Gestão da Informação Prof. Marconi Martins de Laia, M.Sc

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1) Gerência de Recursos Informacionais

Gerência de Recursos Informacionais
“Existem benefícios significativos a serem auferidos com a alocação de tempo e energia ao uso mais eficiente e eficaz da informação. Os benefícios incluem o deslindamento de uma complicada matriz de relações e interconexões, que se tornam aparentes sempre que a informação é considerada no plano do governo como um todo, o encaminhamento de soluções dos problemas causados por tal nível de complexidade e o estabelecimento de um regime que ajuda a perpetuar o gerenciamento da informação” (CRONIN, 1990, p. 198)

Gerência de Recursos Informacionais – administração da inteligência corporativa - dados, mensagens, informações e conhecimento, interna e externamente gerados - com o intuito de aumentar a efetividade, eficiência e eficácia de uma organização.

Preocupação básica com a GRI iniciada na década de 70 – Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis nos Estados Unidos Excesso de papéis, formulários e relatórios no governo norte-americano: problemas de busca e organização de informações.

Custo para economia americana da ordem de 40 bilhões de dólares ano. 1980: Ato de Redução de Fluxo de Papéis (Paper Reduction Act) com o objetivo de estabelecer e supervisionar políticas de busca, disseminação e uso de informações.

Informação como recurso? Tem valor (produtividade, competitividade). Custa dinheiro (coleta, guarda, produção, disseminação). Tem qualidade (oportunidade, exatidão, forma). É controlável (pode ser computada, gerenciada).

2) Tipos de Informação nas Organizações

Tipos de Informação nas Organizações
Diversas classificações para informação dentro das organizações. De maneira geral pode-se categorizar: Informação não estruturada. Informação como conhecimento. Informação estruturada em papel. Informação estruturada em computadores.

Informação não estruturada: formal ou informal. Oferece pouca economia de escala. Em grande parte se perde dentro das organizações. Sua disponibilidade é resultado do trabalho de equipes que manipulam as informações solicitadas por terceiros (Ex.: Bibliotecário). Produtores e manipuladores de informações não estruturadas estão mais próximos dos usuários.

Informação como Conhecimento Informação na ação. Informação com agregação de contexto. Informação com valor agregado. Informação com análise. Conhecimento explícito: Informação externalizada. Conhecimento tácito: Informação baseada na experiência.

Informação Estruturada em Papel Administração de registros. Tipicamente existente em papel e, mais recentemente, computadorizada. (Gestão Eletrônica de Documentos). Dificuldade de categorização e classificação das informações. Dificuldade de padronização dos registros escritos dentro da organização. Pouco amadurecimento das organizações para lidar com informações organizadas em papel.

Informação Estruturada em Computador Precisão, rapidez e facilidade para armazenamento de estruturação da informação. Pode lidar com: Inundação de papéis. Direcionar racionalmente o uso da informação. Distribuir o conhecimento com facilidade. Ajudar na redução de custos e pessoas. Problema? Acredita-se que a informação estruturada em computador cria melhores ambientes informacionais.

3) Ciclo da Gerência da Informação

Ciclo de Gerência da Informação

3.1) Identificação das Necessidades de Informação?

Identificação das Necessidades de Informação Identificação das Necessidades de Informação: Tarefa mais importante dentro do processo de gerenciamento da informação. Pré-requisito para o adequado gerenciamento de informação.

Identificação das Necessidades de Informação Foco dever ser a compreensão do problema: Descobrir o que o usuário realmente necessita é uma das tarefas mais difíceis do processo de desenvolvimento de software. Se a elicitação não for bem feita, a análise, a especificação e a documentação dos requisitos ficarão comprometidas, inviabilizando todo o processo de Engenharia de Requisitos (ER) e, conseqüentemente, a fase de projeto.

