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SAUEL Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina Setembro 2011 Elizabeth Leão de Carvalho Diretora do SAUEL.

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1 SAUEL Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina Setembro 2011 Elizabeth Leão de Carvalho Diretora do SAUEL

2 SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL Órgão de Apoio vinculado administrativamente à Reitoria, foi criado pela Resolução C.U. nº 76/2005 de 10/05/2005. Coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de documentos da UEL, visando agilizar o acesso a informação, contribuindo para a eficiência administrativa e acadêmica e preservar a memória institucional, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa. MISSÃO

3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

4 Conselho Técnico Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) Órgão de caráter permanente do SAUEL, responsável pela elaboração e acompanhamento, juntamente com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, o processo de avaliação de documentos da Universidade. Formada por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, Docentes de História e Arquivologia. REDE DE ARQUIVOS Tem como função subsidiar as políticas e diretrizes estabelecidas pelo sistema de arquivos. Composto por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, ATI e Docentes das áreas: Exatas e Tecnológicas, Humanas, Sociais Aplicadas e Biomédicas.

5 Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Unidades responsáveis pelas atividades de arquivos ativos (correntes), localizadas nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SAUEL. Formada por 42 arquivos setoriais. REDE DE ARQUIVOS

6 Documentos Processos Microfilmes Microfilmagem Digitalização Processos Documentos DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO Órgão encarregado pelo planejamento, supervisão, realização e otimização das atividades através da digitalização, microfilmagem e outros meios, visando à preservação e divulgação do acervo arquivístico da UEL. Quatro funcionários PRODUÇÃO

7 PROEXCURSOS PRO EGRESSO PROGRADANTIGAS FACULDADES ASSUNTOS DA CAE CONCURSO PUBLICO DOCENTE CONTROLE ACADÊMICO JAQUETAS – GUIAS REMESSA PAUTAS REGISTRO DE DIPLOMAS RELATÓRIO VESTIBULAR PROPPGBOLSA INICIAÇÃO CIENTÍFICA PROCESSO DE ALUNO PROJETO PESQUISA PRORHANÁLISE DE CÓDIGO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FAIDS FICHA DE AVALIAÇÃO FICHA FREQUENCIA FINANCEIRA FOLHA DE PAGAMENTO PRONT. FUNCIONÁRIO DESLIGADO SAUELCLIPPING ESTATUTOS SEBECPRONTUARIO MÉDICO BIBLIOTECA CENTRAL BRASIL NUNCA MAIS LITERATURA DE CORDEL CDPH AUTOS DO FORUM CASO EVANDRO EM DEFESA DA AMÉRICA FOLHA DE LONDRINA OSWALD NIXDORF SERCOMTEL COLEGIO APLICAÇÃO ARQUIVO ALUNOS DESISTENTES CONCLUSÃO DO 1º GRAU CURSOS PROFISSIONALIZANTES COUNPPROCESSO ODONTOLOGICO GABINETE DO REITOR FESULON HOSPITAL UNIVERSITÁRIO AVISO DE OPERAÇÃO PRONTO SOCORRO PRONTUÁRIO DE PACIENTE TISIOLOGIA HOSPITAL VETERINÁRIO PRONTUÁRIO DE ANIMAIS MUSEUFOLHA DE VOTAÇÃO DOCUMENTOS HISTÓRICOS ARQUIVOS MICROFILMADOS

8 ANO PROCESSOS MALOTES recebidos/ enviados Documento Tramitados Jornais Distribuídos ABERTOS Total de Processos Arquivados Divisão Protocolo HU Diretoria de Material Total de Processo s Abertos DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO Órgão encarregado pelo recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos. Quatro funcionários. PRODUÇÃO Estatística da Divisão de Protocolo e Comunicação no período de 2007 a 2010

9 DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO AnoCorrespondências Recebidas Correspondências Enviadas Nº SEDEXDespesas com Postagem R$ , , , ,81 Evolução do número de correspondências recebidas, enviadas e despesas com postagem no período de 2007 a 2010 PRODUÇÃO (cont.)

10 Órgão encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e da custódia de documentos semi-ativos. Um funcionário DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ÓrgãoMetros/lineares Quantidade Caixas Data Limite PRORH Documentos transferidos para guarda temporária no SAUEL PRODUÇÃO

11 DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Órgão Metros/ lineares Quantidade Caixas Ano Número publicação no Diário Oficial do Estado do PR PROAF2, /06/2009 PRORH28, /06/2009 PRORH13, /01/2011 SAUEL8, /06/2009 SEBEC12, /03/2011 TOTAL65,66469 Documentos eliminados pelo SAUEL PRODUÇÃO (cont.)

12 Órgão encarregado pela gestão de documentos permanentes, recolhidos pelo Arquivo Central. Um funcionário DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE PRODUÇÃO ÓrgãoSérieQuantidadeUnidadeSuporteData Limite COM FotosPapel COM FotosNegativos CDPHCasa do Estudante 40CaixasPapel BCPublicações da UEL e Antigas Faculdades 117VolumesPapel PROGRADEmentas e programas de disciplina 48CaixasPapel Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL

13 ÓrgãoSérieQuantidadeUnidadeSuporteData Limite PROGRADRegime acadêmico seriado anual 09ManuaisPapel PROGRADRegime acadêmico seriado anual 12GravaçõesFitas de vídeo GabineteAtos Normativos 18VolumesPapel GabineteAutos de mandado de segurança 01VolumePapel PRODUÇÃO (cont.) Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE

14 METAS DO SAUEL (Atual) Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação Tabela de Temporalidade Gestão Documental Glossário Funções; Subfunções; Atividades; Documentos 1 Finalizar sistema informatizado de Gestão de Documentos da UEL; 2 Levantar funções, atividades, documentos e temporalidade junto as Comissões Setoriais das Unidades da UEL;Levantar funções 3 Elaborar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade por Unidade; 4 Encaminhar à Comissão Central de Avaliação de; Documentos (CCAD) e CA para aprovação 5 Iniciar a avaliação dos documentos para destinação final Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ( Lei nº 8.159, de 08/01/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º.)

15 METAS DO SAUEL (Futuras) Reformar a futura estrutura física do SAUEL no Campus Regimento do SAUEL Implantar uma Política de Preservação Digital para a UEL, visando a Gestão Arquivística Eletrônica de Documentos da Instituição; Repositório Arquivístico Memória Institucional CA aprovou as instalações da Diretoria de Material/ PROAF; Finalizar projetos: arquitetônico, hidráulico e elétrico; Reformar o prédio ; Equipar a estrutura para viabilizar a mudança

16 SAUEL Obrigado pela atenção de todos. Fone: ou


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