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Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3 Gestão de Documentos I.

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1 Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3 Gestão de Documentos I

2 Conceitos de Arquivo • “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12) • Conceitos distintos expressos numa mesma palavra; • Polissemia: – Arquivo serviço / Arquivo da Instituição Arquivo informação / Arquivo construção arqui-tetônica / Arquivo móveis.

3 Conceito de Arquivo • Conjunto de Documentos produzidos e recebi- dos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, res- peitando aquela ordem para servir como testemunho e informação (Herrera, 1993)

4 Conceito de Arquivo • O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.” (Silva, 1999)

5 Conceito de Documento • Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir. • Em latim empregaria o vocá- bulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de apren- der. • Sentido moderno de escrito probatório de algo: ‘Prova’ • “Qualquer base de conheci- mento fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio) • Consideram-se documentos quaisquer escritos, instru- mentos ou papéis públicos ou particulares. (Código do Pro- cesso Penal) • Produto da atividade huma- na

6 • Em todo documento aparecem 3 elementos: – O suporte material duro (pedra, argila, bronze) ou brando (papiro, pergaminho, papel etc.) – A linguagem para fixar a informação (escritura alfabética, imagem, impulsos eletromagnéticos, etc.) – Informação: mensagem, conteúdo, notícia (testamento, carta, lei, provas, etc.) • Segundo esta perspectiva o documento poderia ser um papiro egípcio, uma pintura rupestre, uma moeda, pois em todos eles encontram-se os 3 elementos. • O documento seria, portanto, o meio pelo qual se transmite uma mensagem

7 Classificação dos documentos • Natureza do suporte: papel, suportes óticos, (CD’s, DVD’s,), pen drives, além dos antigos (pe- dra, pele, pergaminhos, metais, etc.) • Gênero ou Código empregado: textuais, audio- visuais, iconográficos,, informáticos, cartográ- ficos. • Natureza do assunto: ultra-secretos, sigilosos, ostencivos. • Capacidade de difusão: público, inédito, reservado, pessoal.

8 Documento administrativo • São aqueles que gerados na gestão dos assuntos púbicos ou privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como privadas. • Públicas: emanados de uma autoridade pública e formam parte do domínio público inalienáveis, imprescritíveis e inegociáveis. • Privados: se referem a assuntos de direito privado. • Em todo documento administrativo podemos distinguir: 1.Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias, minutas. 2.Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo), autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores (complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemu- nhas. 3.Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas, traduções.

9 Características dos documentos administrativos 1.São emitidos por um órgão administrativo; 2.Produz efeitos (jurídicos, informativos ou comunicativos) frente a terceiros ou na própria organização; 3.Sua emissão é válida sempre e quando cumpram os requisitos formais exigidos pelas normas da atividade administrativa; 4.São seriados; 5.São exclusivos, pois a informação que contem é exclusiva.

10 Documentos públicos • Segundo o critério de divisão de poderes do Estado os documentos públicos se dividem em: – Normativos: relacionados com a atividade legislativa (leis, decretos, resoluções, etc.); – Administrativos: relacionados com a atividade executiva do Estado e seus organismos públicos; – Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial. • Obs: levar em consideração as atividades meios e as atividades fins; • Documentos da administração e documentação dos administrados (sobem e descem).

11 Documento de Arquivo • “O documento de arquivo nasce como uma ferra- menta da administração ante a necessidade da ges- tão (valor administrativo) para conservar as contas e os documentos financeiros (valor contábil) para assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram (valor fiscal), para ter refenrêcia sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações, patrimô- nios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).” (LOPEZ, et. al. 2007, p.63)

12 Documento de Arquivo • Em outras palavras: – Se trata de documentos produzidos e acumulados por uma instituição pública ou privada, pessoa ou família no curso de sua gestão ou atividade, para o cumprimento de seus fins e conservados como testemunhos, informação e gestão. • Os documentos de arquivo podem ser: – Documentos simples quando se trata de um único documento ou – Documentos compostos quando são integrados por vários documentos que não se podem separar

13 Características do Documento de Arquivo • Imparcialidade: os documentos de arquivo são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as cir- cunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o caráter de prova e fidedignidade; • Autenticidade: são autênticos porque são cria- dos, transmitidos, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares;

14 • Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o cur-so dos atos e ações de uma administração; • Integridade: todos os docu- mentos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas; • Unicidade: não existe um documento igual ao outro. O documento de arquivo é único independente das cópias que se façam dele.

15 • Interrelacionados: cada do- cumento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produ- tora, no qual está preserva- do o seu significado (orga- nicidade); • Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confere um traço diferen- ciador (porque foi produzi- do e quais as etapas e seu trâmite?). • Obs: Se o documento é re- sultado da atividade de uma pessoa física ou jurídi- ca podemos falar de um caráter orgânico desse re- gistro. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arqui-vístico dá ori- gem aos arquivos da organi- zação.


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