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Técnicas de Levantamentos de Informações Cesf OSM Júlio Morais.

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1 Técnicas de Levantamentos de Informações Cesf OSM Júlio Morais

2 Técnicas de Levantamento de Informações O profissional de O&M tem à sua disposição instrumentos que possibilitam o cumprimento da análise organizacional. São eles: a entrevista, o questionário, a observação pessoal (ou direta) e a consulta a dados históricos. Todos podem ser utilizados dentro de um mesmo estudo.

3 Técnicas de Levantamento de Informações Essas técnicas de investigação estão direcionadas a fornecer à equipe de análise as informações necessárias para que o estudo possa ser desenvolvido com base em dados reais e verdadeiros.

4 Sistemática de ação geral É indispensável que em todo estudo de O&M seja conhecida a situação atual ou vigente e, para que se conheça esta situação com segurança é necessária a realização de um levantamento completo de todos os procedimentos que envolvem determinado trabalho.

5 Sistemática de ação geral Como técnica para realização do levantamento de informações são recomendados os seguintes cuidados, os quais deverão ser obedecidos ou não, dependendo do estudo específico a ser realizado: Identificar o órgão em estudo, no organograma da empresa; Identificar as relações entre o órgão em estudo com outros órgãos (formais e informais);

6 Sistemática de ação geral Identificar os cargos dos funcionários que serão consultados; Identificar detalhadamente as tarefas de cada funcionário e o tempo respectivo de execução; Identificar os impressos (formulários) utilizados em cada tipo de serviço, discriminando o número de vias de cada um e anexando modelos; Testar a idoneidade e/ou necessidade de cada informação recebida;

7 Sistemática de ação geral Analisar o layout do escritório ou a distribuição dos móveis e equipamentos e sua relação com as pessoas e o fluxo de trabalho; Analisar as condições ambientais de trabalho, ou seja, iluminação, temperatura, higiene, segurança etc.; Incentivar os funcionários para a apresentação de sugestões que possam contribuir para o estudo.

8 Entrevista pessoal Consiste em fazer contatos com pessoas que estão em condições de fornecer informações de valor sobre a organização formal e informal. A entrevista é um dos métodos mais recomendados no levantamento de informações. Com o pessoal de nível estratégico poderão ser conhecidos os objetivos, políticas, responsabilidades etc. Com o pessoal operacional pode-se obter informações relativas a normas, procedimentos, métodos de trabalho etc.

9 Recomendações Entrevistar primeiramente o titular da unidade a ser estudada (Diretor, Gerente, Chefe); Identificar, mediante consulta prévia, qual a melhor hora ou ocasião para serem feitas as entrevistas; Entrevistar de forma a obter a confiança dos entrevistados; Transmitir qual a finalidade do estudo; Sempre que possível dar a entender ao entrevistado que se deseja ajudar e não criticar;

10 Recomendações Dar prioridade a perguntas simples, evitando complexidade e termos excessivamente técnicos; Falar pouco, evitar contradizer o entrevistado e omitir a opinião própria sempre que possível; Anotar cuidadosamente as informações do entrevistado por melhor que seja a memória; Obter do entrevistado uma confirmação das informações prestadas e consultar o superior imediato a título também de confirmação; Manter sigilo das declarações considerando-as confidenciais.

11 Limitações: Algumas pessoas por inibição deixam de prestar boas informações ao entrevistador, este fato ocorre nas organizações altamente formais; Desconhecimento do assunto, mas respondem aos questionamentos, dando palpites ou advinhações; O registro das informações as vezes pode ser realizado às pressas induzindo o entrevistador ao erro

12 Questionário Consiste em instrumento de coleta de dados com questões elaboradas de acordo com a finalidade do estudo, sendo apresentado de forma impressa ou por meio eletrônico. Uma das vantagens do questionário é reduzir o tempo de aplicação, pois geralmente é entregue ou encaminhado ao responsável pelo fornecimento das informações da unidade envolvida e recebido posteriormente para tabulação.

