Fusion ECM Suite Case – Fluxo de Cotações

Apresentação em tema: "Fusion ECM Suite Case – Fluxo de Cotações"— Transcrição da apresentação:

1 Fusion ECM Suite Case – Fluxo de Cotações
Por Rodrigo Diniz Meyer Abrantes Executivo de Contas

2 Sumário Contexto ECM Projeto - Objetivos Projeto - Premissas
Situação Inicial Situação Final A Solução Fatores importantes Perguntas

3 Contexto ECM Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:
40% do tempo perdido na busca; 70% dos casos a informação é simplesmente recriada; 60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

4 Sobre a Empresa e suas necessidades
A Tuper é uma empresa de destaque no setor em que atua, com produtos e serviços em aço, nos seguintes segmentos: A Tuper se posiciona como parceira preferencial e confiável de seus clientes, pela agilidade e flexibilidade no fornecimento e qualidade de seus produtos e serviços. A empresa atua em parceria com as engenharias de desenvolvimento dos clientes, para fornecer itens específicos de maior complexidade e com exigências e requisitos técnicos próprios. Necessidade

5 Projeto Fluxo de Cotações- Objetivos
As principais necessidades da Tuper com a estruturação e efetivação destes processos foram: Realizar um monitoramento efetivo sobre o ciclo de cotação da unidade de Tubos Especiais e Componentes;  Controlar os prazos e obter e rastreabilidade das solicitações; Monitorar o tempo total das cotações e o tempo por área. Identificar atividades críticas, gargalos ou retrabalhos no processo. Organizar e controlar os documentos de apoio envolvidos no processo; Controlar prazos de aprovações/reprovações do processo ; Buscar subsídios para melhoria do processo e gestão de cotação, por área e total;  Buscar subsídios para melhorias do desempenho do processo de cotação.

6 Projeto - Premissas  Controle efetivo de prazos e disparo de alertas para força-tarefa quando necessário

7 Situação Inicial Em função do Fluxo de Cotações ser um dos fatores críticos do negócio (fator de sucesso do negócio), elegeu esse Fluxo como prioritário para a implementação do ECM Fusion Neomind, com o objetivo de resolver a seguinte situação inicial: Processo de cotações, realizado totalmente em papel, através de formulários entre as áreas – não estruturado no ERP; Ausência de rastreabilidade/monitoramento do processo independente do status; Desconhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo Falta de previsibilidade do prazo de finalização, em decorrência múltiplos participantes no processo e processo em papel. Levantamentos de tempo individuais e pontuais, realizados manualmente quando necessário, ocupando muito tempo dos profissionais. Ausência de rastreabilidade dos documentos de apoio ao processo Falta de monitoramento e controle do processo Desconhecimento de perdas e desperdícios de tempo no processo Falta de gerenciamento dos gargalos e prazos – ainda temos dificuldade. Dificuldade de melhorias dos processos por falta da sistematização e controle.

8 Abordagem do Projeto Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas Ferramental: Workflow/BPM, GED Desenvolvimento/Qualidade: Indicadores em tempo real para definição de metas e monitoramento da qualidade Realizar homologação/piloto: Profissonais envolvidos e gerente de projeto de ECM.

9 SOLUÇÃO - Modelagem O Fluxo de Cotações envolveu
Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxo O Fluxo de Cotações envolveu 8 áreas distintas para a execução do processo, com 9 participantes: Área Comercial – Gerente de Vendas e Vendedor Engenharia de Produtos e Processos; Engenharia de Sistemas; Engenharia Industrial; Engenharia de Materiais; Projetos Ferramentaria; Qualidade; Produção. Num total de 3 Fluxos correlacionados: Solicitação de Cotação Técnica (principal) Cotação por Engenharia (subfluxo) Cotação por Orçamento (subfluxo)

10 SOLUÇÃO - Os três Fluxos Correlacionados
1. Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxo b) Cotação por Engenharia a) Cotação por Orçamento

11 Situação Final Após a Implantação dos Fusion, com um profissional de TI, responsável pelo gerenciamento interno a Tuper conseguiu alcançar o seguinte: Sistematização completa do Fluxo de cotações, com a extinção do uso de formulários em papel, com aproveitamento das informações do ERP Rastreabilidade/monitoramento do processo em qualquer etapa do processo ou participante Estabelecimento de níveis de alçada e aprovações fases do processo Conhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo de cotações Monitoramento do tempo decorrido das cotações, individual, por área e total das , em tempo real, em qualquer fase do orçamento. Controle, visualização, versionamento, aprovação dos documentos de apoio das cotações. Controle das aprovações das cotações e respectivos motivos da não aprovação das cotações. Possibilitando melhorias do processo e desempenho de aprovações. Identificação das fases críticas do processo de cotações. Gerenciamento em tempo real das cotações.

12 Implentação - fatores de sucesso
Algumas ações foram importantes para o sucesso do projeto: Definição de processo prioritário ou crítico; Definição de resultados desejados;  Gerenciamento do projeto internamente – por um profissional de TI, apoiado pelas gerências das áreas envolvidas e diretoria; Conhecimento dos processos pela equipe interna – com participação efetiva dos profissionais envolvidos; Facilitação pela área de TI e apoio dos consultores da Neomind e equipe de suporte; Facilidade de alteração do processo, através da ferramenta ECM Fusion Neomind; Possibilidade de integração às informações existentes; Facilidade de conectividade dos usuários; Disposição dos profissionais em afinar os processos, efetuando correções e melhorias.

13 Resultados Alcançados
Sistematização de processos que antes era em papel Controle de todas as fases do processo de cotações Identificação de processos via orçamento e via engenharia Controle de tempo individual e total das cotações Identificação de etapas críticas do processo e estabelecimento de prazos realistas Integração das informações entre as áreas Gerenciamento e controle do processo Indicadores de prazos, processo e qualidade

14 Perguntas

15 Obrigado!