O objetivo principal da ER é evitar tais problemas e isto envolve um significativo esforço na fase de elicitação. Portanto, é necessário que esta fase seja desempenhada de maneira criteriosa. Diversas técnicas podem ser aplicadas e, cada vez mais, as tradicionais estão convivendo com novas técnicas, com o objetivo de aprimorar a identificação dos requisitos e diminuir os problemas decorrentes de uma má elicitação. Os problemas da elicitação não podem ser resolvidos de uma maneira puramente tecnológica, pois o contexto social nesta fase é mais importante do que em outras fases como, por exemplo, na especificação, projeto e programação. (Batista, Edinelson Aparecido Batista e Carvalho, Ariadne M. B. R. Instituto de Computação – UNICAMP)

Estudos de Usuários LECKIE, Gloria J., PETTIGREW, Karen E., SYLVAIN, Christian: Modeling the information seeking of professionals: a general model derived from research on engineers, health care professionals, and lawyers. Library Quaterly, v. 66, nº 2, pp The University of Chicago, 1996.

Identificação das Necessidades de Informação Processo de busca da informação. Ambiente informacional com os seguintes focos: Foco nos processos internos da organização e na hierarquia. Foco nos papéis e funções Foco nas tarefas. Foco nos resultados. Foco nas fontes de informação. Foco na consciência da informação.

3.2) Coleta de Informações

Coleta de Informação Processo de coleta de informação: utilização da combinação de abordagens automatizadas com abordagem humana. Informação é um componente estratégico? Mapeamento dos processos-chave: internos e externos. Criação de uma rede com membros chave da organização comprometidos com a coleta de informações. Importância da introdução de fontes humanas:

Coleta de Informação Pessoas conversam com consumidores, competidores, fornecedores, trabalham em projetos variados. Pessoas agregam contexto à informação. Planejamento da coleta de informações deve considerar a criação e coordenação de uma rede de informações. Base de dados organizacional que pode conter: Informações sobre o ambiente de negócios. Informações sobre a habilidade dos empregados. Informações sobre treinamento. Andamento dos projetos etc.

3.3) Organização e Armazenamento da Informação

Organização e Armazenamento Informação Em algumas ocasiões tarefa realizada simultaneamente com o processo de coleta de informações. Envolve categorização das informações. Molde para o processo de coleta. Grande dificuldade das organizações com o processo de categorização de informações. Desconhecimento de padrões de categorização e falta de know how.

Organização e Armazenamento Informação Objetivo óbvio do processo de armazenamento e organização: facilitar processo de recuperação de informações. Processo de categorização atrelada à cultura das organizações, as regras e rotinas e a estrutura organizacional. Processo de armazenamento potencializado pela TI.

Organização e Armazenamento Informação Processo decisório? Volume de transações muito grande. Sistemas estruturados para fornecer respostas rápidas e com eficiência de processo. Processo decisório submerso atrás de “uma montanha de dados transacionais (Choo, 1998)”. Muito esforço e tempo demandado para a obtenção da informação requerida no processo decisório.

Organização e Armazenamento Informação Solução? Data warehousing aparece com uma possível solução. Base de dados com “informações filtradas” sobre dos processos transacionais. Construção específica para oferecer informações ao decisor.

Organização e Armazenamento Informação Data warehouses possuem informações de diversas fontes que são organizadas de acordo com assuntos focados nas necessidades do usuário final. Flexibilidade, pois oferece ao decisor a capacidade de customizar suas informações.

Organização e Armazenamento Informação Gestão de Documentos: Informações não estruturadas? Grande parte da informação das organização encontra-se desestruturada. Ex: memorandos, ofícios, relatórios, notas técnicas etc. Em função de sua desestruturação costumam ser, em grande medida, negligenciados.

Organização e Armazenamento Informação Gestão de Documentos: Resultado? Informações não armazenadas, descartadas erradamente, armazenadas inadequadamente ou simplesmente esquecidas. Recuperação e compartilhamento da informação profundamente prejudicados.

Organização e Armazenamento Informação Gestão de Documentos: Duplicação de esforços se torna algo comum. Perda de tempo. A organização precisa estabelecer o gerenciamento integrado de documentos e uma política de arquivos que permita a criação, preservação e recuperação da memória organizacional (Choo, 1998).