13 Questionário É um elemento útil quando bem preparado. Em mãos não habilidosas poderá ser desastroso, criando muitos problemas. A pessoa responsável pelas informações prestadas também deverá ter consciência da importância de sua participação no processo, fornecendo dados consistentes e reais.

14 Utiliza-se quando: não há tempo para entrevistar todas as pessoas ou quando o número dessas pessoas não comporte entrevistar todos; as informações possam ser utilizadas para fins estatísticos; as pessoas estão situadas em outras regiões, inviabilizando a entrevista.

15 Dificuldades: Uma fobia natural do pessoal ao preenchimento de formulários; preenchimento inadequado, por não encontrar palavras apropriadas; como são instrumentos frios, impedem o desabafo ou a confidência.

16 Observações: Obter apoio e colaboração dos chefes mais graduados; Planejamento, perguntas claras e precisas; Perguntas que visem respostas simples e diretas; Propiciar respostas com o mínimo de redação; Perguntas cujas respostas possam ser tabuladas; Quando dirigido para um grande número de pessoas, fazer testes prévios para eliminar má interpretação.

17 Observação Pessoal (ou direta) Consiste em observar a aplicação de métodos e técnicas de O&M na organização, tais como: o cumprimento de normas pelos empregados, a disciplina, disposição dos móveis e equipamentos, utilização de arquivos e formulários etc.

18 Algumas cautelas: Em razão do tempo longo é uma técnica de custo alto; Se realizada em períodos anormais pode acarretar interpretações errôneas, considerando algumas falhas; Pode causar certo constrangimento a equipe, assim pode não representar de forma precisa as condições de trabalho.

19 Consiste na averiguação de estudos e emissões do passado que eventualmente tenham ocorrido na empresa, demonstrando o que foi feito sobre o assunto até então. Neste caso não é muito importante o fato de constatar-se que o material está desatualizado, mas sim conhecê-lo e apurar por que houve obsolescência, que controles falharam etc. A consulta pode ser realizada através da análise de documentos como: registros diversos, manuais de procedimentos, estatutos, organogramas, regulamentos internos, relatórios, dentre outros. Consulta a informações (dados históricos e literatura

20 Portanto... Uma alternativa para a realização de um trabalho eficaz é a utilização simultânea de consultas, entrevistas, questionários e observação direta, tornando mais completa a possibilidade de bons resultados. Neste caso, um recurso complementa o outro.

21 TIPO DE TÉCNICAFORTEFRACO CONSULTA A REGISTROS PROVÊ PERSPECTIVA HISTÓRICA DE LONGO PERIODO FATOS E FIGURAS CONFIRMAM OU REFUTAM AS INTENÇÕES CONSOME MUITO TEMPO MANUTENÇÃO INCORRETA DO ARQUIVO (DADOS DESATUALIZADOS) ENTREVISTA O CONTATO FACE A FACE É REVELADOR QUESTÕES PODEM SER INSERIDAS NO MOMENTO OS ENTREVISTADOS TENTAM PARECER BONS AOS OLHOS DO ENTREVISTADO HÁ CONSUMO DE TEMPO E CUSTO, SE UMA GRANDE AMOSTRA É EXIGIDA QUESTIONÁRIO ADEQUADO PARA GRANDES AMOSTRAS A ADMINISTRAÇÃO É EFICIENTE EM TEMPO E CUSTO QUANDO PRÉ-ELABORADOS PODEM FORMULAR QUESTÕES ERRADAS É LIMITADO E FRIO, ÀS VEZES IMPEDINDO AS CRÍTICAS OBSERVAÇÃO DIRETA PROBLEMAS DESCONHECIDOS PODEM SER IDENTIFICADOS OS COMPORTAMENTOS FALAM POR SI PROVOCA COMPORTAMENTOS ANORMAIS CONSUMO DE TEMPO E CUSTO PONTOS FORTES E FRACOS DAS TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO

22 Referências CURY, Antônio. Organização e Métodos: uma visão holística. 7ª edição revisada e ampliada. Ed.: Atlas. São Paulo SILVA, Reinaldo O. da. Teorias da Administração. São Paulo. Ed. Pioneira. 2002


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