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1 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR planilhas Recebe as planilhas, analisa, controla a verba de cada Unidade, consolida os dados, prepara os lotes p/ o pregão.

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1 1 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR planilhas Recebe as planilhas, analisa, controla a verba de cada Unidade, consolida os dados, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria, por INÍCIO planilhas Prepara planilhas, de acordo c/ a verba disponível e encaminha ao DT/SIBi, por Planilhas com Títulos planilhas de livros Solicita às Bibliotecas planilhas de livros preenchidas, por Distribui a verba e informa às Bibliotecas, por PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

2 2 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Material com NF 1 Recebe material, assina canhoto da NF com “a conferir” e assina NF no verso datando o recebimento da mesma A planilhas c/ resultados Após realização do pregão, recebe da Reitoria dados do mesmo (Fornecedor, nº Contrato, prazo de validade) e planilhas c/ resultados. Encaminha às Bibliotecas, por Resultado do pregão planilhas c/ resultado p/ controle Recebe os dados e planilhas c/ resultado p/ controle e conferência do material a ser recebido Assina o Contrato na Reitoria e envia o material com NF às Bibliotecas e NF- Eletrônica ao DA/RUSP Planilhas de Controle Confere material com as Planilhas de Controle e com a Nota Fiscal 1ª Conferência do Material

3 3 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Assina NF no verso, acusando recebimento do material 5 dias úteis Preenche “Comunicado de Recusa do Material” e envia por ao fornecedor. Encaminha, c/ protocolo, NF assinada e cópia impressa do “Comunicado” ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF 1 B Confere Material. Ok ? SN original 5 dias úteis Encaminha NF original assinada ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF 2 C Comunicado de Recusa do Material PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

4 4 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Assina, data, escaneia e devolve o Comunicado às Bibliotecas, c/ cópia ao DT/SIBi, por Comunicado assinado devolvido por Substitui material recusado e envia à Biblioteca, c/ NF, em até 30 dias Recebe comunicado e aguarda a troca do material, em até 30 dias Comunicado de Recusa de Material Material c/ NF 2 FIM original NF original assinada B A Recebe as Notas Fiscais e encaminha, à Reitoria, p/ pagamento Recebe N. Fiscais + “Comunicado”, insere dados na planilha de controle. Envia os documentos ao DA/RUSP Recebe comunicado, p/ ciência Material recusado PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

5 5 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Análise física do Material Ok? N Preenche “Comunicado de Recusa do Material ” e envia ao fornecedor, c/ cópia ao DT/SIBi, por C G D planilha de controle Insere dados da compra na planilha de controle S PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 2ª Conferência do Material 10 dias úteis Faz análise física do material em até 10 dias úteis do recebimento da NF

6 6 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado à Biblioteca, por Fax / Comunicado assinado, devolvido por Substitui o material recusado e envia à Biblioteca Recebe comunicado e aguarda a troca do material Comunicado de Recusa de Material Material c/ NF D Planilha de Controle Recebe material e confere com a Planilha de Controle e NF C Recebe Comunicado de Recusa de Material, insere dados na planilha de controle. Envia os docs. ao DA/RUSP Material recusado PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

7 7 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR E Encaminha informação de títulos esgotados à Reitoria Recebe, da Reitoria, Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar informações O item está esgotado? Devolve, à Reitoria, Protocolado, c/ deferimento do pedido e informa às Bibliotecas os itens esgotados, por SN Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido Recebe informação e registra os itens esgotados na planilha de controle FIM PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

8 8 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de itens esgotados e devolve assinado ao DA/RUSP, por No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

9 9 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR F Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material à Reitoria Recebe, da Reitoria, Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material e manifesta-se de acordo com cláusulas do Contrato Prazo de prorrogação aceito? Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ deferimento do pedido SN Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

10 10 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de prorrogação de prazo devolve assinado ao DA/RUSP, por No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

11 11 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Envia planilha com número de tombo ao DT/SIBi planilha com número de tombo FIM G Recebe planilha das Unidades, consolida dados e envia arquivo à Reitoria, por Recebe, da Reitoria, cópia da Nota de Anulação dos valores ref. aos itens esgotados e multas aplicadas aos fornecedores, faz o controle das verbas de cada Unidade e informa às Bibliotecas o saldo disponível

12 Carimbos utilizados na conferência (verso da NF) Ver página 2 Ver página 3 PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão


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