Enquanto as corporações são bombardeadas por imenso volume de arquivos elas, paradoxalmente e muito frequentemente, são inábeis para localizar a informação verdadeiramente vital. Sem um adequado programa de gestão arquivística, documentos importantes se perderão; sem o estabelecimento de categorização dos documentos, arquivos valiosos serão literalmente destruídos, sem precaução e segurança um desastre poderá destruir de forma irreparável importantes informações.

Mesmo quando os arquivos são mantidos e, eventualmente podem ser localizados, a lacuna de um adequado programa de gestão documental pode dificultar respostas efetivas para os funcionárias, assim como inabilidade para responder demandas externas. As corporações terão cada vez mais dificuldade em responder a esses desafios se não estabelecerem um efetivo programa de gestão documental (Neal, 1993).

4) Áreas da Gerência da Informação

Gerência da Informação
Gerência da informação requer cooperação de três grupos de trabalhadores do conhecimento em uma organização: Especialistas em domínio: possuem profundo conhecimento sobre um determinado assunto ou tema. Especialistas em informação: organizam a informação em recursos úteis. Especialistas em TI: constroem a infra-estrutura técnica para apoio o gerenciamento e compartilhamento da informação.

Gerência da Informação

5) Sistemas e Processos: Evolução da TI e Aplicações nas Organizações

Sistemas de Informação
Contextualização Desenvolvimento da Sociedade da Informação. Surgimento do conceito de organizações digitais. Relacionamentos significativos realizados pela digitalmente: Clientes; Fornecedores; Funcionários.

Contextualização Processos de negócio centrais são realizados por meio de redes digitais. Processos de negócios são os métodos por meio dos quais o trabalho é organizado, coordenado e focado para produzir algum bem ou serviço. Ex: contratar um funcionário, realizar um pedido de compra etc. Podem ser entendidos como as rotinas da organização.

O que é um Sistema?

O que é um Sistema? O que é um sistema e quando ele se aplica ao conceito de um sistema de informação? Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação.

O que é um Sistema? Um sistema (às vezes chamado sistema dinâmico) possui três componentes ou funções básicos em interação: Entrada - envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados; Processamento - envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto; Saída - envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final.

Evolução dos Sistemas de Informação : Aplicações Isoladas: Sistemas de informações compostos de aplicações isoladas; Cada um com seus próprios bancos de dados e definições de dados; Aplicações não tinham interface de usuário. Não havia troca de dados entre aplicações.

Evolução dos Sistemas de Informação : Gestão de Banco de Dados: Lema: “retirar os bancos de dados de dentro das aplicações”. Desenvolvimento dos Sistemas de Gestão de Banco de Dados, tornando possível; Compartilhar dados ; Apesar de diversas localizações físicas, há um gerenciamento centralizado, que permite o acesso a qualquer estação cliente.

Evolução dos Sistemas de Informação

Evolução dos Sistemas de Informação : Gestão de Interface com Usuário: Lema: “retirar a lógica de apresentação de dentro das aplicações”. Surgimento de interfaces de usuário mais sofisticadas. Separação da lógica de apresentação de dentro das aplicações.

Evolução dos Sistemas de Informação 1995-Atualidade: Gestão de Processos de Negócio: Lema: “retirar o processo de negócio de dentro das aplicações”. Processo de negócio dentro da aplicação: mudanças de processo geram alto custo de manutenção de software. Processo de negócio fora da aplicação: Colocar processos sobre o controle de sistemas BPM; Aplicações voltadas para funções específicas, integradas por um sistema BPM.

Sistema BPM Para a Organização: Acompanhamento Preciso: acompanhamento dos processo organizacionais; Flexibilidade: bom sistema de workflow absorve mudanças nos processos sem solicitar alterações nos sistemas. Controle: confidencialidade e acessibilidade. Registro do Histórico de Tramitação: possibilidade de auditoria.

