Modernização da gestão da OEA Visão geral para a CAAP: 15 julho 2014

Apresentação em tema: "Modernização da gestão da OEA Visão geral para a CAAP: 15 julho 2014"— Transcrição da apresentação:

1 Modernização da gestão da OEA Visão geral para a CAAP: 15 julho 2014 julianmurrayconsulting@gmail.com

2 Abordagem completa Nove áreas de trabalho Quatro etapas no tempo Diversos temas sequenciados depois da Visão Estratégica e depois que um novo SG for nomeado em 2015 Four time phases Several items sequenced after Strategic Vision, and after new SG appointed in 2015

3 Apresentação de hoje em quatro seções Fundos específicos e liderança Temas do atual orçamento para 2015 Temas de despesa de capital para 2015 Antecipando 2016 e além

4 Gestão dos fundos específicos (1) Redução nos pequenos projetos de fundos específicos intensivos em gestão Nº%US$% o37552%0,00,0% até 50.00015421%2.107.7653,4% até 100.0006910%5.107.2278,2% até 200.000568%8.020.96412,9% até 500.000355%10.549.99417,0% até 1.000.000233%15.401.08024,8% Mais de 1.000.000101%20.989.03133,8% TOTAL722100%62.176.061100,0% PROJETOREALIZAÇÃO CUSTO MÉDIO

5 Gestão dos fundos específicos (2) Criação de “cestas” de fundos específicos: a OEA desenha um programa e diversos doadores contribuem Tomar o modelo MAPP, aplicá-lo à CIDH e, depois, às missões de observação eleitoral Benefícios de administração simplificada, mais eficiência, melhores resultados Certo grau de destinação ainda possível em um modelo híbrido

6 Treinamento da liderança Deve haver prioridade para um orçamento de treinamento reformulado Existe uma lacuna de administração intermediária na organização que cria um risco no longo prazo Os funcionários de nível P1-P4 com menos de 10 anos de OEA são os menos envolvidos, de acordo com a pesquisa de pessoal. Mas eles representam o futuro

7 Despesa corrente versus de capital Despesa corrente é “A despesa com itens que são consumidos ou duram apenas um período limitado de tempo” - Manutenção, salários, viagens, CPRs, treinamento, avaliações, auditorias Despesa de capital é “O valor gasto para adquirir ou atualizar ativos produtivos, como edifícios, equipamentos e software, a fim de aumentar capacidade ou a eficiência para além de um período contábil” - Reformas de prédios, equipamentos de videoconferência e computador, atualizações de software, conversão para novos sistemas de RH ou contábeis

8 Independência do Inspetor-Geral Fortalecer o Escritório do IG Supervisão por uma comissão de auditoria externa, em conformidade com padrões globais Expandir o papel da Junta de Auditores Externos para incluir as funções da comissão de auditoria externa

9 Avaliação A avaliação é uma responsabilidade básica e uma função do desempenho Atualmente, somente financiada por alguns doadores de fundos específicos Mais eficiente quando subcontratada do que quando conduzida por equipe interna A ênfase da avaliação deve estar no aprendizado e na melhoria, e não no controle

10 Reformulação do orçamento de treinamento A OEA precisa de um orçamento de treinamento A prioridade mais importante identificada na pesquisa de pessoal Necessária para a implementação de todas as melhorias do processo empresarial Inclui temas como treinamento em ética, recomendado pelo BEA, e orientação básica para os novos funcionários

11 Equilíbrio de receitas e despesas Três conjuntos de medidas recomendados acarretarão novas despesas significativas: Fortalecimento do Escritório do Inspetor-Geral Função de avaliação Orçamento de treinamento reformulado Proposta de provimento de fundos adicionais por meio de três medidas importantes Remoção do desconto por pagamento antecipado Aplicação mais estrita dos custos diretos Aumento da RCI a partir de 2016

12 Desconto por pagamento antecipado Claramente atendeu a uma necessidade em um momento de problemas de fluxo de caixa crítico Mas ao “custo” de cerca de US$5,5m para a OEA desde 2000 US$533.000 descontados em 2013 Recomendado pelo BEA Precisa da aprovação na AG Extrordinária

13 Custos diretos Atualmente, os custos diretos estão sendo debitados a menos A definição de custos diretos é ampla e sua aplicação, subjetiva Tanto as equipes do programa como os doadores dos fundos específicos desejam manter os custos diretos baixos, mas com isso se escondem os custos reais e se taxa significativamente o Fundo Ordinário

14 Recuperação dos custos indiretos As taxas atuais de 11% e 12% não refletem os custos reais É preciso financiar os custos do Inspetor-Geral e de avaliação, atualmente não custeados Propor aumento no padrão de 13% das Nações Unidas para todos os novos acordos em vigor em 2016 Propor também a introdução de um mínimo de RCI para os pequenos projetos

15 Possíveis reduções de despesas Limitar o número de funcionários participantes de reuniões internacionais Reduzir a frequência de certas reuniões internacionais e realizar um número maior delas virtualmente Negociar divisão do aluguel com os Estados sede de todos os escritórios nacionais; e/ou Compartilhar aluguel dos escritórios nacionais com outras organizações interamericanas Adiar novos mandatos até os custos e os recursos de financiamento serem totalmente identificados Repensar o número e tamanho de relatórios para os Estados membros ao que eles precisam

16 Plano de Capital da OEA 2015-2018 Um plano de capital abrange Medidas de capital de longo prazo, como reformas de prédios e manutenção adiada Uma vez a cada década, medidas excepcionais, como os custos de transição do SG e reposição do fundo de reserva; e Medidas de modernização que incluem sistemas de TI, contabilidade de exercício, reforma de compras e modernização da gestão de RH

17 Modernização das medidas de capital A atualização da TI é a base da modernização e simplificação em três outras áreas Conversão para a contabilidade de exercício Simplificação de compras Gestão moderna de recursos humanos No total, serão necessários cerca de US$8m, dos quais US$4m para TI e US$1,5m para contabilidade de exercício (IPSAS não plenas)

18 Cartões corporativos de compras: US$15

19 Recursos humanos Cortes sucessivos deixaram lacunas críticas e expuseram a OEA Iniciar com Visão Estratégica Depois, desenho organizacional Depois, análise das capacidades e das lacunas Exame da classificação Adaptação das pessoas às tarefas Processo de 3-4 anos, inclusive atualização do quadro regulatório de recursos humanos

20 Antecipar outros temas para além de 2015

21 Novo sistema de cotas Quatro opções Nenhuma mudança Fixar a contribuição dos EUA em cerca de US$49m e 49%, e aumentar as restantes até US$100m Deixar o orçamento total em US$83m, reduzir a cota dos EUA para 49% e aumentar as restantes até US$83m Deixar todas as contribuições, menos a dos EUA, em US$34m, reduzir a dos EUA para 49% e reduzir o orçamento total para US$66m

22 Gestão da mudança A mudança é sempre desconfortável A mudança deve ser administrada ativamente Ter um plano (com base em uma visão clara Comunicar para envolver Implementar (por meio de empoderamento) Monitorar o andamento e ajustar Equipe de implementação Ombudsman da modernização da gestão