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Trabalho realizado por: Filipe Cabral; Nuno Silva; Paulo Martins; 10ºS.

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1 Trabalho realizado por: Filipe Cabral; Nuno Silva; Paulo Martins; 10ºS

2 Os secretários são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correcto funcionamento de uma administração, serviço ou escritório. As tarefas de secretariado são, entre outras, processar, dactilografar e traduzir relatórios, cartas e actas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos através de fax e correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers. …

3 Podem também preparar processos para a chefia, compilando a documentação e a informação necessárias, transmitir decisões, providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas actas, tirar fotocópias, receber e classificar correspondência e documentos, efectuar a marcação de viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organização. …

4 1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direcção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados: 1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações; 1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio; 1.3 Organizar deslocações efectuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas. …

5 2. Assegurar a comunicação da chefia /direcção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira: 2.1 Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direcção, ou encaminhando para outros serviços; 2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista; 2.3 Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direcção. …

6 3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direcção: 3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência; 3.2 Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direcção

7 Planificação de uma viagem; Viagem de comboio; Viagem de automóvel; Viagem de avião; Documentos de viagem: Passaporte; Documentos de sanidade; Seguro de viagem; Aspectos financeiros da viagem; Outros aspectos práticos;

8 Verificação final: O regresso; A organização intelectual da viagem: Pedido de título de transporte e de Hotel; Escolha e reserva dos Hotéis;

9 Viagens ao estrangeiro: Documentos; Saúde e vacinas; Segurança social; Máquina fotográfica, câmara de vídeo; Pequenas coisas;

10 A escrita deverá ser bem estruturada, por forma a não suscitar dúvidas ou falsas interpretações. A gramática e a pontuação deverão ser correctamente utilizadas. Existem algumas regras básicas que devem acompanhar qualquer tipo de correspondência: Morada do remetente: Número de telefone do remetente (caso este não esteja impresso na folha da empresa): Referência ou assunto: Data: Nome e morada do destinatário: Saudação ou entrada: Corpo da carta: Cumprimentos finais: Assinatura: Anexos: Cópias:

11 Organizar o arquivo: Um dos problemas diários mais importantes de uma assistente eficaz é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer boas capacidades de sistematização de processos e de organização pessoal. Um bom teste à funcionalidade de um arquivo consiste na facilidade de consulta por parte de outras pessoas. Existem quatro tipos clássicos de arquivo: …

12 Alfabético - Organizado por cliente, fornecedor ou colaborador. Numérico - Organizado por cliente ou fornecedor, sendo atribuído a cada um deles um número de ficheiro. Neste caso, é necessário ter uma lista de consulta do número atribuído a cada cliente. Geográfico - Organizado por região, cidade, país e, de seguida, por ordem alfabética. Por assunto - Organizado por assuntos alinhados por ordem alfabética. … …

13 Com o advento das novas tecnologias e, em particular da Internet, o arquivo electrónico tornou-se cada vez mais importante dado que permitirá libertar o escritório da papelada desnecessária. Também o arquivo em disquetes está claramente fora de moda. O ideal será usar um programa especifico de gestão de documentos ou recorrer aos programas mais simples e populares como as base de dados, as folhas de cálculo ou o mero correio electrónico.

14 O que é documento arquivístico? Um arquivístico é uma informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das actividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicismo, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas actividades. …

15 Tais elementos são: Suporte: base física do documento; Forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logo marca, selo, carimbo e outros; Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros; Contexto: jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à instituição criadora do documento. Documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros.

16 No caso dos documentos electrónicos, acrescentem-se outros elementos tais como: Forma: links, nome do originador ( ), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros. Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).

17 Classifique e arquive seus documentos activos por assunto e acondicione, de preferência em pastas suspensas, que facilitam a localização e o acesso ao material. Identifique o assunto principal da pasta de acordo com que está arquivando e coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas, separe os documentos por sub-assunto e período, utilizando divisórias de cartolina.

18 Recomendações para conservação de fotografias e negativos: Não use grampos ou clipes em fotografias ou negativos; Não escreva em fotografas com caneta ou tinta de qualquer espécie. Use somente lápis macio (6B) e de preferência anote no verso apenas o número (código) para catalogação; Não use fita adesiva, etiqueta auto-adesiva ou cola directamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso); Não toque directamente nas fotografias e negativos, utilize luvas

19 Evite danos no papel utilizando fixadores plásticos no arquivamento dos documentos. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem não removíveis no papel. O controle contra insectos em Arquivos deve ser realizado mediante limpezas e desinfestação periódicas e uso preferencialmente de estantes de aço.

20 Para maior durabilidade, fitas de vídeo, disquetes e outros meios electrónicos devem ser mantidos longe de campos electromagnéticos (computadores, aparelhos de som, TV, etc.) e livres de poeira, humidade e temperaturas altas.

21 Preserve os seus documentos tomando alguns cuidados básicos durante a sua consulta: Sempre manuseie documentos com as mãos limpas livres de sujeira e gorduras. Não humedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um documento/livro. Ela afecta a sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de microrganismos na documentação. Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez.

22 Controle a temporalidade de guarda dos documentos: Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda legal para os documentos com base na legislação vigente e nas particularidades da Instituição, possibilitando a adopção de critérios para guarda e descarte dos documentos, maior contabilidade em acções de expurgo, redução de custos operacionais, racionalização de espaço físico, materiais e recursos humanos.

23 Identificação de documento arquivístico electrónico original: Primeiro documento completo e efectivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto é, sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurídico; primitivo, isto é, deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efectivo, isto é, deve ser capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido. No ambiente electrónico a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema electrónico de gestão arquivística. Quando um documento é transmitido electronicamente, o original é aquele que é recebido. Isto porque a transmissão acrescenta métodos que o tornam mais completo e capaz de gerar consequências. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia.

24 Descarte Documentos: Gerência o descarte dos documentos com a implantação de Termo de Eliminação que é instrumento onde deve constar a relação dos documentos a serem eliminados e a aprovação dos responsáveis. Mantenha os Termos no Arquivo para possíveis consultas.

25 Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Instituição, visando: Localizar os documentos no instante em que solicitados; Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados com um determinado assunto, lugar, indivíduo, firma ou instituição; Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.

26 Avalie os documentos que deverão ser mantidos no arquivo considerando a exigência legal e a necessidade administrativa da empresa. A redução de custos na manutenção de arquivos provém do não arquivamento de documentos desnecessários e pela eliminação dos que já perderam o valor legal ou administrativo. Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas, assim você localizará as subsecções da pasta de forma mais rápida.

27 Para uma gestão eficaz do arquivo implante um controle de empréstimo de documentos. Este controle poderá ser feito com o uso de divisórias coloridas de papel registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos retirados deverão ser substituídos temporariamente por estas divisórias até sua devolução

28 Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a guarda deste se faz necessária. Não aumente o volume de seu acervo desnecessariamente.

29 O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume e a frequência de uso. Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituições, datas, lugares, em ordem numérica ou uma combinação de todos os itens.

30 Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que este é gerado. Se o documento é produzido electronicamente e a tramitação é feita no papel (assinatura, circulação e arquivamento), o documento em papel é considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e arquivamento em meio electrónico, este é que será considerado o original. Neste caso, o documento impresso será considerado uma cópia.

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