Sistema BPM Para os Atores do Processo: Visão Clara: visão de toda a tarefa a ser executada em sua seqüência; Acesso automático de ferramentas: Acesso a aplicações sem maior complexidade.

5.1) Reconfiguração de Negócios e Tecnologia

Reconfiguração dos Processos de Negócio

1) Exploração Localizada TI é utilizada em atividades isolada dos negócios; Foco em um departamento ou área funcional. Benefícios desse tipo de exploração estão mais focados na Eficiência dos processos.

1) Exploração Localizada

2) Integração Interna Possível perceber a construção da infra-estrutura organizacional de tecnologia da organização. Começa a haver integração tecnológica e de processos. Nível dois: início de uma reflexão estratégica. Decisão central de integrar sistemas por meio de um plataforma tecnológica.

2) Integração Interna

3) Redesenho de Processos de Negócio Premissa central: tecnologia da informação é um elemento fundamental para o redesenho e transformação do negócio; Questionamento da própria forma que o negócio é realizado; Exploração máxima da capacidade tecnológica com o redesenho do próprio processo de negócio;

3) Redesenho de Processos de Negócio Não se trata de um simples redesenho de processo. Mudança de: Papéis dos atores do processo; Hierarquia; Responsabilidades dos gestores.

4) Redesenho da Rede de Negócios Foco não se limita a uma organização. Participação de diversos atores em uma rede de parceiros; Exemplo: sistema de valores; Desafios: Capacidades e habilidades dos funcionários (novo foco de negócio); Interesse estratégico das organizações; Perda de poder pelo trabalho em rede.

5.2) Tipos de Sistemas nas Organizações

Componentes de um Sistema de Informação
Componentes do SIBC: Hardware: conjunto de dispositivos que aceita dados e informações, os processa e os exibe (processador, monitor, teclado, e impressora); Software: grupo de programas de computador que permite o processamento de dados no hardware; Banco de dados: um conjunto organizado de arquivos ou registros relacionados, que armazena dados e as associações entre eles;

Componentes de um Sistema de Informação
Rede: um sistema de conectividade que viabiliza o compartilhamento de recursos entre diferentes computadores; Procedimentos: estratégias, políticas, métodos e regras para utilizar o sistema de informação; Pessoas: o componente mais importante nos sistemas de informação; inclui aquelas que trabalham com o sistema ou usam sua saída.

Sistemas de informação são mais do que apenas computadores.
Para usá-los efetivamente é preciso entender a organização, a administração e a tecnologia da informação, que são as bases de sua configuração. Todos os Sistemas de Informação podem ser descritos como uma solução organizacional e administrativa baseada na TI para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente. ORGANIZAÇÕES TECNOLOGIA ADMINISTRAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Sistema de Informação Aplicações nas Empresas
Há um conjunto de papéis ou funções básicas de um SI em uma empresa: Suporte em seus processos e operações. Suporte na tomada de decisão por seus funcionários e gerentes. Suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva.

Sistema de Informação Aplicações nas Empresas

Sistema de Informação Aplicações nas Empresas
Destaque para atual uso da internet nas organizações: Internet e rede similares: Intranets – dentro da empresa e Extranet – organização e seus parceiros comerciais) Transformaram-se na principal infra-estrutura de tecnologia no apoio às operações das organizações. Potencial para: reestruturar processos internos, implementar sistemas de e-business entre organizações, seus clientes e fornecedores, promover colaboração entre equipes.

Tipos de Sistema de Informação
Sistemas de apoio ao executivo (SAE) Sistemas de apoio à decisão (SAD) Sistemas de informação gerenciais (SIG) Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC) Sistemas de automaçao de escritório Sistemas de processamento de transações (SPT)

Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Apoio às Operações: processam dados gerados e utilizados nas operações empresariais. produzem grande variedade de produtos de informação para uso interno e externo, mas enfatizam informações específicas para serem utilizadas pelos gerentes geralmente é necessário um processamento adicional pelos sistemas de informação gerencial.

