pagamento e encerramento do contrato em apoio a área de operações e realizando a interface com as áreas de suprimento, financeiro e com o fornecedor. Participação da área de administração contratual

9 Processo de Gestão Contratual na Parada A Administração Contratual deve assessorar permanentemente o RCR no acompanhamento dos contratos e dos custos da Parada atuando sempre PREVENTIVAMENTE e PROATIVAMENTE no sentido de EVITAR FATOS CONSUMADOS Reforçando...

10 Processo de Gestão Contratual na Parada Nenhuma contratação de serviços com terceiros poderá ser iniciada sem a emissão do respectivo MD. Qualquer SM emitida para contratação de serviços com terceiros que não estiver com o MD anexado será cancelada ou devolvida. Todas as SM´S emitidas deverão ser dimensionadas visando o atendimento a necessidade do evento como um todo, porém identificando de modo claro a necessidade de entregas parciais. Atenção!

11 Processo de Gestão Contratual na Parada Não serão aceitos fatos consumados, ou seja, a necessidade de Aditivos não previamente justificados, pagamentos via PA, atraso nas medições dos serviços, etc..(As medições deverão ser enviadas) Respeitar o prazo de antecedência de abertura de uma SM de serviço, para possibilitar a implantação da sistemática de emissão de carta convite aos fornecedores nos processos de cotação com separação das Propostas em Técnica e Comercial. Atenção!

12 Processo de Gestão Contratual na Parada. Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço

13 Processo de Gestão Contratual na Parada. Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM • Neste documento o solicitante escreve detalhadamente o que se precisa contratar e procedimentos a serem seguidos na condução do contrato • Os modelos desses MD´S podem ser encontrados na intranet

14 Processo de Gestão Contratual na Parada. Exemplo de uma PP (Planilha de Preços e Quantidades) a ser anexado a uma SM • Neste documento o solicitante lista quantidades e ÍTENS DE MEDIÇÃO do contrato. Esta planilha deverá ser enviada junto com o MD sem os preços unitários. • Depois de negociado o contrato o COMPRADOR especialista define os CÓDIGOS / DESCRIÇÕES e UNIDADES adequadas, bem como coloca os preços unitários negociados.

15 Processo de Gestão Contratual na Parada. 3ª Etapa Sistema de Gestão Contratual

16 Processo de Gestão Contratual na Parada. “Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio”.

17 Processo de Gestão Contratual na Parada. Conceito... Empresa FornecedoraEmpresa Cliente Produtos e serviços Valor da compra e aluguel MCE Sistema de Gestão Produtos e serviços Gestão de Contratos

18 Processo de Gestão Contratual na Parada. Ações e Benefícios.... • Esta prática nos desobriga de informar mensalmente os custos com terceiros através de BM´S manuais como vínhamos fazendo. Temos que nos adequar IMEDIATAMENTE a esta situação e treinar as pessoas necessárias para tal. • A partir desse sistema, teremos que gerar mensalmente em modo eletrônico o Boletim de Medição, informado ao fornecedor para emissão da NF.

19 Processo de Gestão Contratual na Parada. • Acompanhamento dos controles das medições dos contratos, tendo uma melhor análise dos seus custos; • Atendimento ao Regime e demais regras contábeis dentro do mês competente; • Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil

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