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Www.neomind.com.br Fusion ECM Suite Case – Fluxo de Cotações Por Rodrigo Diniz Meyer Abrantes Executivo de Contas.

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1 Fusion ECM Suite Case – Fluxo de Cotações Por Rodrigo Diniz Meyer Abrantes Executivo de Contas

2 Sumário  Contexto ECM  Projeto - Objetivos  Projeto - Premissas  Situação Inicial  Situação Final  A Solução  Fatores importantes  Perguntas

3 Contexto ECM Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:  40% do tempo perdido na busca;  70% dos casos a informação é simplesmente recriada;  60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

4 Sobre a Empresa e suas necessidades  A Tuper é uma empresa de destaque no setor em que atua, com produtos e serviços em aço, nos seguintes segmentos:  A Tuper se posiciona como parceira preferencial e confiável de seus clientes, pela agilidade e flexibilidade no fornecimento e qualidade de seus produtos e serviços.  A empresa atua em parceria com as engenharias de desenvolvimento dos clientes, para fornecer itens específicos de maior complexidade e com exigências e requisitos técnicos próprios. Necessidade

5 Projeto Fluxo de Cotações- Objetivos As principais necessidades da Tuper com a estruturação e efetivação destes processos foram:  Realizar um monitoramento efetivo sobre o ciclo de cotação da unidade de Tubos Especiais e Componentes;  Controlar os prazos e obter e rastreabilidade das solicitações;  Monitorar o tempo total das cotações e o tempo por área.  Identificar atividades críticas, gargalos ou retrabalhos no processo.  Organizar e controlar os documentos de apoio envolvidos no processo;  Controlar prazos de aprovações/reprovações do processo ;  Buscar subsídios para melhoria do processo e gestão de cotação, por área e total;  Buscar subsídios para melhorias do desempenho do processo de cotação.

6 Projeto - Premissas  Controle efetivo de prazos e disparo de alertas para força-tarefa quando necessário

7 Situação Inicial Em função do Fluxo de Cotações ser um dos fatores críticos do negócio (fator de sucesso do negócio), elegeu esse Fluxo como prioritário para a implementação do ECM Fusion Neomind, com o objetivo de resolver a seguinte situação inicial:  Processo de cotações, realizado totalmente em papel, através de formulários entre as áreas – não estruturado no ERP;  Ausência de rastreabilidade/monitoramento do processo independente do status;  Desconhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo  Falta de previsibilidade do prazo de finalização, em decorrência múltiplos participantes no processo e processo em papel.  Levantamentos de tempo individuais e pontuais, realizados manualmente quando necessário, ocupando muito tempo dos profissionais.  Ausência de rastreabilidade dos documentos de apoio ao processo  Falta de monitoramento e controle do processo  Desconhecimento de perdas e desperdícios de tempo no processo  Falta de gerenciamento dos gargalos e prazos – ainda temos dificuldade.  Dificuldade de melhorias dos processos por falta da sistematização e controle.

8 Abordagem do Projeto  Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão  Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas  Ferramental: Workflow/BPM, GED  Desenvolvimento/Qualidade: Indicadores em tempo real para definição de metas e monitoramento da qualidade  Realizar homologação/piloto: Profissonais envolvidos e gerente de projeto de ECM.

9 SOLUÇÃO - Modelagem O Fluxo de Cotações envolveu 8 áreas distintas para a execução do processo, com 9 participantes : 1.Área Comercial – Gerente de Vendas e Vendedor 2.Engenharia de Produtos e Processos; 3.Engenharia de Sistemas; 4.Engenharia Industrial; 5.Engenharia de Materiais; 6.Projetos Ferramentaria; 7.Qualidade; 8.Produção. Num total de 3 Fluxos correlacionados: -Solicitação de Cotação Técnica (principal) -Cotação por Engenharia (subfluxo) -Cotação por Orçamento (subfluxo) Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxo

10 SOLUÇÃO - Os três Fluxos Correlacionados a) Cotação por Orçamento 1. Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxo b) Cotação por Engenharia

11 Situação Final Após a Implantação dos Fusion, com um profissional de TI, responsável pelo gerenciamento interno a Tuper conseguiu alcançar o seguinte:  Sistematização completa do Fluxo de cotações, com a extinção do uso de formulários em papel, com aproveitamento das informações do ERP  Rastreabilidade/monitoramento do processo em qualquer etapa do processo ou participante  Estabelecimento de níveis de alçada e aprovações fases do processo  Conhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo de cotações  Monitoramento do tempo decorrido das cotações, individual, por área e total das, em tempo real, em qualquer fase do orçamento.  Controle, visualização, versionamento, aprovação dos documentos de apoio das cotações.  Controle das aprovações das cotações e respectivos motivos da não aprovação das cotações. Possibilitando melhorias do processo e desempenho de aprovações.  Identificação das fases críticas do processo de cotações.  Gerenciamento em tempo real das cotações.

12 Implentação - fatores de sucesso Algumas ações foram importantes para o sucesso do projeto:  Definição de processo prioritário ou crítico;  Definição de resultados desejados;  Gerenciamento do projeto internamente – por um profissional de TI, apoiado pelas gerências das áreas envolvidas e diretoria;  Conhecimento dos processos pela equipe interna – com participação efetiva dos profissionais envolvidos;  Facilitação pela área de TI e apoio dos consultores da Neomind e equipe de suporte;  Facilidade de alteração do processo, através da ferramenta ECM Fusion Neomind;  Possibilidade de integração às informações existentes;  Facilidade de conectividade dos usuários;  Disposição dos profissionais em afinar os processos, efetuando correções e melhorias.

13 Resultados Alcançados  Sistematização de processos que antes era em papel  Controle de todas as fases do processo de cotações  Identificação de processos via orçamento e via engenharia  Controle de tempo individual e total das cotações  Identificação de etapas críticas do processo e estabelecimento de prazos realistas  Integração das informações entre as áreas  Gerenciamento e controle do processo  Indicadores de prazos, processo e qualidade

14 Perguntas

15 Obrigado!


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