Sistemas de Apoio às Operações Os papéis dos sistemas de apoio às operações de uma empresa são: Processar transações eficientemente Controlar processos industriais Apoiar as comunicações e a colaboração da empresa Atualizar bancos de dados da empresa.

Sistemas de Apoio às Operações Concentram-se no processamento de dados produzidos por transações e operações empresariais. Registram e processam dados resultantes de transações empresariais (vendas, compras, alterações de estoque). Produzem uma diversidade de produtos de informação para uso interno e externo (declarações de clientes, salários de funcionários, recibos de vendas, etc.)

Sistemas de Apoio às Operações Os SPTs processam transações de dois modos básicos: Processamento em Lotes: os dados das transações são acumulados durante um certo tempo e periodicamente processados. Processamento em Tempo Real (ou on-line): os dados são processados imediatamente depois da ocorrência de uma transação.

Sistemas de Apoio às Operações Os sistemas de controle de processo são sistemas que utilizam computadores para o controle de processos físicos contínuos. Destinam-se a tomar automaticamente decisões que ajustam o processo de produção físico. Exemplos incluem refinarias de petróleo e as linhas de montagem de fábricas automatizadas.

Sistemas Colaborativos Sistemas de informação que utilizam uma diversidade de tecnologias de informação a fim de ajudar as pessoas a trabalharem em conjunto. Ajudam a: Colaborar – comunicação de idéias Compartilhar recursos Coordenar esforços de trabalho cooperativo dos funcionários nos processos informais e formais e equipes de projeto. Sua meta é a utilização da TI para aumentar a produtividade e criatividade de equipes e grupos de trabalho na organização.

Sistemas de Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Os sistemas de apoio gerencial se concentram em fornecer informação e apoio para a tomada de decisão pelos gerentes. Apoiam as necessidades de tomada de decisão da administração estratégica (principal), administração tática (média) e administração de operação (supervisora).

Sistemas de Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Forma mais comum de fornecer informações aos gerentes. Fornecem aos usuários finais administrativos produtos de informação que apóiam grande parte de suas necessidades de tomada de decisão do dia a dia. Os SIG fornecem uma diversidade de informações pré-especificadas (relatórios) e exibições em vídeo para a administração que podem ser utilizadas para ajudá-los a tomar tipos estruturados mais eficazes de decisões diárias.

Sistemas de Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Os produtos de informação fornecidos aos gerentes incluem exibições em vídeo e relatórios que podem ser providos: Por solicitação Periodicamente, de acordo com uma tabela pré-determinada Sempre que houver a ocorrência de condições excepcionais

Sistemas de Informação Gerenciais (SIGs) Nível gerencial Entrada: Alto volume de dados Processamento: Modelos simples Saída: Relatórios/ sumários executivos Usuários: Gerentes de nível médio Exemplo: Orçamento anual

Sistemas de Informação Gerenciais (SIGs) Decisões estruturadas e semi-estruturadas Orientados para o controle de relatórios Dados passados e presentes Orientação interna Processo de projeto demorado

Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Nível gerencial Entrada: Pequeno volume de dados Processamento: Interativo Saída: Análise de decisão Usuários: Profissionais, equipe interna Exemplo: Análise de custos de contratação

Sistemas de apoio ao executivo (SAEs) Nível estratégico Entrada: Dados agregados Processamento: Interativo Saída: Projeções Usuários: Gerentes seniores Exemplo: Plano operacional quinqüenal

Sistemas de Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Fornecem informações aos usuários finais gerenciais em uma seção interativa em uma base ad hoc (quando necessário). Gerentes criam as informações que necessitam para tipos mais desestruturados de decisões em um sistema interativo de informação computadorizado que utiliza modelos de decisão e bancos de dados especializados para auxiliar os processos de tomada de decisão dos usuários finais gerenciais.

Sistemas de Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Os sistemas de informação executiva (EIS) fornecem acesso imediato e fácil à alta e média administração a informações seletivas sobre fatores que são críticos para a que os objetivos estratégicos de uma firma sejam alcançados. São mais fáceis e intuitivos de operar e entender. Envolvem grande complexidade em sua construção.

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